Premiers pas

Vous travaillez pour la première fois avec XPhone Connect ? Aucun problème ! Car vous trouverez ici tout ce qui concerne la première configuration et la commande. Vous pouvez ainsi adapter rapidement XPhone Connect Client à vos besoins et tirer le meilleur parti de votre centrale de communication.

 
 

Client

 
 

Structure du Client

 
 

XPhone Connect Client est conçu façon messagerie et divisé en quatre
parties :

  • L’en-tête est réservée aux informations vous concernant. Vous pouvez régler votre statut de présence et, le cas échéant,
    ajouter un message de statut dans le champ de notice. Par ailleurs, vous trouverez également les
    paramètres Client (roue dentée) et les Outils (flèche).

  • La barre de navigation est située à gauche. Elle vous permet d’alterner entre plusieurs vues (contacts, journal et
    conversations). En fonction de vos préférences, elle peut être affichée plus ou moins large.

  • Le contenu (gris clair) se trouve à droite de la barre de navigation. Le contenu affiché dépend de la vue
    sélectionnée.

  • Le bas de l’écran vous permet de déterminer votre environnement de travail. Ici, vous pouvez activer les transferts d’appel ou définir votre terminal préféré. Dans le coin en bas à droite, vous pouvez en outre modifier la taille de la fenêtre du Client.
 
 
Client Kontaktansicht schmal
Client Kontaktansicht schmal
Client Kontaktansicht breit
Client Kontaktansicht breit
 
 
Client Kontaktansicht schmal
1
Client Kontaktansicht breit
2
 
 
 

Presence

 
 
Alternativtext
 
 

Gestion de présence

 
 

Le statut de votre présence vous permet de signaler à vos collègues si vous êtes disponible ou non. Par analogie avec un feu tricolore :

  • Vert : vous êtes disponible,
  • Jaune : nous n’êtes temporairement pas disponible et
  • Rouge : vous êtes occupé(e) ou en réunion.


Si vous avez activé la synchronisation d’agenda automatique avec Outlook ou Notes, votre statut de présence sera automatiquement réglé par les entrées de votre agenda dans Outlook ou Notes. Quels que soient les rendez-vous, votre statut de téléphonie s’adapte automatiquement quand vous téléphonez.

Vous pouvez toujours adapter manuellement votre statut. Il vous suffit de cliquer dans le Client sous votre nom sur
l’affichage de présence et de sélectionner le statut correspondant, ainsi que la durée de validité correspondante.

Les messages de statut, que vous écrivez dans le champ de notice, sont indiqués à vos collègues avec votre statut de présence.

Nota : quels que soient les profils de présence (sauf Présent et Absent) : si la durée de validité du statut de présence s’écoule (après 1 heure, 2 heures, 4 heures, Aujourd’hui , etc.) et que votre XPhone Connect Client est ouvert, le statut de présence sera ensuite remis automatiquement sur Présent. Si, en revanche, la durée de validité de votre statut Présent s’écoule, votre statut de présence sera ensuite remis automatiquement sur Absent même si XPhone Connect Client est encore ouvert. Vous pouvez ainsi signaler par ex. à vos collègues combien de temps vous êtes encore disponible aujourd’hui.

 
 
 

Relationships

 
 
XPhone Connect relationships
 
 

Types de relation

 
 

La fonction « Relations » vous permet de définir les informations (par ex. symbole de présence, durée du rendez-vous, objet du rendez-vous, informations sur les appelants etc.) que vous souhaitez partager avec d’autres personnes au sein de votre entreprise et les droits (par ex. prendre l’appel, définir un statut de présence ou un transfert etc.) accordés à d’autres personnes. Il faut distinguer entre les relations suivantes :  

  • Assistant
  • Collègue d’équipe
  • Employé
  • Personne externe
  • Personne inconnue

En règle générale, une relation par défaut entre vous et vos collègues est définie par votre administrateur. Différents groupes de personnes, par ex. les collègues de votre service, peuvent avoir avec vous une relation différente de celle avec tous les autres les employés de votre entreprise.

Nota : en fonction des paramètres du serveur, le cas échéant, certaines relations ne peuvent pas être modifiées par les utilisateurs. Dans ce cas, les relations sont gérées par votre administrateur de manière centralisée.

