EU-DSGVO: Bürokratiefalle Informationspflicht
Mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) vervielfachen sich die Informationspflichten von Unternehmen. Um weiterhin datenschutzkonform personenbezogene Daten erheben zu können, werden aufwändige Prozesse installiert. Unified Communications-Hersteller C4B Com For Business bietet seinen Kunden eine Lösung, mit der sich schon während des Kundentelefonats alle relevanten Informationen bereitstellen und versenden lassen.
München, 16.04.2018. Ob Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage, Beschwerderecht oder Speicherdauer: Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai in Kraft tritt, schreibt eine umfassende Informationspflicht vor. „Aktuell wird praktisch wöchentlich eine neue Umfrage veröffentlicht, wonach nur ein Bruchteil der deutschen Unternehmen auf die neuen Datenschutzvorgaben vorbereitet sind“, berichtet Andreas Peter, Datenschutz-Koordinator beim Unified Communications-Hersteller C4B Com For Business. „Und das verwundert nicht: Das Ausmaß der Aufgaben haben viele der Verantwortlichen massiv unterschätzt.“
In Bezug auf die Informationspflicht müssen Unternehmen, Kunden und Geschäftspartnern unter anderem jederzeit Auskunft geben können, welche personenbezogenen Daten von ihnen erhoben wurden, zu welchem Zweck diese genutzt und wie lange sie gespeichert werden. Um dieser Pflicht nachzukommen, installieren viele Unternehmen aktuell aufwändige Prozesse.
„Wo der Gesetzgeber neue Anforderungen stellt, entstehen neue Lösungen“, weiß Andreas Peter. Die Lösung, die C4B seinen Kunden bietet, heißt „AppLink Dashboard“. Zum Hintergrund: Als Fundament seiner Kommunikationslösung XPhone Connect betreibt C4B einen Directory-Dienst. Das Directory wird genutzt, um Kontaktdaten aus Anwendungen wie dem ERP- oder CRM-System zu bündeln und den Anwendern in einer Freitextsuche zur Verfügung zu stellen sowie um eingehende Anrufer zu identifizieren. Mit dem AppLink Dashboard werden die Informationen aus dem Directory gezielt aufbereitet, um tägliche Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Ruft ein Kunde beispielsweise beim Autohändler an, können bei Anrufeingang das Fahrzeugmodell, die letzte Inspektion sowie offene Rechnungen angezeigt werden.
DSGVO-Dashboard: Anrufer direkt informieren
Wie lässt sich diese Funktion nutzen, um der Informationspflicht nachzukommen? „Mit Hilfe von AppLink kann sich jedes Unternehmen sein eigenes Datenschutz-Dashboard anlegen“, erläutert Andreas Peter. „In dem Dashboard wird dann beispielsweise angezeigt, welche personenbezogenen Daten vom Anrufer bereits erfasst sind und zu welchen Kontaktmöglichkeiten er seine Zustimmung gegeben hat.“ Im Dashboard lassen sich zusätzlich Links hinterlegen, über die eine Mail- oder Wordvorlage geöffnet und direkt mit allen relevanten Informationen bestückt wird. „So benötigt ein Mitarbeiter nicht mehr als 2 Mausklicks um den Kunden mit allen DSGVO-relevanten Informationen zu versorgen.“
Zusätzlich haben die Mitarbeiter über das Dashboard genau im Blick, welche Daten oder Einwilligungen eines Kunden ggf. noch fehlen. So sieht oben benannter Autohändler beispielsweise, dass er einen Kunden noch um die Zustimmung bitten muss, ihn via Mail oder SMS an den nächsten Inspektionstermin erinnern zu dürfen. Über das Dashboard kann er direkt den Kontaktdatensatz in der Anwendung öffnen und die Zustimmung hinterlegen.
„Jeder Kunde kann das Dashboard exakt auf seine zentralen Applikationen und auf die eigenen Anforderungen anpassen“, fasst Andreas Peter zusammen. „Und kann seinen Mitarbeitern so ein einfaches Werkzeug an die Hand geben, um die Erfüllung der Datenschutz-Anforderungen in den Arbeitsalltag zu integrieren.“