Quand chaque seconde compte

7 000 patients en 16 jours – Le Service sanitaire à l’Oktoberfest de Munich est le plus important de ce type dans le monde. Afin d’organiser le service des nombreux secouristes, Aicher Ambulanz Union mise sur la solution de communication XPhone Connect.

Un réseau téléphonique autonome, qui garantit une communication d’urgence infaillible, se trouve sur et sous la Theresienwiese. Le service sanitaire est relié par une ligne directe aux grands chapiteaux et aux manèges. En cas d’appel d’urgence, l’unité de coordination sait immédiatement d’où il vient grâce à l’ identification de l’appelant tout en alarmant l’équipe la plus proche. Cela permet ainsi d’intervenir rapidement car, parfois, chaque seconde compte.

Toutes les données importantes à portée de main

Généralement, les secouristes doivent s’occuper de blessures légères, de malaises ou de personnes ayant bu trop de bière, la plupart des patients pouvant être pris en charge et soignés sur place. Cependant, avec près de 400 000 visiteurs par jour, il est pratiquement impossible d’éviter les situations graves. Afin que, dans ces cas, les secours extérieurs puissent être rapidement contactés, Aicher a enregistré tous les numéros de téléphone importants dans Dashboard de XPhone. L’unité de coordination peut ainsi appeler l’ambulance ou se concerter avec d’autres services sanitaires et les hôpitaux environnants avec un seul clic.

Il faut également coordonner les équipes d’intervention. « La gestion du personnel autour de l’Oktoberfest est particulièrement intensive », explique Martin Stumpferl, chef de service chez Aicher Ambulanz Union. Afin que toutes les qualifications et compétences soient représentées dans chaque équipe et que les membres de l’équipe s’entendent bien aussi entre eux, l’unité de coordination ne cesse d’adapter les plannings et consulte les personnes concernées. « Nous informons les collègues concernés des changements par téléphone », décrit M. Stumpferl.

XPhone Connect fournit également les données requises : l’unité de coordination sur place peut ainsi avoir directement recours aux différentes banques de données du standard Aicher. Grâce à la recherche par texte libre, les coordonnées de chaque employé sont disponibles en quelques secondes, que ce soit à partir d’Excel, du planning d’astreinte ou d’Outlook. Selon M. Stumpferl, ce n’est pas seulement important sur l’Oktoberfest : « XPhone regroupe toutes nos sources de données dans un seul outil de commande intuitif, garantissant que tous les employés de tous les services peuvent accéder au même pool de données à tout moment. »

Communication partout

Le fonctionnement sans faille du Service sanitaire pendant l’Oktoberfest implique de minutieux préparatifs. C’est pourquoi Martin Stumpferl est déjà sur place une semaine avant l’ouverture. Via Mobile App, il communique comme s’il était au bureau : « Je peux transférer l’appel partout. À chaque heure et de n’importe où. » Et grâce à la fonction One-Number, ses correspondants peuvent toujours l’appeler au bureau. Par ailleurs, tous les contacts d’Aicher sont disponibles dans l’application, ainsi que toute la liste de ses communications dans Unified Journal.

Mobile App est surtout utile au personnel de l’administration. Par exemple, le changement d’équipe au sein du service d’astreinte est plus convivial : tandis qu’auparavant, il fallait effectuer le transfert d’appel manuellement, les employés peuvent le faire aujourd’hui depuis leur smartphone, sans être sur place. « Avec Mobile App, XPhone répond à toutes nos exigences et attentes en termes de souplesse de communication », résume Martin Stumpferl.