Gestion de présence Communication ciblée
Pour joindre vos contacts internes et externes de manière fiable
La gestion de présence automatique vous permet
de toujours connaître la disponibilité de vos collègues.
XPhone se synchronise
automatiquement avec votre agenda Outlook ou Notes et vous informe le cas
échéant dès que votre interlocuteur souhaité est de nouveau disponible.
Et ce,
bien au-delà des limites de l’entreprise : grâce à la fédération, vous
pouvez également partager votre statut de présence avec les collègues externes.
Votre liste de contacts
Présence et disponibilité toujours sous les yeux
Vous souhaitez connecter un client important ? Ou avez besoin d’une réponse urgente de l’équipe commerciale ? Avec la gestion de présence bien structurée XPhone Connect, vous savez immédiatement lequel de vos collègues est disponible, qui est en réunion, qui téléphone ou qui a activé le transfert d’appel.
Grâce à la synchronisation automatique avec votre agenda, votre statut est toujours actuel. Les transferts d’appels sur le téléphone d’un collègue ou vers la messagerie sont automatiquement adaptés en fonction de votre statut de présence. Vous pouvez également l’adapter manuellement – même en déplacement via l'application mobile.
Vous constaterez que des informations précises sur la présence facilitent énormément la coopération. Et ceci n’est pas seulement valable pour vos collègues... Grâce à Federation, ovous pouvez également partager votre statut de présence avec des collègues externes. Vous savez ainsi directement si votre partenaire est disponible et ne passerez plus jamais de temps à téléphoner en vain.
Outlook & Notes
Synchronisation d’agenda automatique
Le bon fonctionnement d’une gestion de présence à l’échelle de l’entreprise repose sur la simplicité. Grâce à la synchronisation automatique avec votre agenda Outlook ou Notes, votre statut de présence et celui de vos collègues sont constamment mis à jour.
Le statut de présence ne s’affiche pas seulement dans le Client XPhone mais aussi dans les applications reliées (Microsoft Outlook, HCL Notes, CRM ou SharePoint).
Un seul clic
Gérer manuellement le statut de présence
Vous pouvez également gérer votre statut de présence automatiquement. XPhone Connect se synchronise directement avec votre agenda et sait quand vous êtes en réunion ou en vacances.
Cependant, tous les rendez-vous ne sont pas inscrits dans votre agenda. Vous organisez spontanément une réunion ? Un seul clic suffit pour adapter votre statut tout en ayant activé votre transfert d’appel. En outre, vous pouvez laisser un message à vos collègues, leur indiquant par ex. que vous êtes disponible pour les clients importants.
Toujours informé, même en déplacement
Adapter facilement le statut de présence via l’application
Votre avion est en retard et, après un rendez-vous avec un client, vous serez au bureau plus tard que prévu. Via Mobile App, vous pouvez ajuster facilement votre statut de présence où que vous soyez. Vos collègues sont ainsi directement informés de l’heure à laquelle vous serez de retour.
Vous pouvez également activer ou modifier un transfert d’appel. Vous êtes ainsi sûr(e) que, pendant votre absence, tous les appels sont transférés à un collègue, à votre messagerie vocale ou directement sur votre téléphone portable.
Vous êtes aussi toujours informé(e) du statut de vos collègues et savez qui joindre le cas échéant.
Info quand joignable
Vous souhaitez demander quelque chose à un collègue en train de téléphoner ? Utilisez donc la fonction « Info quand joignable ».
Après l’avoir activée, vous serez automatiquement informé(e) via pop-up dès qu’il est disponible. Il vous suffira d’un clic pour l’appeler directement à partir de la pop-up.
Synchronisation de présence avec Microsoft Teams
De nombreuses entreprises ont recours à plusieurs solutions de communication. Il est donc d’autant plus important que ces solutions soient compatibles entre elles.
Si un employé utilise XPhone et Microsoft Teams, la fonction de synchronisation de présence XPhone Connect permet aux deux clients de savoir exactement ce que fait l’autre. L’avantage : si vous êtes en réunion Teams, aucun appel XPhone ne vous dérangera. Et vice-versa.
Disponibilité accrue
Configurer un transfert d’appel pour les collègues
La réunion de votre collègue dure plus longtemps que prévu ? Un membre de votre équipe s’est mis en maladie ? Aucun problème. Vous pouvez également adapter le statut de présence pour vos collègues et activer un nouveau transfert d’appel.
À condition que l’employé concerné vous ait attribué au préalable les droits correspondants. L’adaptation du statut et l’attribution de droits sont effectués en quelques secondes.
Excellente vue d’ensemble
Via le Team-Panel, vous connaissez immédiatement le statut de tout un service, voire même de toute l’entreprise. Le statut de présence et de téléphonie est présenté de telle manière que vous reconnaissez immédiatement lequel de vos collègues est disponible.
Transfert automatique
Aucun appel en vain
Votre statut de présence n’est pas seulement pour vos collègues une information importante, il gère également vos transferts d’appels, garantissant ainsi que vos appels aboutissent toujours.
Il est possible de configurer le statut de présence de manière à adapter le transfert d’appel à la situation. Par ex., pendant un rendez-vous, votre messagerie vocale sera automatiquement activée. Mais dès que vous êtes en vacances ou sortez du bureau, les appels externes sont transférés vers la hotline de l’équipe.
Selon la configuration du serveur XPhone, vous pouvez définir vos modèles de profils directement dans le Client XPhone et gérer vos transferts d’appels en toute souplesse et en toute simplicité.
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