Kommunikations-Software für Handel & E-Commerce

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Mit XPhone zum effizienten Hotline-Management und vernetzten Standorten

Von der Bestellung bis zum Beschwerde-Management: Die Touchpoints eines Kunden führen
trotz sämtlicher Möglichkeiten der digitalen Kommunikation häufig über das Telefon.
Die Erwartungen an eine schnelle und kompetente Beratung sind hoch. Wir zeigen Ihnen,
wie Sie sich mit den UC-Funktionen von XPhone Connect für die gestiegenen Anforderungen aufstellen,
Kunden-Anfragen effizient bearbeiten und Ihren Kundenservice nachhaltig verbessern – auch über mehrere Filialen hinweg.

Mit XPhone Connect die Telefonie in Handel und E-Commerce effizient managen

Der persönliche Draht zum Kunden

Der Handel ist seit jeher abhängig vom Anspruch des Kunden – und der hat es in sich. Kunden erwarten vom Händler eine schnelle und effiziente Kommunikation, eine persönliche Ansprache, Transparenz sowie ein nahtloses Einkaufs-Erlebnis über alle Kanäle hinweg. Eine konsistente Customer-Journey soll zur positiven Erfahrung führen, und bestenfalls zum wiederkehrenden Kunden.

Dabei kommt es in den hart umkämpften Märkten auf einen erstklassigen Kundenservice an. Eine Schlüsselrolle spielt die telefonische Erreichbarkeit. Denn das Gros der Kunden bevorzugt direkte Gespräche. Gerade komplexe Probleme lassen sich am Telefon besser lösen als per E-Mail oder gar über einen Chatbot, es entstehen weniger Missverständnisse. Ein direkter Ansprechpartner kann die Beziehung fördern. Er schafft Vertrauen und nimmt Konflikten den Wind aus den Segeln.

Im Einzelhandel

erleichtert XPhone die interne Kommunikation zwischen Teams – auch wenn sich Mitarbeiter in verschiedenen Filialen oder im Homeoffice befinden. Unabhängig vom Standort telefonieren sie unter ihrer Büronummer. Das Präsenz-Management zeigt die Verfügbarkeit der Kollegen, sodass Kunden schnell weitergeholfen werden kann. Die Erweiterung um ein Hotline-Management ist jederzeit möglich.

Im Großhandel

sorgt XPhone für eine effiziente Kommunikation mit Lieferanten und Kunden. Die Telefonie kann mit bestehenden ERP- und CRM-Systemen verknüpft werden und erleichtert den schnellen Informations-Austausch. Mitarbeiter, die auf dem Gelände oder im Außendienst sind, telefonieren über das Softphone Mobile von überall unter ihrer Büronummer und sichern so eine hohe Erreichbarkeit.

Im E-Commerce

sind die Ansprüche an eine schnelle Reaktion und Erreichbarkeit des Händlers besonders hoch. Sowohl große als auch kleine Online-Händler können mit einer optimierten Anruf-Verteilung das steigende Anruf-Aufkommen in denGriff bekommen. Auch wenn sich die Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten oder im Homeoffice befinden. Das gelingt mit dem Hotline-Management TeamDesk.

Skalierbar: Von der einfachen Telefonie-Software bis zur UCC-Komplettlösung

Mit der UCC-Software XPhone Connect optimieren Sie die Abläufe in der Kommunikation, um die Herausforderungen des modernen Handels einfacher zu bewältigen. Vom Online-Shop bis zur Logistik oder der Kommunikation über eine Vielzahl von Filialen hinweg bietet XPhone Lösungen, die nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integriert werden können. Ihre Vorteile: keine Kommunikations-Engpässe und eine gesteigerte Effizienz Ihrer Teams. Mit flexiblen und skalierbaren Tools helfen wir Ihnen bei der Anpassung an die sich ständig ändernden Marktbedingungen. XPhone Connect ist entsprechend Ihrer Bedürfnisse skalierbar.