 
 
 
 
 

Attribuer des relations

 
 

Vous pouvez toujours modifier les relations par défaut pour certaines personnes, pour des services entiers ou des groupes de personnes. Pour connaître le type de relation entre vous et un contact précis, cliquez avec le bouton droit de la souris sur ce contact et allez à «  Modifier la relation au contact ». Vous verrez la relation que vous entretenez avec cette personne et les droits que vous lui accordez. Cliquez sur une relation pour la modifier.

En modifiant la relation à cette personne, vous lui accordez certains droits ou les limitez. Il faut tenir compte du fait que les relations sont unidirectionnelles. Autrement dit : vous pouvez accorder ou retirer des droits à d’autres. Cela n’affecte toutefois pas les informations que vous voyez ni les droits que vous avez concernant cette personne.

Exemple :  vous désignez quelqu’un comme votre assistant. Ce dernier voit désormais les détails sur votre présence, sur vos appels et sur les transferts. Par ailleurs, il est autorisé à prendre vos appels et à régler pour vous votre présence et vos transferts. Cela ne veut pourtant pas dire que vous êtes automatiquement l’assistant de cette personne. Pour ce faire, elle devrait vous attribuer cette relation.

Conseil : Dans l’aide, vous trouverez dans le menu  < Outils / Aide / XPhone Connect – Notice abrégée / Liste de contacts / Liste de contacts – Relations une matrice claire dans laquelle chacun des droits est encore décrit en détail.

Nota : en fonction des paramètres du serveur, le cas échéant, certaines relations ne peuvent pas être modifiées par les utilisateurs. Dans ce cas, les relations sont gérées par votre administrateur de manière centralisée.

 
 
XPhone Connect Beziehungen einzeln ändern
 
 
 
 
 
XPhone Connect change relationships
 
 

Utiliser le choix multiple

 
 

TPour modifier la relation de plusieurs personnes, utilisez la recherche de contact dans votre XPhone Client. Modifiez la banque de données à explorer sur Utilisateurs XPhone et cherchez les contacts souhaités dans le champ correspondant. Vous pouvez chercher par ex. par service, site, numéros d’accès directs etc. ou exclure certains paramètres de recherche avec un signe moins. Sélectionnez les contacts souhaités (touche Maj enclenchée pour sélectionner toute une liste, touche Ctrl enclenchée pour sélectionner des contacts individuels sur une liste) et cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’un des contacts sélectionnés. Le menu Under Modifier la relation au contact vous permet de définir la relation pour tous les contacts sélectionnés.

Exemple :  dans votre entreprise Ventureprise Ltd., vous souhaitez mettre la relation sur « Collègue d’équipe » pour tous les employés sauf ceux du service commercial. Vous cherchez donc dans la fenêtre : Ventureprise – Service commercial. Vous sélectionnez le premier contact dans la liste des résultats, faites défiler jusqu’au dernier contact et cliquez dessus touche Maj enfoncée. Vous avez sélectionné tous les contacts qui correspondent à votre requête. Appuyez maintenant sur la touche Ctrl pour exclure certains contacts de votre sélection. Si le résultat vous convient, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’un des contacts sélectionnés. Le menu Modifier la relation au contact  vous permet de définir la relation pour tous les contacts sélectionnés.

 
 
 

Contacts

 
 

Trouver contacts

 
 

La recherche de contact est l’un des éléments essentiels de XPhone Connect. Vous y trouvez tous les contacts issus des carnets d’adresses, banques de données et applications connectés.

En sélectionnant une source de données précise, il est
possible de limiter les résultats de la recherche de manière ciblée. Si, en revanche, vous cherchez dans Contacts personnels et professionnels, toutes les sources de données reliées seront explorées. Grâce à la recherche flexible par texte libre, vous pouvez chercher par ex. par nom, prénom, entreprise, service, site, titre, numéro de téléphone etc. Un signe moins précédant un terme de recherche vous permet en outre d’exclure certains critères. Vous souhaitez par exemple voir tous les contacts d’une entreprise, qui ne travaillent pas dans le service commercial, vous pouvez donc rechercher Exemple d’entreprise – Service commercial

 
 
XPhone Connect Kontaktsuche
 
 
 
 
 
XPhone Connect Kontextmenü
 
 

Informations sur les contacts

 
 

Pour obtenir de plus amples renseignements sur un utilisateur XPhone, déplacez votre pointeur sur la photo correspondante. Une infobulle vous donne d’autres informations – quelle que soit votre relation avec cette personne – comme par ex. des détails sur la présence, les transferts ou les rendez-vous à venir.

