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XPhone et le télétravail 4.0

Solution de communication pour les postes de travail mobiles

Face à la quatrième vague de l’épidémie de Covid-19, beaucoup d’employés sont appelés à reprendre le télétravail.
Nombreuses sont les entreprises, notamment les PME, qui y sont réticentes. Pourtant, la technique de communication
idoine facilite la mise en œuvre du télétravail, ainsi que la gestion de la hotline.

 
 
Den Arbeitsplatz einrichten im Homeoffice mit der Software XPhone Connect
 
 

« Un seul weekend a suffi pour équiper 600 employés de softphones avec XPhone Connect.
L’avantage est évident : où qu’il soit, chacun utilisateur est toujours joignable sur son numéro de ligne directe.»

Peter Frimmel ǀ Office du Conseil Rural Traunstein

 
 

Communiquer à distance, en interne et en externe

Comment assurer le travail d’équipe et la communication avec les clients et les partenaires quand le télétravail se généralise ? Est-il également possible d’organiser une hotline client et un service d’assistance comme si les employés se trouvaient dans un centre d’appels ? La question de la communication et du travail en tout lieu est récurrente. Actuellement, il est important que vous puissiez aménager rapidement le télétravail de vos employés. Vous pouvez intégrer XPhone Connect à votre infrastructure car il est compatible avec de nombreuses installations téléphoniques, même en exploitation mixte.

 
 
Mit XPhone Connect meeten, chatten und telefonieren

Téléphoner sans téléphone – avec softphone

  • Plus besoin de téléphone : téléphonie en qualité audio HD via ordinateur, micro-casque et VPN ;
  • Tous les contacts sont également disponibles via recherche par texte libre, peu importe la source de données : Outlook, système CRM ou ERP ;
  • Toutes les fonctions de téléphonie sont disponibles : appeler, rejeter, raccrocher, transférer, double appel, mise en attente, mute ;
  • Utilisation de presque tous les terminaux, peu importe que la connexion se fasse via USB, Bluetooth ou jack (prise) ;
  • En tout lieu, un numéro unique : toujours joignable au numéro de ligne direct et le numéro du bureau s’affiche sur le poste du correspondant, où que l’on soit et quel que soit l’appareil utilisé ;
  • Changement en douceur entre plusieurs terminaux, par exemple entre le micro-casque et le haut-parleur ;
  • Opérationnel, tant dans les environnements terminal-serveur que dans les environnements virtualisés.
 

Répartir les appels hotline entre les employés en télétravail

  • Gestion des appels, nettement moins chère et moins compliquée qu’un call center tout en proposant bien plus qu’une simple distribution automatique des appels entrants (ACD) ou un appel de groupe ;
  • Efficacité maximale et service optimal grâce à une gestion des appels intelligente entre les membres d’une équipe ;
  • Gestion décentralisée de hotlines complexes et de raccordements collectifs et création d’équipes sur plusieurs sites, quel que soit le PBX ;
  • Créer autant de hotlines que l’on souhaite et définir pour chacune d’entre elles des stratégies de distribution, des horaires d’ouverture, des valeurs seuil et des durées de post-traitement ;
  • Travailler avec softphone ou AnyDevice, où que l’on soit et quel que soit l’appareil utilisé ;
  • Communication intégrée au lieu d’une solution isolée : les employés hotline utilisent le même client que leurs collègues et sont entièrement intégrés à la communication de l’entreprise ;
  • Fonction Analytics pour analyser le volume d’appels, la disponibilité et les temps d’attente : structurée et intuitive dans le navigateur web.
Hotline-Anrufe auf Mitarbeiter im Homeoffice verteilen
 

Vous cherchez une solution de communication intuitive et efficace pour le télétravail ?
N’hésitez pas à nous contacter pour une consultation sans engagement de votre part.

