Wenn jede Sekunde zählt

7.000 Patienten in 16 Tagen – der Sanitätsdienst auf dem Münchner Oktoberfest ist der größte seiner Art weltweit. Um den Dienst der zahlreichen Helfer zu organisieren, setzt die Aicher Ambulanz Union auf die Kommunikations-Lösung XPhone Connect.

Auf beziehungsweise unter der Theresienwiese gibt es ein eigenständiges Telefonnetz, das eine ausfallfreie Notfall-Kommunikation gewährleistet. Per Standleitung ist der Sanitätsdienst mit den großen Festzelten und Fahrgeschäften verbunden. Geht von dort ein Notruf ein, weiß die Einsatzleitung dank der Anrufer-Identifizierung sofort, von wo er abgesetzt wurde, und kann parallel die nächstgelegene Einheit alarmieren. So können einige, manchmal sogar die entscheidenden Sekunden gespart werden.

Alle wichtigen Daten zur Hand

In der Regel treffen die Sanitäter auf leichte Verletzungen, Kreislauf-Probleme oder übermäßigen Bierkonsum – der Großteil der Patienten kann direkt auf dem Oktoberfest versorgt und behandelt werden. Bei knapp 400.000 Besuchern pro Tag bleiben lebensbedrohliche Situationen jedoch nicht aus. Damit in diesen Fällen schnell Hilfe von außerhalb angefordert werden kann, hat Aicher alle wichtigen Telefonnummern im Dashboard von XPhone hinterlegt. So kann die Einsatzleitung mit nur einem Klick einen Krankenwagen rufen oder sich mit anderen Sanitätsdienstleistern und den umliegenden Krankenhäusern abstimmen.

Abgestimmt werden müssen auch die Einsatz-Teams. „Das Personalmanagement rund um die Wiesn ist ungemein intensiv“, sagt Martin Stumpferl, Abteilungsleiter Rettungsdienst bei Aicher. Damit in jeder Einheit immer alle Qualifikationen und Kompetenzen vertreten sind – und es auch zwischenmenschlich passt – muss die Einsatzleitung die Dienstpläne permanent anpassen und Rücksprache mit den betroffenen Mitarbeitern halten. „Die Änderungen geben wir den betroffenen Kollegen telefonisch durch“, beschreibt Stumpferl.

Die dafür notwendigen Daten liefert ebenfalls XPhone Connect: Die Einsatzleitung vor Ort kann damit direkt auf die verschiedenen Datenbanken der Aicher-Zentrale zugreifen. Dank Freitextsuche sind die Kontaktdaten der einzelnen Mitarbeiter in Sekundenschnelle verfügbar – ob aus Excel, Dienstplanungsprogramm oder Outlook. Das ist laut Stumpferl aber nicht nur auf dem Oktoberfest wertvoll: „XPhone bringt alle unsere Datenquellen in einem intuitiven Bedienelement zusammen und stellt so sicher, dass alle Mitarbeiter aus sämtlichen Abteilungen jederzeit auf denselben Daten-Pool zugreifen können.“

Standortunabhängige Kommunikation

Damit der Sanitätsdienst während des Oktoberfests reibungslos funktioniert, braucht es eine gründliche Vorbereitung. Martin Stumpferl ist daher bereits eine Woche vorher auf der Theresienwiese. Via Mobile App kommuniziert er dort genauso wie im Büro: „Ich kann den Anruf überall hin umleiten. Zu jeder Zeit und von jedem Ort der Welt.“ Für seine Gesprächspartner ist er dank One-Number-Konzept jedoch immer über die Büro-Durchwahl erreichbar. In der App stehen ihm zudem alle Kontakte von Aicher zur Verfügung – ebenso wie seine gesamte Kommunikationshistorie im Unified Journal.

Die Mobile App ist insbesondere für die Mitarbeiter in der Verwaltung nützlich. Zum Beispiel ist der Schichtwechsel im Bereitschaftsdienst damit komfortabler geworden: Musste die Rufumleitung früher von Hand angepasst werden, können die jeweiligen Mitarbeiter sie nun von ihrem Smartphone aus steuern – ohne vor Ort zu sein. „Mit der Mobile App hat XPhone alle unsere Anforderungen und Wünsche hinsichtlich einer flexiblen und standortunabhängigen Kommunikation erfüllt“, fasst Martin Stumpferl zusammen.