Une équipe prend ses distances
Comment une gestion de présence efficace décide de la réussite ou non du télétravail
En principe, c‘est évident : La seule différence pertinente entre le bureau, le télétravail, l'ordinateur et autres est la présence.
Si l‘on garde cette « lapalissade » à l‘esprit, on comprend pourquoi de nombreux défis liés au travail hybride peuvent
être résolus par une fonctionnalité bien connue et étonnamment puissante : la gestion de la présence.
« Une gestion de présence digne de ce nom devrait être un team player. »
L'équipe marketing ǀ C4B
Le travail d‘équipe – dit-on – souffre lorsque l‘équipe ne partage plus de bureau. Les concertations spontanées, l‘échange direct, le regard commun rapide sur l‘écran : tout cela ne serait guère possible si la majorité de l‘équipe préférait ouvrir son ordinateur portable dans son salon plutôt qu‘au bureau.
Mais est-ce vraiment le cas ? Pour répondre à la question cruciale de savoir si le travail d‘équipe nécessite réellement une présence, nous avons décidé de faire une auto-expérimentation. Nous, c‘est-à-dire l‘équipe marketing de C4B. Deux collègues travaillent à 100 % en distanciel, le reste de l‘équipe passe un à quatre jours au bureau. Et même si l‘on aime être particulièrement créatif ou individuel dans le marketing, on peut dire que nous sommes ainsi dans la bonne moyenne allemande. Le groupe de référence parfait donc.
Commencer la journée avec un café et un chat
Pour commencer notre journée, deux choses sont essentielles : le café obligatoire et notre chat d‘équipe. Nous utilisons ce dernier pour de brèves consultations (« Peux-tu relire ceci, s‘il te plaît ? »), des mises au point rapides (« Le modèle d‘impression vous convient-il ? »), des interpellations alarmées (« Le site web est-il aussi en panne chez vous ? ») et – enfin, mais certainement pas le moindre – l‘agréable papotage de temps en temps.
Mais bien sûr, un chat suffit difficilement pour discuter de sujets plus complexes. Ainsi, lorsque je souhaite discuter avec ma collègue Judith du nouveau design d‘une page du site web mon premier regard se porte automatiquement sur son statut de présence. En effet, pourquoi lancer un appel dont je sais qu‘il aboutira sur la messagerie vocale ? Grâce à la connexion au calendrier Outlook, tous les rendez-vous sont toujours actualisés. Judith n‘a donc littéralement pas besoin de lever le petit doigt pour me faire savoir quand je peux la joindre.
L‘indicateur de présence est rouge, Judith est donc en réunion. Je sais que cela peut prendre du temps, non seulement parce que je ne connais pas Judith depuis hier, mais aussi parce que nous nous sommes mutuellement accordé un maximum de droits d‘accès. Ainsi, je ne vois pas seulement qu‘elle est en rendez-vous, mais aussi de quel type de rendez-vous dont il s‘agit et combien de temps il prendra.
Fonction préférée : « Info, si disponible »
Personnellement, je suis plutôt du genre impatient. La réunion dure encore 45 minutes et je veux mon feedback tout de suite. Je tente ma chance avec ma collègue Eileen. Mais elle est au téléphone à ce moment-là (nos annonces de présence prouvent clairement que les gens du marketing sont très communicatifs, et pas seulement d‘après la rumeur). Mais il est possible que cela aille plus vite.
J‘utilise donc la fonction « Info, si disponible ». Et voilà : moins de 5 minutes plus tard, un pop-up m‘indique qu‘Eileen a raccroché ou posé le casque. Ce pop-up me permet de lancer directement mon appel. En fait, je préfère laisser deux minutes à Eileen (malgré mon impatience). Car l‘expérience avec l‘une de nos fonctions de présence préférées nous a appris que personne n‘aime que le téléphone sonne à la seconde même où l‘on a raccroché.
Gestion de présence
La gestion de présence de XPhone Connect permet de voir en un coup d'œil quels collègues sont joignables, qui est en rendez-vous, au téléphone ou a activé le transfert d'appel.
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Synchronisation des présences avec Microsoft Teams
Mais que se serait-il passé si Eileen n‘avait pas passé un appel téléphonique, mais plutôt un appel vidéo via Microsoft Teams ? Je n‘aurais certainement pas voulu la déranger avec mon appel. Je n‘en ai pas besoin. Car une gestion de présence digne de ce nom devrait (tout autant que nous) être un team player. C‘est pourquoi le statut de présence de XPhone s‘aligne sur l‘affichage de présence de Microsoft Teams. Ainsi le statut est automatiquement synchronisé dans les deux systèmes.
À propos d‘automatismes : nous recommandons de tous les utiliser sans retenue ! Dans notre cas, cela signifie que le statut de présence gère également la joignabilité. Si je suis en réunion, les appels externes sont transférés vers notre hotline et les appels internes vers la messagerie vocale. Il faut dire que : Pour ma part, je ne me souviens pas d‘un seul message vocal d‘un collègue. Car de toute façon, mes collègues ne m‘appellent que lorsque je suis « au vert ».
Retour aux automatismes.
Ils sont surtout pratiques parce qu‘ils ont terriblement souvent raison. Je ne
peux que plaider pour ma cause, mais mon agenda sait neuf cas sur dix mieux que
moi ce que j‘ai à l’instant à faire. Dans le seul cas où un rendez-vous est
spontanément annulé ou si je suis coincé dans les embouteillages sur le chemin
du bureau (à Munich, c‘est la raison numéro un pour rester en télétravail), je
peux modifier manuellement mon statut de présence : directement dans le client
ou en mobilité via l‘application.
Vue d‘ensemble complète via le Team-Panel
Si le statut de présence est si important, il ne faut bien sûr jamais avoir à le chercher longtemps. C‘est pourquoi nous utilisons notre Team-Panel. Caché derrière une petite languette, je le déplie rapidement lorsque je veux passer un client au service commercial et que j‘ai besoin d‘un aperçu rapide de toute l‘équipe. Dans le Team-Panel, je ne trouve pas seulement mes favoris, avec lesquels je discute/envoie des mails/téléphone quasiment tous les jours, mais aussi des contacts externes comme notre agence de relations publiques. Ici aussi, grâce à la Fédération, je ne téléphone jamais dans le vide. En effet, les informations de présence des contacts externes peuvent également être affichées si ces derniers utilisent également XPhone Connect ou Microsoft Teams, par exemple.
Même si le travail à distance fonctionne bien, je dois finalement faire mon coming out : En fait, je fais partie des gens qui préfèrent travailler au bureau plutôt qu‘en distanciel. Notamment parce que je suis un très grand fan des pauses café en commun. Pour savoir quand mes collègues seront au bureau la prochaine fois, je ne veux pas écrire un mail circulaire à chaque fois. Au lieu de cela, je consulte notre Team Info, qui complète la gestion des présences. On y trouve des choses aussi utiles comme « Mercredi au bureau », « Aujourd‘hui à partir de 14 heures off » ou « Workation en Thaïlande ». Satisfait de toutes les informations, je planifie à la fin de ma journée de travail une journée de bureau pour mercredi et me réjouis du café papotage.
À la fin de la journée de travail, revenons à la question : le travail d‘équipe nécessite-t-il une présence ? Notre réponse est claire : oui ! Mais une présence virtuelle – à condition d‘une bonne gestion de la présence – fonctionne aussi bien qu‘une « vraie » présence.
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