Déplacez la souris sur un contact (en dehors de la photo), le menu contextuel s’affiche peu de temps après. Les actions les plus importantes, telles que Appeler, Ouvrir Chat ou Afficher fiche contact, peuvent être effectuées en un seul clic. L’ellipse (trois points) vous permet d’afficher tous les autres menus. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur un contact, vous pouvez également afficher le menu contextuel et tous les menus.

Vous trouverez dans la fiche contact toutes les informations inhérentes et Dashboard.

 
 
 
 
 

Organiser les contacts

 
 

Afin de bien cerner tous vos contacts, il est recommandé de les organiser en groupes. Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez, les nommer librement et les classer de la manière qui vous convient le mieux. Pour créer un nouveau groupe, cliquez dans la vue des contacts à côté d’un groupe existant sur le bouton Actions puis sur Créer un nouveau groupe. Le bouton Actions vous permet de renommer des groupes créés auparavant, de les déplacer ou de les effacer.

Le menu contextuel d’un contact vous permet de l’affecter à un ou plusieurs groupe(s). Afin d’affecter plusieurs contacts à un groupe, cherchez-les et sélectionnez-les via le choix multiple (à l’aide de la touche Maj ou Ctrl). En cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’un des contacts sélectionnés, vous pouvez affecter plusieurs contacts à un groupe.

Si vous avez de nombreux groupes avec beaucoup de contacts, il est peut-être judicieux de masquer des groupes individuels ou tous les groupes.

Nota : L’option Administrer groupes dans le menu Groupes vous permet de modifier l’ordre des groupes et d’afficher ou de masquer des groupes individuels. Ce qui est notamment judicieux si des groupes de contacts centraux sont gérés par votre administrateur et que vous souhaitez masquer un ou plusieurs groupes.

Conseil : dans le menu Groupes, il est possible de démarrer des conversations de groupe. Il vous suffit de cliquer sur Nouvelle conférence. Après avoir ouvert la conversation, sélectionnez le moyen (conférence téléphonique spontanée, messagerie instantanée ou partage d’écran) pour communiquer avec les membres du groupe.

 
 
XPhone Connect Contact Group Menu
 
 
 

Work environment

 
 

Activer des transferts

 
 

Dans la zone inférieure du Client, vous pouvez définir votre environnement de travail. Tant que votre statut de présence est Présent, votre téléphone de bureau est actif par défaut. Quel que soit votre statut de présence, vous pouvez toujours transférer des appels entrants en cliquant sur Transfert d’appel désactivé / Adapter transfert d’appel. La boîte de dialogue suivante vous permet de définir les appels (internes, externes ou tous) à transférer et à quel numéro. En sélectionnant l’option Protection d’appel, l’appelant entendra un signe de ligne occupée. 

 

 
 
Alternativtext
 
 
 
 
 
XPhone Connect AnyDevice settings
 
 

AnyDevice

 
 

AnyDevice et Follow-Me offrent une excellente alternative au simple transfert. Pour bénéficier de ces fonctions, cliquez sur Office / Gérer les appareil set définissez dans la boîte de dialogue suivante un terminal que vous souhaitez utiliser pour votre travail. Dans cette vue d’ensemble, vous pouvez définir pour chaque terminal si Follow-Me est activé par défaut.

Comme son nom l’indique, la fonction AnyDevice vous permet d’utiliser n’importe quel téléphone avec votre XPhone Connect Client. Si vous activez AnyDevice, vous pouvez configurer et gérer les appels sortants via votre XPhone Connect Client – quel que soit le terminal utilisé. Si vous lancez un appel via votre XPhone Client, l’appareil défini dans AnyDevice sera appelé. Si vous prenez l’appel, la liaison sera établie avec l’interlocuteur souhaité. La communication est maintenue via votre entreprise et vous permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités CTI (va-et-vient, doubles appels, maintenir la connexion etc.) par votre XPhone Connect Client. La signalisation One Number est un autre avantage : quel que soit le terminal à partir duquel vous appelez, seul le numéro de votre bureau est affiché à votre interlocuteur.

 
 
 

Follow-Me

 
 

L’avantage de Follow-Me par rapport à un transfert courant réside dans le fait que les appels entrants en sont pas simplement transférés à un autre téléphone. En cas d’appels entrants, vous pouvez bénéficier de toutes les fonctionnalités CTI du XPhone Connect Client, votre statut de téléphonie est automatiquement adaptés et tous les appels sont consignés dans votre Unified Journal.