Hotline-Management | In die Standort-übergreifende Support-Hotline können sich Ihre Mitarbeiter von verschiedenen Filialen und auch im Homeoffice einwählen.
Höchste Erreichbarkeit | Mit dem Team-Panel und dem personalrats-konformen Präsenzmanagement hat die Anrufzentrale alle Anwesenheiten im Blick und kann Anrufer gezielt verbinden.
Komplett mobil | Mitarbeiter telefonieren dank der Mobile App auch unterwegs mit der Geschäftsnummer, egal von welchem Device.
Kosten einsparen | XPhone Connect ist mit zahlreichen Telefonanlagen kompatibel, sodass Sie Ihre Infrastruktur weiternutzen können.
Flexibel erweiterbar | XPhone lässt sich flexibel auf weitere Mitarbeiter, Homeoffices oder Standorte erweitern.

Datenschutzkonform | XPhone ist eine On-Premises-Lösung. Alle Daten (z. B. Kontakte, Chats) werden auf Ihrem eigenen Server gespeichert.
Bewährte Lösung | XPhone Connect wird bereits von über 1,2 Millionen Usern weltweit eingesetzt.
Deutscher Hersteller | Mit XPhone nutzen Sie nicht nur 25 Jahre UC-Erfahrung, sondern setzen auch auf einen deutschen Software-Hersteller, der seine Lösung auf die Bedürfnisse des hiesigen Marktes ausrichtet.
Homeoffice-kompatibel | Dank Softphone, Mobile App, AnyDevice, Meeting-Funktion, Screen-Sharing und Präsenzmanagement arbeiten Ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice effektiv und transparent.
Intuitiv bedienbar | Sowohl für den IT-Administrator als auch für den User ist die UC-Lösung unkompliziert und intuitiv gestaltet.

Forden Sie Ihr individuelles Angebot für den Handel oder E-Commerce an!

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein persönliches
Angebot für eine UC-Lösung mit XPhone Connect.

Jetzt kostenlos beraten lassen

Autohaus Ostermaier

Das Autohaus Ostermaier sichert seine Erreichbarkeit und besten Kundenservice mit der Telefonie-Software XPhone Connect.
Interfood Lebensmittelgroßhandel Ges.m.b.H.

Die Interfood Lebensmittelgroßhandel Ges.m.b.H. setzt in der Kommunikation auf die Software XPhone Connect.
Autohaus Deisenroth

Das Autohaus Deisenroth setzt auf die Kommunikations-Software XPhone Connect, um die Erreichbarkeit zu sichern und den Kundenservice zu verbessern.
DYNAPAC - FAYAT GROUP

Die DYNAPAC - FAYAT GROUP setzt für ihre Kommunikation und Telefonie auf die UC-Lösung XPhone Connect.
FAMO GmbH

Die FAMO GmbH setzt für ihre Kommunikation und Telefonie auf die UC-Lösung XPhone Connect.

Telefonische Erreichbarkeit als Erfolgsfaktor für Handel & E-Commerce

Trotz oder vielleicht sogar wegen des digitalen Überangebots an Kommunikations-Kanälen wünschen sich viele Kunden eine Möglichkeit, den Händler direkt zu kontaktieren, d. h. per Telefon. Umso entscheidender ist es für den Unternehmenserfolg, dass die Telefonie verlässlich und professionell aufgestellt ist, sodass Anrufer weder lange in der Warteschleife hängen noch über Umwege zum richtigen Ansprechpartner gelangen.

Um das zu erreichen, unterstützt Sie XPhone Connect mit vier Features, die ineinandergreifen:

