Être là pour le citoyen au bureau principal

Lorsque le verrouillage devient apparent, la première question à l'IT : "Pouvons-nous envoyer nos collègues au bureau principal ?" Une question que Peter Frimmel et ses collègues du département informatique peuvent répondre rapidement : "Oui, nous pouvons le faire." 

L'équipe informatique du bureau de district de Traunstein a déjà acquis beaucoup d'expérience avec les bureaux à domicile dans le passé. Mais en raison de la crise de Corona, le thème du "bureau à domicile" prend soudain une toute nouvelle dimension Dimensions : De nombreux processus ont dû être convertis dans un délai très court sera.

Contexte : En raison de la réglementation sur la distance, chaque bureau n'était autorisé un employé de plus. Cela n'était possible que si un tiers de la au siège de l'entreprise. Pour l'informatique, cela signifie non seulement que chaque jour, environ 200 employés travaillent à leur bureau à domicile. Depuis que le les employés se relaient, environ 600 emplois doivent être créés d'un seul coup "home office fit".

Le fait que le bureau utilise déjà la technologie numérique une condition importante est déjà remplie. Le plus urgent Il s'agit maintenant de sécuriser la communication : "En tant que bureau de district, notre La charge téléphonique est toujours supérieure à la moyenne", rapporte Frimmel. "Mais En temps de crise, l'administration est particulièrement à l'écoute du public et pour les citoyens". En un seul week-end, le département informatique toute la communication de l'administration au softphone.

"L'avantage du softphone est clair : chaque employé est indépendant toujours joignable sous son extension depuis son lieu de travail", explique Frimmel. De cette façon, les citoyens ne remarquent aucune différence entre leur appel au bureau et bureau à domicile. "Grâce aux softphones, un casque de bureau à domicile et PC pour téléphoner. Et au bureau également, les collègues peuvent pratiquement Mettez le bureau que vous voulez", dit Frimmel. "Cela nous donne le nécessaire Flexibilité pour respecter les règles de distance".

Flexibilité grâce au softphone

En fait, la flexibilité était également l'objectif, c'est pourquoi Frimmel, à l'origine pour lequel le softphone l'avait rendu fort. Dans la sélection d'une nouvelle solution de communication, le bureau de district a décidé d'utiliser le Logiciel de communication XPhone Connect "Pour nous, deux points étaient Le facteur décisif : le softphone extrêmement flexible dont XPhone dispose à bord. Et que le fabricant C4B est originaire de la région", souligne Frimmel. "Le direct Un lien avec le fabricant est un grand avantage pour nous : beaucoup de nos exigences ont été directement mis en œuvre".

Le softphone était destiné à être utilisé pour les "avant-postes" de au bureau de l'administrateur du district : Grâce au softphone, même les collègues qui ont 40 km à la frontière du comté, avec le même code régional. À l'adresse suivante : d'autres, les bureaux du bureau de district sont actuellement répartis sur plusieurs bâtiments. Y a-t-il plusieurs employés qui, par exemple, travaillent à temps partiel ou travailler régulièrement dans un bureau à domicile, un bureau, peut être réduire les coûts de manière significative à l'avenir.

Une stratégie qui porte aujourd'hui ses fruits bien plus rapidement que prévu. Grâce à XPhone, Peter Frimmel peut fournir un softphone à tous les employés et ce, sans toucher à un seul ordinateur de poste de travail pour doit. "Le client XPhone a déjà été installé sur presque installé", dit Frimmel. "Nous n'avons eu qu'à interface d'administration pour activer l'autorisation".

Après une phase de test d'une semaine, le bureau du district de Traunstein se lancera dans l'opération en direct. Et à l'époque de Corona, cela apporte une toute nouvelle des défis avec eux-mêmes. "Pendant ce temps, au ministère de la Santé. d'autres facultés et d'étudiants en médecine pour soutenir la le suivi des infections à corona", a déclaré Frimmel. Grâce à de l'option "AnyDevice Only", les utilisateurs de XPhone n'ont pas besoin d'une ligne CTI : De cette façon mettre en place les employés supplémentaires sans aucun matériel téléphonique et ils peuvent commencer tout de suite.

Gestion de la présence : les collègues toujours en vue

Mais il n'est pas seulement crucial que la téléphonie fonctionne. Par le biais de la nouvelle situation de travail, la gestion des présences remplace le coup d'œil rapide dans le Bureau voisin : par exemple, dans le panel d'équipe, les employés peuvent voir si un est actuellement en rendez-vous ou au téléphone. "Quand j'ai montré aux collègues qu'ils peuvent être informés automatiquement via un popup si un est à nouveau disponible, ils étaient très enthousiastes", se réjouit un Frimmel.

Une autre caractéristique qui rend possible le travail d'équipe malgré la séparation spatiale est le partage d'écran. En un seul clic partager votre propre écran et, si nécessaire, le contrôle de la souris et du clavier remis. Une fonction que l'équipe informatique a utilisée jusqu'à présent pour le service d'assistance et qui contribue désormais au fait que les collègues qui ne partagent plus un bureau peuvent avoir un regard commun sur l'écran. Voir aussi La fonction de chat est utile pour une coordination rapide au sein de l'équipe.

Bien sûr, on espère aussi à Traunstein une Retour au mode de travail "normal". Mais grâce aux fichiers numériques et à un solution de communication moderne, les employés du bureau de l'administration du district peuvent également Être là pour le citoyen en temps de crise.