Mit XPhone im Homeoffice arbeiten
 
 
 
 

Communiquer, chatter et téléphoner avec XPhone Connect

  • À partir d’Outlook, d’un système CRM ou ERP : tous les contacts à portée de main, également via Mobile App, sauvegardés néanmoins sur le serveur conformément à la loi sur la protection des données ;
  • Partager l’écran avec 25 participants max. directement à partir du client XPhone ;
  • Synchronisation de présence bidirectionnelle avec Microsoft Teams : XPhone reconnaît les réunions Teams et redirige automatiquement les appels ;
  • Chat intuitif entre les collègues et avec les contacts externes, y compris journal des chats ;
  • Gestion de présence : la synchronisation d’agenda automatique et Team-Panel permettent de toujours savoir quel collègue joindre ;
  • Mobile App avec accès aux contacts, aux réunions et aux chats conformément à la loi sur la protection des données ;
  • Pérennité des investissements : solution compatible avec de nombreuses installations téléphoniques, quelle que soit leur marque.
Telefonieren ohne Telefon – mit Softphone
 
Datenschutzkonform kommunizieren mit XPhone

Communiquer avec XPhone conformément à la loi sur la protection des données

  • Les contacts sont reliés conformément à la loi sur la protection de données et disponibles en tout lieu ;
  • Les données sont exclusivement sauvegardées sur le serveur interne (On-Premises) ;
  • Affichage des données pertinentes (référence client, délai de paiement ou commandes en cours) dans le Dashboard conformément à la loi sur la protection des données ;
  • Utilisation sur portable : aucune donnée n’étant sauvegardée sur le smartphone, les contacts sont donc protégés contre le vol et l’accès par des applications avides de données, telles que WhatsApp etc. ;
  • Utilisation du téléphone fixe ou du smartphone privé au bureau à domicile sans avoir à révéler son numéro ;
  • Gestion de présence avec synchronisation d’agenda automatique : chacun peut définir lesquelles de ses données seront consultées par ses collègues.
 
 
 

Liste pour la communication dédiée au télétravail

Une fois de plus, les entreprises, appelées à créer des postes de travail mobiles, doivent relever de grands défis : outre la protection des données et l’utilisation des serveurs, l’équipement technique des employés soulève des interrogations. Les solutions de communications unifiées sont essentielles pour permettre aux employés de bien travailler et de conserver la cohésion d’équipe à distance. La solution UC XPhone Connect proposée par C4B réunit la téléphonie informatique, le softphone, le chat, les réunions, le partage d’écran, la gestion de présence et l’exploitation d’une hotline. XPhone a permis à de nombreuses administrations et entreprises de proposer rapidement en toute sécurité à leurs employés le télétravail dès le début de la crise sanitaire. Afin que votre projet de télétravail aboutisse lui aussi, vous trouverez ci-dessous une liste exhaustive qui répond à toutes vos questions.

 
 

Quelle connexion Internet me faut-il ?

Selon les compétences des employés, les débits conseillés sont de l’ordre de 50 Mb/s (téléchargement) et de 10 Mb/s (transfert). Ces vitesses garantissent le bon fonctionnement de la téléphonie via Internet, de la messagerie vocale et du partage d’écran. Notamment pour ce dernier, la vitesse de transfert ne doit pas être trop faible, 1 Mb/s est insuffisant.

Comment accéder également à tous mes contacts depuis chez moi conformément à la loi sur la protection des données ?

Les coordonnées sont la pièce maîtresse de toute communication. Un accès aisé fait gagner chaque jour du temps et de l’énergie. XPhone propose un service Directory qui fournit les contacts à partir de différentes sources de données, telles que par ex. Outlook, système ERP ou CRM, et via recherche par texte libre.

Contrairement aux services cloud courants, les données sont exclusivement sauvegardées sur votre propre serveur. Où qu’ils soient, vos employés ont ainsi accès aux contacts, également par ex. via App, parfaitement protégés de toute intervention de tiers.

Comment téléphoner si je suis en télétravail ?

Il suffit d’un ordinateur, d’un micro-casque et de l’Internet afin que vous puissiez gérer tous les appels et ce, en qualité audio HD. Le logiciel XPhone Connect vous permet de bénéficier de Softphone et donc de toutes les fonctions de téléphonie sans aucun appareil.