Zunächst sorgt das Ansage- und Vermittlungssystem Auto Attendant dafür, dass Anrufe entgegengenommen und an die richtige Stelle vermittelt werden. Der Auto Attendant erkennt bereits die Telefonnummer Ihres Anrufers: So können Sie je nach Landesvorwahl Ansagen in der entsprechenden Sprache abspielen oder einen Anrufer über die Sprachführung an die richtige Filiale weiterleiten.
Das in XPhone integrierte Hotline-Management TeamDesk verteilt eingehende Anrufe optimal auf Ihr Service-Team. Die Hotline-Mitarbeiter können sich dabei an unterschiedlichen Standorten aufhalten. Auch ein Zugriff auf die Hotline aus dem Homeoffice oder von unterwegs ist problemlos möglich. Für jede Hotline können Sie individuell Verteilstrategien, Geschäftszeiten, Schwellwerte und Nachbearbeitungszeiten einrichten.
Wenn eine Situation von einem Service-Mitarbeiter nicht geklärt werden kann, verbindet er am besten direkt an einen Experten weiter. Anhand des Team-Panels sehen Hotline-Agenten auf einen Blick, welche Kollegen erreichbar sind. Sie können den Anrufer verbinden, in Rückfrage gehen oder Konferenzen aufbauen.
Mit Hilfe der Analytics-Funktion können Sie Lastspitzen und Verlust-Quoten Ihrer Hotlines kurzfristig feststellen und entsprechend handeln. Das erleichtert die Planung der Mitarbeiter-Ressourcen und erhöht die Effizienz und Qualität des Kundenservice.

Schlechte Kunden-Erfahrungen vermeiden

Unzufriedene Kunden schaden nicht nur dem Umsatz, sondern vor allem auch dem Ruf eines Unternehmens. Lange Wartezeiten und mangelnde Informationen sorgen für Unmut. Verärgerte Kunden wirken sich wiederum auf die Job-Zufriedenheit der Mitarbeiter aus – ein Kreislauf. Die UCC-Software XPhone Connect setzt hier auf beiden Seiten an, sorgt für Übersichtlichkeit und Effizienz und fördert damit eine positive User- sowie Customer-Experience.

Direkte Erreichbarkeit statt frustrierendes Besetztzeichen

Verständliches Ansage- und Vermittlungssystem

Kein lästiges Buchstabieren des Namens

Keine Wartezeit bei der Weiterleitung an Experten

Reibungsloser Support

Positives Service-Erlebnis

Unkomplizierte Bedienung des UCC-Clients

Anrufer-Identifikation direkt beim ersten Klingeln

Anzeige von individuell definierbaren Kunden-Daten direkt in XPhone

Schneller Zugriff auf alle im Unternehmen hinterlegten Kontaktdaten

Einloggen in die Hotline von unterschiedlichsten Standorten

Einfache Übersicht, welche Kollegen erreichbar sind

Telefonie integriert in Infrastruktur und Geschäftsanwendungen

EINFACH INTEGRIERBAR IN IHRE IT-LANDSCHAFT

Viele Handels-Unternehmen haben gewachsene Strukturen und entsprechend individuelle Prozesse. Umso wichtiger ist es, dass eine Kommunikations-Software auf der bestehenden Infrastruktur aufsetzt. XPhone Connect integriert sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens. Die UC-Lösung kann auch an verschiedeneTelefonanlagen an unterschiedlichen Standorten angebunden werden.

VERKNÜPFT MIT IHREM CRM- UND ERP-SYSTEM

Genauso integrativ funktioniert XPhone in Bezug auf ERP, CRM und Warenwirtschafts-System. Über das Directory kann XPhone auf Daten aus SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 & Co. zugreifen und bringt auf diese Weise Kommunikation und Geschäftsanwendungen zusammen. Dabei kann individuell festgelegt werden, welche Daten XPhone direkt im Client darstellt. Der Vorteil: Wenn ein im CRM angelegter Kunde anruft, erscheint im Anrufer-Pop-up direkt sein vollständiger Name. Bei Annahme des Anrufs öffnet sich das XPhone Dashboard, in welchem weitere Daten aus den angebundenen Systemen hinterlegt werden können, z. B. offene Rechnungen oder Reklamationen.

Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Bei Bedarf entwickeln wir für Sie im Rahmen unserer Professional Services die Integration von Anrufer-Daten aus XPhone im CRM. Wie dies im Detail aussehen kann, lesen Sie beispielhaft bei der CRM-Integration von XPhone im Autohandel.

Die Vorteile einer Verknüpfung der Kommunikations-Software mit ERP und CRM liegen auf der Hand: Daten werden in Echtzeit zwischen den verschiedenen Systemen synchronisiert. Das gewährleistet eine konsistente und aktuelle Datenlage und reduziert die Fehleranfälligkeit. Für Mitarbeiter entfällt das lästige Abtippen oder Kopieren von Informationen, dadurch steigt die Effizienz.

