Präsenzmanagement Gezielte Kommunikation

So erreichen Sie zuverlässig interne wie externe Kontakte

Mit dem voll automatisierten Präsenzmanagement ist die Erreichbarkeit Ihrer Kollegen immer nachvollziehbar.
XPhone gleicht sich automatisch mit Ihrem Outlook- oder Notes-Kalender ab und meldet sich bei Bedarf, sobald Ihr
gewünschter Ansprechpartner wieder erreichbar ist. Und das weit über die Unternehmensgrenzen hinaus:
Dank Federation können Sie Ihren Präsenzstatus auch mit externen Kontakten teilen.

Ihre Kontaktliste

Präsenz & Erreichbarkeit immer im Blick

Sie wollen einen wichtigen Kunden weiterverbinden? Oder brauchen schnell eine Rückmeldung vom Vertriebsteam? Mit dem übersichtlichen Präsenzmanagement von XPhone Connect sehen Sie auf einen Blick, welcher Ihrer Kollegen erreichbar ist, wer sich im Termin befindet, wer telefoniert oder eine Anrufumleitung aktiviert hat.

Durch den automatischen Abgleich mit Ihrem Kalender ist Ihr Status immer aktuell. Umleitungen auf einen Kollegen oder auf die Mailbox werden ebenfalls ohne Ihr Zutun abhängig von Ihrem Präsenzstatus gesetzt. Natürlich können Sie Ihren Status auch manuell anpassen – auch unterwegs via Mobile App.

Sie werden sehen: Zuverlässige Präsenzinformationen erleichtern die Zusammenarbeit enorm. Und das gilt keineswegs nur für die eigenen Kollegen... Dank Federation können Sie Ihren Präsenzstatus auch mit externen Kontakten austauschen. So sehen Sie direkt, ob Ihr Geschäftspartner gerade verfügbar ist. Und verschwenden nie wieder Zeit damit, blind ins Leere zu telefonieren.

XPhone Connect: Übersichtliches Präsenzmanagement

XPhone Connect Präsenzmanagement: Outlook-Integration

Outlook & Notes

Automatischer Kalender-Abgleich

Der zentrale Erfolgsfaktor für ein funktionierendes und unternehmensweit gelebtes Präsenzsystem ist: Einfachheit. Durch den automatischen Abgleich mit Ihrem Outlook- bzw. Notes-Kalender ist der Präsenzstatus von Ihnen und Ihren Kollegen immer auf dem neuesten Stand.

Der Präsenzstatus wird dabei nicht nur im XPhone Client, sondern auch in angebundenen Anwendungen wie Microsoft Outlook, HCL Notes, CRM oder SharePoint angezeigt.

Mit einem Klick

Präsenzstatus manuell steuern

Natürlich können Sie Ihren Präsenzstatus ganz automatisch steuern lassen. XPhone Connect gleicht sich direkt mit Ihrem Kalender ab und weiß, wann Sie im Termin oder im Urlaub sind.

Aber nicht jeder Termin steht im Kalender. Sie setzen sich spontan zu einem Meeting zusammen? Mit einem Klick haben Sie Ihren Status angepasst – und damit gleichzeitig Ihre Rufumleitung gesetzt. Zusätzlich können Sie Ihren Kollegen eine Notiz hinterlassen und z.B. darauf hinweisen, dass wichtige Kunden durchgestellt werden dürfen.

XPhone Connect Präsenzmanagement: Präsenz manuell ändern

XPhone Connect Mobile App: Kontaktiste mit Präsenzinformationen

Auch mobil immer im Bild

Präsenzstatus über die App flexibel anpassen

Ihr Flug hat Verspätung und Sie kommen nach einem Termin beim Kunden später ins Büro als geplant? Über die Mobile App können Sie Ihren Präsenzstatus bequem von unterwegs aus anpassen. So wissen Ihre Kollegen direkt Bescheid, wann sie mit Ihnen rechnen dürfen.

Gleichzeitig können Sie eine Rufumleitung setzen oder ändern. So stellen Sie sicher, dass während Ihrer Abwesenheit alle Anrufe an einen Kollegen, an Ihre Voicemail oder direkt auf Ihr Mobiltelefon umgeleitet werden.

Natürlich haben Sie über die App gleichzeitig den Status Ihrer Kollegen im Blick – und wissen, wer bei Bedarf für Sie erreichbar ist.

Info, wenn erreichbar

Sie haben eine dringende Frage an einen Kollegen, der gerade telefoniert? Dann nutzen Sie einfach die Funktion "Info, wenn erreichbar".

Einmal aktiviert werden Sie automatisch via Popup informiert, sobald Ihr Kollege wieder erreichbar ist. Und können direkt aus dem Popup mit einem Klick den Anruf starten.

XPhone Connect Präsenzmanagement: Rufumleitung für Kollegen einrichten

Präsenzabgleich mit Microsoft Teams

Sie nutzen nicht nur XPhone Connect, sondern auch Microsoft Teams? Kein Problem. Sie können in Ihrem Client einstellen, dass der Telefonie- und Präsenzstatus zwischen beiden Systemen synchronisiert wird.

Wenn XPhone und Teams parallel eingesetzt werden, erkennen beide Clients, wenn im jeweils anderen telefoniert wird. Eingehende Telefonate werden während eines Teams-Meetings automatisch auf die Voicemail oder einen Kollegen umgeleitet. Umgekehrt gehen keine Teams-Anrufe ein, während ein Mitarbeiter via XPhone telefoniert.

Bessere Erreichbarkeit

Rufumleitung für Kollegen einrichten

Das Meeting Ihres Kollegen dauert mal wieder länger als geplant? Jemand aus Ihrem Team hat sich krankgemeldet? Kein Problem. Sie können sowohl den Präsenzstatus für Ihren Kollegen anpassen als auch eine neue Rufumleitung setzen.

Einzige Voraussetzung: Der entsprechende Mitarbeiter hat Ihnen vorab die Rechte zugewiesen. Beides – das Anpassen des Status als auch das Zuweisen der Rechte – ist in Sekundenschnelle erledigt.

Maximaler Überblick

Über das Team-Panel haben Sie die Erreichbarkeit ganzer Abteilungen bis hin zur ganzen Firma im Blick.
Präsenz- und Telefoniestatus sind übersichtlich zusammengefasst, so dass Sie direkt erkennen können, welcher Ihrer Kollegen für Sie erreichbar ist.

XPhone Connect Team-Panel: Alle Kontakte im Blick

Automatische Umleitung

Kein Anruf läuft ins Leere

Ihr Präsenzstatus ist nicht nur eine wichtige Information für Ihre Kollegen. Er steuert gleichzeitig Ihre Rufumleitungen und stellt damit sicher, dass Ihre Anrufe nie ins Leere laufen.

Das Präsenzsystem kann so konfiguriert werden, dass je nach Anlass unterschiedliche Rufumleitungen gesetzt werden. So wird z.B. während eines Termins automatisch Ihre Voicemail aktiviert. Sobald Sie aber im Urlaub oder außer Haus sind, werden externe Anrufe auf die Team-Hotline umgeleitet.

Je nach Konfiguration des XPhone Servers können Sie Ihre Profilvorlagen direkt im XPhone Client einrichten und Ihre Rufumleitungen ebenso flexibel wie einfach verwalten.