Que vous soyez au bureau, à la maison ou à l’hôtel, on peut vous joindre à votre numéro d’accès direct. Et même votre correspondant ne voit que le numéro de votre bureau. Si vos employés devaient se partager à l’avenir un poste de travail parce qu’ils viennent par exemple au bureau chacun leur tour, le softphone leur permet d’être toujours joignable à leur numéro de bureau personnel.

Vous pouvez utiliser XPhone Connect Softphone avec presque tous les terminaux. Vous trouverez ici un récapitulatif des micro-casques compatibles : Micro-casques validés

Me faut-il un micro-casque pour le télétravail ?

Durant la crise sanitaire, les micro-casques étaient souvent en rupture de stock. Grâce à XPhone Connect, vous pouvez continuer à travailler même sans micro-casque. Car AnyDevice vous permet d’utiliser votre téléphone fixe ou portable privé, c’est-à-dire votre appareil préféré et ce, sans avoir à révéler votre numéro privé et sans frais.

Le numéro de votre bureau est toujours affiché sur le téléphone de votre correspondant (fonction One Number) et les coûts de la communication sont automatiquement facturés à l’entreprise.

AnyDevice permet ainsi d’installer un bureau à domicile, rapidement et à moindres frais, sans investissement supplémentaire dans une infrastructure coûteuse.

Comment exploiter une hotline ?

Aujourd’hui, il est presque d’usage courant que les employés téléphonent et travaillent depuis chez eux. La gestion décentralisée de hotlines complexes et de raccordement collectifs relève quant à elle plutôt de l’exploit. Mais c’est possible grâce à l’outil XPhone TeamDesk. Cette caractéristique XPhone vous permet de créer des équipes sur plusieurs sites, quel que soit le PBX : créez autant de hotlines que vous le souhaitez et définissez pour chacune d’entre elles des stratégies de distribution, des horaires d’ouverture, des valeurs seuil et des durées de post-traitement.

Comme tous les autres utilisateurs XPhone, les employés, qui gèrent une hotline, peuvent avoir recours à un softphone ou à AnyDevice afin de pouvoir travailler en tout lieu. Grâce à TeamDesk, la ville de Deggendorf a pu proposer à tous ses employés le télétravail bien que 90 % des appels par jour arrivent via des raccordements collectifs. Lire ici l’article complet : Avec XPhone contre la Covid-19

Comment savoir si mes collègues sont au bureau ?

Notamment au bureau à domicile, il est important de communiquer les présences et les absences, une fonction que propose la Gestion de présence de XPhone Connect. Que vous souhaitiez transférer l’appel d’un client ou que vous ayez besoin de l’avis d’un collègue : la gestion de présence bien structurée vous permet de savoir immédiatement lequel de vos collègues est disponible, qui est en réunion, qui téléphone ou qui a activé le transfert d’appel. Grâce à la synchronisation d’agenda automatique, le statut de chacun est toujours actuel. Vous pouvez également corriger le vôtre manuellement ou via Mobile App si vous êtes en déplacement.

Dans un Team-Panel dédié, vous pouvez regrouper aisément tous les collègues avec qui vous travaillez fréquemment. Il vous suffit ainsi de le consulter pour savoir s’il est préférable d’appeler ou d’envoyer un chat ou un courriel. Si vous souhaitez avoir l’avis d’un collègue absent, vous pouvez activer la fonction « Info quand joignable ». Vous serez alors informé(e) dès qu’il sera disponible.

Comment bien travailler en équipe à distance ?

Que l’on cherche un fichier, que l’on ait des problèmes avec l’ordinateur ou un logiciel, un collègue est souvent là pour résoudre ces petits problèmes quotidiens au bureau. Ce n’est hélas plus le cas si les employés sont dispersés aux quatre coins du pays. Toutefois, des outils également utiles à la coopération virtuelle sont proposés afin de renforcer le travail d’équipe et de favoriser l’entraide. Le Chat, que chaque équipe devrait ouvrir le matin pour discuter de sujets d’ordre général ou tout simplement saluer, est également très important. Les caractéristiques, telles que le Partage d’écran, évitent de se déplacer pour aider son collègue. La Fonction Réunion permet à l’équipe de se consulter pour mettre au point un projet commun.