UC-Lösung für Filialen: Erreichbarkeit über Standorte hinweg

Dezentralisierung und moderne Arbeitsplatz-Szenarien erfordern eine hohe Flexibilität in der Telefonie. Oft arbeiten Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice, und obendrein mit unterschiedlichen Devices.

XPhone Connect bietet hierfür eine komfortable Lösung: Mit dem Softphone Mobile nutzen Mitarbeiter ihr Softphone in der App auf dem Smartphone. Sie telefonieren somit unabhängig vom Standort stets unter ihrer Bürodurchwahl. Dabei bleiben sämtliche Funktionen des Tischtelefons erhalten: egal ob weiterleiten, in Rückfrage gehen oder makeln.

Als herstellerunabhängige UCC-Software kann XPhone an unterschiedlichste Telefonanlagen angebunden werden. Somit profitieren Sie auch bei einer heterogenen ITK-Infrastruktur von den Vorteilen einer leistungsstarken Kommunikations-Plattform und sparen sich die aufwendige Umrüstung von gewachsenen Strukturen.

XPhone im Einsatz

Anwendungsszenarien aus der Praxis

Kundenbetreuung

Hotline-Management

Höchste Erreichbarkeit

Ohne Tischtelefon

Neue Filiale

Neue IT-Infrastruktur

Situation | Ein Kunde ruft an und hat eine Frage zu einer getätigten Bestellung.

Problem | Der Kunde erwartet schnelle Hilfe, der Mitarbeiter muss jedoch erst die Kundendaten suchen, denn ihm liegen nicht direkt Informationen zum Anrufer vor.

Lösung | Schnelle Auflösung der Kundeninformationen über das XPhone Dashboard: Zentrale Datenbanken (CRM, ERP) des Unternehmens können angeschlossen werden, um direkt bei Eingang des Anrufs ein vollständiges Informationsbild über den Kunden zu erhalten. So kennt Ihr Mitarbeiter nicht nur den Namen des Kunden, sondern sieht im Dashboard alle relevanten Informationen. Der Gewinn: Der Mitarbeiter spart sich und seinem Kunden wertvolle Zeit und umständliches Suchen bzw. Unterlagen-Wälzen.

Mehr zum XPhone Dashboard

Situation | Gerade bei größeren Anschaffungen oder Produkten mit Beratungsbedarf, greift ein Kunde gern zum Telefon, um sich persönlich beraten zu lassen. Kommt er nicht durch, probiert er es bei der Konkurrenz. Ein Besetztzeichen ist ein Umsatzkiller.

Problem | Die Erreichbarkeit zu sichern und gleichzeitig effizient zu handeln oder Leerlauf zu vermeiden hat höchste Priorität. Aber das Anrufaufkommen kann sehr unterschiedlich sein. Es ist schwer, herauszufinden, wann mehr oder weniger Mitarbeiter benötigt werden. Und vor allem: Wann laufen Telefonanrufe ins Leere?

Lösung | Das intuitive Hotline-Management TeamDesk lässt sich leicht administrieren und flexibel in der Größe anpassen, um Lastspitzen abzufangen. Teams können sich bei TeamDesk schnell selbst organisierten. Dank der umfangreichen Analyse-Funktion Analytics weiß der Teamleiter, wann Lastspitzen besonders hoch sind. Mit dem Team-Panel bekommt der Hotline-Mitarbeiter einen schnellen Überblick über die Erreichbarkeit der Kollegen.

Mehr zum Hotline-Management TeamDesk & Team-Panel

Situation | Mitarbeiter sind oft nicht nur an einem Standort tätig, sondern flexibel im Einsatz, ob in unterschiedlichen Filialen oder im Außendienst. Dazu kommen moderne Arbeitsmodelle mit hybrider Arbeit und Homeoffice.

Problem | Das Tischtelefon muss jedes Mal umgestellt werden, wenn ein Mitarbeiter sich nicht an seinem Platz befindet. Um unterwegs oder in einer anderen Filiale erreichbar zu sein, benötigt er zusätzlich ein Geschäftshandy oder telefoniert mit seinem privaten Smartphone. Es fehlt auch oftmals die Information, wo sich der Kollege gerade aufhält und ob er überhaupt ansprechbar ist.