Alternativtext
 
 
 

Settings

 
 

Régler la photo

 
 

Donnez un visage à votre nom et montrez à vos
collègues qui vous êtes. Le menu « Paramètres / Généralités / Paramètres personnels / Ma photo / Modifier…. » vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue Photo. Vous pouvez alors prendre une photo avec votre webcam, télécharger une photo de vous sur votre disque dur ou effacer votre photo actuelle. Après avoir choisi une photo, vous pouvez modifier le zoom avec le curseur. Sélectionnez avec la souris le détail qui vous convient. Votre photo devrait occuper de préférence toute la largeur et la hauteur du cadre afin de ne pas avoir de bords blancs.

 
 
XPhone Connect configurations
 
 
 
 
 
Alternativtext
 
 

Représentation et carnet d’adresses

 
 

Sélectionnez l’option Afficher la conversation dans des fenêtres séparées pour afficher chaque conversation dans une fenêtre distincte, indépendamment de votre XPhone Connect Client. Dans ce mode, les conversations n’apparaissent plus en outre dans la barre de navigation du Client.

Afin de lancer XPhone automatiquement au démarrage de votre ordinateur
et de ne pas avoir à l’ouvrir manuellement, activez l’ option Démarrer XPhone Connect automatiquement lors du démarrage du système. Vous pouvez également
régler de manière à ouvrir et à fermer votre XPhone Connect Client automatiquement avec votre Client Outlook.

Si vous activez l’option Donner une plus grande priorité aux carnets d’adresses locaux que les sources de données issues de XPhone Connect
Directory,
les résultats obtenus seront hiérarchisés de manière à afficher d’abord les contacts
de vos carnets d’adresses privés (comme par ex. contacts Outlook privés) en cas d’une recherche de contact dans votre Client.

 
 
 

Profils de présence

 
 

Le menu « Paramètres / Généralités / Paramètres personnels / Profils de présence », vous permet de créer de nouveaux profils, d’éditer ou d’effacer des profils existants.

L’option Profils de présence vous permet de définir comment traiter les appels entrants si vous faites une pause ou avez un
rendez-vous.

Dans ce contexte, vous créez dans Mes profils un nouveau profil ou sélectionnez un profil que vous souhaitez éditer. Vous définissez ensuite dans la boîte de dialogue Modifier profil « XXX » ci-dessous :

  • Le statut de présence ;
  • Le nom du profil de présence ;
  • Si les appels doivent être transférés et lesquels ;
  • Le numéro de téléphone auquel transférer.

Le cas échéant, vous ne pouvez éditer les profils,
gérés par votre administrateur de manière centralisée, que dans certaines conditions. Vous reconnaissez ces profils par
l’option Modifications limitées car profil central.

Vous pouvez déterminer l’ordre des profils de présence
à l’aide des touches fléchées dans la boîte de dialogue Mes profils.

XPhone Connect presence configurations
 
 
 
 
 
XPhone Connect Presence Settings
 
 

Paramètres de présence

 
 

Le menu « Activer automatiquement les profils / Au démarrage et à la fin du programme / Options... »vous permet de définir les profils de présence à activer automatiquement :

  • Au démarrage du programme ;
  • À la fin du programme ;
  • En cas d’inactivité de l’utilisateur.

Vous pouvez également déterminer après combien de minutes vous souhaitez être mis sur Inactif et/ou si un verrouillage de l’écran oblige que vous soyez automatiquement mis sur Inactif.

Sousr « Activer automatiquement les profils / Synchronisation automatique via l’agenda Outlook / Options de l’agenda... » vous trouverez les paramètres vous permettant de déterminer la synchronisation automatique avec votre agenda Outlook ou Notes. Vous pouvez ainsi régler si vous souhaitez par ex. que votre statut de présence soit modifié automatiquement si vous avez inscrit un rendez-vous dans votre agenda Outlook ou Notes.

Si vous avez activé la synchronisation d’agenda automatique, vous trouverez dans la liste des rendez-vous sous  « Activer automatiquement les profils / Synchronisation automatique via l’agenda Outlook / Liste des rendez-vous... » une liste de tous les rendez-vous transmis depuis Outlook ou Notes dans votre Connect Client. Par ailleurs, cette boîte de dialogue vous permet de déclencher manuellement la synchronisation d’agenda.

 
 
 
 
 

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