Nous utilisons Microsoft Teams pour les visioconférences. Est-ce compatible avec XPhone ?

Dans le cadre de la crise sanitaire, nombreuses ont été les entreprises à installer Microsoft Teams pour permettre à leurs employés d’avoir recours à la visioconférence. Le problème : tandis que la fonction Teams est utilisée pour les échanges internes et les visioconférences, la téléphonie dans le réseau public reste généralement à l’écart pour des raisons de coûts. Il arrivait donc souvent que le téléphone sonne pendant une réunion importante.

XPhone propose la solution : une fonction de synchronisation de téléphonie et de présence bidirectionnelle avec Microsoft Teams epermet aux deux clients de reconnaître ce que fait l’autre. Les appels entrants sont donc redirigés automatiquement vers la messagerie vocale ou vers un autre collègue pendant une réunion Teams et, vice-versa, aucun appel Teams ne vient déranger un employé qui téléphone via XPhone.

 
 

Découvrir XPhone Connect

Pour de plus amples renseignements
consultez notre brochure XPhone Connect.

Démonstration en direct gratuite

Dans notre webcast en direct, nous présentons
un aperçu à 360° de XPhone Connect.

 
 
 
Gestion fiable de la hotline

« La hotline fonctionne parfaitement. Analytics nous
permet de savoir exactement à quel moment le
 nombre d’appels est particulièrement élevé. »

PETER FRIMMEL | LANDRATSAMT TRAUNSTEIN

Avec XPhone contre Covid-19

« Pour nous, la pandémie entraîne une surcharge de travail.
Rien n’aurait fonctionné sans la possibilité de gérer
les raccordements collectifs depuis la maison. »

THOMAS SEIDL | VILLE DE DEGGENDORF

 
 
Gestion fiable de la hotline

« La hotline fonctionne parfaitement. Analytics nous
permet de savoir exactement à quel moment le
 nombre d’appels est particulièrement élevé. »

PETER FRIMMEL | LANDRATSAMT TRAUNSTEIN

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Avec XPhone contre Covid-19

« Pour nous, la pandémie entraîne une surcharge de travail.
Rien n’aurait fonctionné sans la possibilité de gérer
les raccordements collectifs depuis la maison. »

THOMAS SEIDL | VILLE DE DEGGENDORF

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Nos outils pour votre bureau à domicile

Téléphonie
 
 

TÉLÉPHONIE

 
 

Avec XPhone Connect, téléphoner est un jeu d’enfants : que vous souhaitiez téléphoner, décrocher, transférer ou commuter un appel, un seul clic suffit.

En savoir plus sur CTI

Softphone
 
 

Softphone

 
 

Avec Softphone, il vous suffit d’un ordinateur, de l’Internet et d’un micro-casque pour pouvoir utiliser votre solution UC où que vous soyez − sans aucun téléphone matériel.

En savoir plus sur le Softphone

AnyDevice
 
 

AnyDevice

 
 

En télétravail ou à l’hôtel : AnyDevice vous permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités CTI, quel que soit votre modèle de téléphone fixe ou portable.

En savoir plus sur AnyDevice

Mobile App
 
 

Mobile App

 
 

L'application mobile native pour iOS et Android vous permet de communiquer aussi facilement que si vous étiez au bureau et vous avez toujours toutes vos coordonnées à portée de main.

En savoir plus sur l'application mobile

 
 
 
 
 
Conférence
 
 

SERVEUR DE CONFÉRENCE

 
 

Organisez des conférences en un seul clic dans votre agenda Outlook ou Notes. La conférence est gérée directement via XPhone Connect Client.

En savoir plus sur le serveur de conférences

Partage d'écran
 
 

PARTAGE D’ÉCRAN

 
 

Une photo en dit souvent plus. Le partage d’écran facilite plus que jamais la coordination avec les collègues, le cas échéant, y compris conférence téléphonique ou messagerie instantanée.