Lösung | XPhone bietet gleich zwei Lösungen: Erstens ist jeder Mitarbeiter via Softphone unter seiner persönlichen Durchwahl erreichbar, egal ob am Tischtelefon im Büro, am PC im Homeoffice oder auf dem Mobiltelefon. Zweitens zeigt der Präsenzstatus auf einen Blick, welcher Mitarbeiter gerade erreichbar ist, sich in einem Beratungstermin befindet, telefoniert oder von zuhause arbeitet, aber erreichbar ist.

Mehr zu Telefonieren von jedem Device & Präsenzmanagement

Situation | Ein Baumarkt möchte aus betriebswirtschaftlichen Gründen (z. B. Service-Verträge) auf DECT-Handsets und Festnetz-Apparate verzichten.

Problem | Alle Mitarbeiter brauchen eine vergleichbare Alternative zur bisherigen Telefonie-Lösung. Es wird keine Festnetz-Apparate und DECT-Telefone mehr geben, die direkt an die TK-Anlage angeschlossen werden. Durchwahlen müssen als virtuelle Nebenstellen eingerichtet werden. Bereits eingerichtete Anrufübernahme-Gruppen müssen migriert werden. Und was passiert mit Anrufweiterschaltungen, Durchsagen, der Tor- und Aufzug-Steuerung sowie analogen Schnittstellen wie Fax?

Lösung | Mit XPhone genießen Sie die Vorzüge einer VoIP-Telefonie-Lösung, mit der Sie nicht länger an physische Telefonapparate gebunden sind. Via Softphone telefonieren Ihre Mitarbeiter direkt über den PC. Damit sind sie nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Mit dem Softphone in der Mobile App können Mitarbeiter, die sich z. B. viel auf dem Betriebsgelände bewegen, im WLAN über ihre Büro-Durchwahl telefonieren.

Mehr zum Softphone von XPhone Connect

Situation | Es soll eine neue Filiale mit wenigen Mitarbeitern in der Nähe des Hauptstandorts eröffnet werden.

Problem | Die Niederlassung kann nicht an das LAN des Hauptstandortes angeschlossen werden. Der Anschluss der Telefone oder DECT-Telefone an die TK-Anlage des Hauptstandorts ist sehr umständlich.

Lösung | Mit XPhone können Mitarbeiter sich von überall via WLAN und VPN in die Infrastruktur des Hauptstandorts einloggen. Über Softphone telefonieren sie wie gewohnt unter ihrer Büro-Durchwahl. Wenn es sich z. B. um einen Showroom handelt und kein WLAN-Anschluss eingerichtet werden soll, können die Mitarbeiter dennoch unter ihrer Geschäftsnummer telefonieren. Mit Softphone Mobile stehen die kompletten Kontaktdaten DSGVO-konform in der XPhone App zur Verfügung.

Mehr zur XPhone Mobile App

Situation | Eine einheitliche Kommunikations-Software soll eingeführt werden, um die Erreichbarkeit nach außen zu sichern und gleichzeitig die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Standorten zu optimieren. Möglicherweise sind jedoch an den Standorten unterschiedliche Telefonanlagen im Einsatz.

Problem | Oft setzt eine Kommunikations-Software eine homogene ITK-Infrastruktur voraus. Diese ist jedoch in vielen Unternehmen aufgrund von gewachsenen Strukturen und individuellen Prozessen meist nicht gegeben. Eine Umrüstung wäre teuer und aufwendig.

Lösung | Der XPhone-Server ist Multi-PBX-fähig und kann sich mit verschiedenen Telefonanlagen verbinden. Mit Hilfe eines SBCs (anynode) können Amtsköpfe (SIP-Trunk) registriert werden und als Übergangslösung genutzt werden, bis die Telefonanlagen migriert sind. So behalten Sie Ihre Flexibilität. Selbst wenn sich Ihre Architektur ändert, sind Sie mit XPhone für die Zukunft richtig aufgestellt.

Hier erhalten Sie einen Überblick über XPhone Connect