Conférences téléphoniques : plus simple que jamais

En termes de communication au sein de l’entreprise, les conférences téléphoniques comptent parmi les outils les plus importants.
Il est d’autant plus important de pouvoir les gérer facilement et intuitivement.

Combien de temps vous faut-il pour configurer une conférence téléphonique ? Avec XPhone Connect, quelques secondes suffisent. Un clic sur le plugin Outlook ou Notes suffit et le rendez-vous pour une nouvelle conférence s’affiche. Il n’y a plus qu’à entrer la date et l’heure, ajouter les participants puis envoyer le rendez-vous, c’est tout.

La connexion est également très facile : l’authentification conviviale permet d’identifier directement les participants internes à partir de leur numéro. Un PIN ne sera demandé qu’aux personnes externes. Pendant la conférence, XPhone Connect offre une excellente vue d’ensemble : vous voyez qui est invité(e) et qui s’est déjà connecté(e). La personne, qui prend momentanément la parole, est affichée avec son nom, un avantage de poids notamment en cas de conférences plus importantes.

Un participant s’est connecté depuis sa voiture et le bruit de fond perturbe la discussion ? Mettez-le en sourdine ou, le cas échéant, retirez-le. Et quand les mots ne sont pas suffisants : vous pouvez ajouter à tout moment un message instantané ou partager votre écran.

Vous ne pouvez pas toujours prévoir votre conférence à l’avance ? Aucun problème. Vous pouvez inviter spontanément d’autres personnes à participer à tout appel téléphonique courant.

XPhone Connect Outlook Plug-in: Konferenzen flexibel planen

Outlook & Notes

Organiser des conférences en un seul clic

Avec le plugin pour Microsoft Outlook & HCL Notes, un seul clic suffit pour configurer une nouvelle conférence. La conférence s’affiche comme un rendez-vous et peut être tout aussi facilement gérée, repoussée ou annulée. Il vous suffit de choisir les participants, la date et l’heure souhaités : c’est tout. Ils recevront alors pour voie électronique le numéro de connexion et le PIN. Vous travaillez à l’échelle internationale ? Au moment de l’organisation, le modérateur peut indiquer la langue de l’invitation et des annonces de conférence.

Structurée et intuitive

Gestion de conférence dans le Client

Facile à créer – encore plus facile à rejoindre : le modérateur et les participants internes rejoignent la conférence en cliquant sur le pop-up de connexion. L’authentification se faisant par le numéro de téléphone, il n’est pas nécessaire d’entrer un PIN. Les participants internes voient dans le Client qui est invité(e) à la conférence et qui s’est déjà connecté(e).

Notamment en cas de conférences plus importantes, la fonction « Orateur actif » offre un avantage considérable. Le nom de la personne qui parle est toujours affiché.

Le modérateur a d’autres options de gestion : il peut verrouiller la conférence pour que de nouveaux arrivants ne viennent pas perturber la discussion en cours ou, le cas échéant, mettre en sourdine certains participants.

Soyez spontané(e)

Élargir aisément les discussions en cours

Il est parfois difficile de prévoir une conférence à l’avance. Il n’est pas non plus nécessaire de le faire. Avec le Client XPhone, vous pouvez inviter facilement d’autres personnes à participer à toute conversation.

En outre : d’autres canaux, tels qu’un chat de groupe ou un partage d’écran, ne sont toujours qu’à portée de clic. En fonction de vos besoins, vous pouvez toujours utiliser le support qui vous convient le mieux.

Économiser de l’argent

Grâce au serveur de conférence XPhone Connect, les clients et employés peuvent se connecter par l’intermédiaire du numéro de téléphone de l’entreprise. La plupart des tarifs proposant un forfait illimité, il n’y a donc pratiquement aucun frais de connexion.

Accueil international

Au moment de l’organisation, le modérateur peut sélectionner la langue de l’invitation et des annonces de conférence. D’autres numéros de connexion pour des langues supplémentaires figurent sur l’invitation. Quand ils se connectent, les participants sont ainsi accueillis dans leur langue nationale.

Compatible multi-PBX

Le serveur de conférence est partie intégrante du serveur XPhone Connect. Plusieurs sites et installations téléphoniques peuvent être connectés au serveur.

Récapitulatif des fonctions

Fonction	Modérateur	Participant
Fonction « Orateur actif »
Affichage des participants présents
Authentification conviviale
Entrée de journal (y c. liste des participants et durée)
Mettre en sourdine un participant
Retirer un participant
Verrouillage et déverrouillage de la salle de conférence

Plugin pour Microsoft Outlook & HCL Notes
Gestion via le Client Connect
(mettre en sourdine un participant, le retirer etc.)
Affichage de l'orateur actif
Ajouter facilement un chat de groupe ou un partage d’écran aux conférences internes
Compatible multi-PBX
Connexion possible à plusieurs sites (plusieurs passerelles SIP)
Authentification conviviale via le numéro de téléphone disponible en option (sans PIN)
Invitation avec entrée d’agenda (format iCalendar)
Salle d’attente pour les participants jusqu’à ce que se connecte le modérateur
Modération également sans Client XPhone
Courriels d’invitation et annonces de conférence multilingues
Création de rendez-vous réguliers
Connexion via le numéro de téléphone de l’entreprise
Verrouillage et déverrouillage de la conférence
Entrée dans le journal XPhone, y c. la liste des participants et durée de la conférence