En savoir plus sur le partage d’écran

Réunion en ligne
 
 

RÉUNION EN LIGNE

 
 

Grâce à la réunion en ligne, vous pouvez partager votre écran également avec des contacts externes. Vos invités ouvrent la conférence simplement dans leur navigateur, sans plugin.

En savoir plus sur la réunion en ligne

Chat
 
 

MESSAGERIE INSTANTANÉE

 
 

Discutez en groupe de chat avec votre équipe, rapidement et facilement, et poursuivez votre chat via Mobile App si vous êtes en déplacement.

En savoir plus sur le chat

 
 
 
Contacts
 
 

CONTACTS

 
 

ERP, CRM, Outlook ou annuaire téléphonique : XPhone vous permet d’avoir toutes vos coordonnées via la recherche par texte libre, même sur votre portable.

En savoir plus sur l'intégration des coordonnées

TeamDesk
 
 

TEAMDESK

 
 

TeamDesk vous garantit que les appels entrants sont affectés à une équipe. Votre avantage : efficacité maximale & service optimal.

En savoir plus sur TeamDesk

Gestion de Présence
 
 

GESTION DE PRÉSENCE

 
 

Dans le Client, Outlook & Notes ou dans Mobile App : grâce à la synchronisation d’agenda automatique, vous savez immédiatement quel collègue joindre.

En savoir plus sur la gestion de présence

Team-Panel
 
 

TEAM-PANEL

 
 

Bonne vue d’ensemble : le Team-Panel vous permet de connaître exactement la présence et la disponibilité de tous les collègues et de transférer de manière ciblée les appelants encore plus vite.

En savoir plus sur le Team-Panel

 
 
 
 
 

Best Practice : la clé du succès du travail mobile


Le Landratsamt Traunstein propose proximité et télétravail

C’est avec le plus grand soin que le Landratsamt Traunstein a choisi une nouvelle solution de communication. Il voulait être paré pour l’avenir et créer une base pour des postes de travail modernes. Avec la Covid-19, cet investissement est vite devenu un outil précieux pour faire face à la pandémie.

À l’annonce du confinement, la première question posée au service informatique a été « Les collègues peuvent-ils travailler depuis chez eux ? », une question à laquelle Peter Frimmel et ses collègues ont pu facilement répondre : « Oui ! »

La garantie de la communication était le thème le plus urgent. « En tant que Landratsamt, notre volume d’appels est toujours très haut », rapporte M. Frimmel. « Mais en période de crise, l’administration est particulièrement sollicitée, il faut être à l’écoute des citoyens. » Le service informatique n’a eu besoin que d’un weekend pour transférer toute la communication de l’administration à softphone.

Lire ici l’article complet

 
 
Bürgernähe trotz Homeoffice mit XPhone in Traunstein
« Notre volume d’appels est toujours très haut. « Mais en période de crise, l’administration est particulièrement sollicitée, il faut être à l’écoute des citoyens. »

Peter Frimmel
Landratsamt Traunstein

 
 
 
 
 
Hotline-Management mit XPhone in Deggendorf
« Et que leur correspondant soit au bureau ou non, pour les citoyens, cela ne fait aucune différence ».


Thomas Seidl
Ville de Deggendorf


Exploiter une hotline avec XPhone, à Deggendorf

La ville de Deggendorf a une méthode imparable contre la crise sanitaire : XPhone Connect. Cette solution de communication a permis d’organiser et de coordonner de manière centralisée le click and collect pour les commerçants locaux et de proposer le télétravail à une grande partie des employés.

Depuis la première vague, la quasi-totalité de l’administration était certes équipée de softphones et de micro-casques mais il était toujours impossible d’envoyer plus de 30 employés en télétravail. En effet, environ 90 % des appels arrivant via des raccordements collectifs, les employés devaient venir au bureau.

La gestion hotline résout ce problème : où qu’ils soient, les employés peuvent se connecter aux hotlines et prendre les appels de sorte que le service informatique a pu aménager toute l’administration et tous les bureaux non ouverts au public pour le télétravail.

Lire ici l’article complet

 
 
 

C4B @Home

 
 
C4B Mitarbeiter im Homeoffice
C4B Mitarbeiter im Homeoffice
 
 

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