XPhone Unified Communications
Nachfolgend finden Sie alle Informationen zu XPhone Unified Communications, dem Vorgänger-Modell von XPhone Connect.
Sie setzen bereits XPhone Unified Communications ein? Dann nutzen Sie jetzt unsere Upgrade-Aktion:
Bis zum 30.09.2017 schenken wir allen Bestandskunden, die auf XPhone Connect hochrüsten, 12 Monate Software-Aktualisierung!
Einen kurzen Überblick über die wichtigsten neuen Features von XPhone Connect finden Sie hier: "Warum hochrüsten?".
Computer Telefonie
Mit XPhone Unified Communications können Sie Telefonate direkt aus Microsoft Outlook und IBM Notes, aus ERP- und CRM-Anwendungen starten. Und Ihre Anrufer werden nicht nur beim ersten Klingeln identifiziert, sondern direkt mit allen relevanten Daten aus den angeschlossenen Anwendungen angezeigt.
CTI-Client für Windows
Mit dem XPhone Client haben Sie Zugriff auf alle Kontaktdaten. Egal, ob diese in Ihrem persönlichem Adressbuch, im CRM- oder ERP-System gespeichert sind. Sie können direkt per Mausklick telefonieren. Das Büro- oder Mobiltelefon baut sofort die Verbindung auf. Genauso bequem können Anrufe entgegengenommen, verbunden oder Konferenzen aufgebaut werden. Anrufer werden beim 1. Klingeln identifiziert und ein Pop-up liefert Ihnen alle wichtigen Informationen zum Anrufer. Anrufer-Daten lassen sich automatisch oder manuell an andere Applikationen (z.B. CRM, ERP, Helpdesk) übergeben.
Web-Client für Mac & Linux
Neben dem CTI-Client für Windows steht jedem XPhone-Anwender der XPhone CTI Web-Client zur Verfügung, mit dem Sie über den Webbrowser umfangreiche Telefonie-Funktionen nutzen können. So werden auch Mitarbeiter im Homeoffice, Mac- und Linux-Rechner oder auch PCs, auf denen keine Anwendungen installiert werden können bzw. dürfen, ganz einfach in die Kommunikationsinfrastruktur des Unternehmens eingebunden werden. Auch mit dem XPhone CTI Web-Client können Sie auf sämtliche Kontaktdaten des Unternehmens zugreifen.
CTI für Microsoft Office
XPhone integriert sich nahtlos in Microsoft Office. Sie haben Zugriff auf sämtliche Kontaktdaten im Unternehmen. Mit nur einem Klick können Sie telefonieren, SMS oder Faxe verschicken. Eingehende Faxe und Sprachnachrichten werden Ihnen per E-Mail zugestellt. Mit Microsoft Office 2010 sehen sie sogar den Präsenzstatus Ihrer Kollegen und können direkt Chat-Nachrichten verschicken. Die Termine in Ihrem Outlock Kalender steuern automatisch Ihren Präsenzstatus und ihre telefonische Erreichbarkeit.
CTI für IBM Notes
XPhone lässt sich ebenso nahtlos in die Benutzeroberfläche von IBM Notes integrieren. Auch hier stehen Ihnen leistungsfähige Kommunikationsfunktionen zur Verfügung. Mit nur einem Klick telefonieren Sie direkt aus der Notes-Oberfläche oder verschicken ein Fax oder eine SMS. Eingehende Faxe und Sprachnachrichten werden Ihnen ebenfalls per E-Mail zugestellt. Termine, die Sie in Ihrem Notes-Kalender hinterlegt haben, steuern Ihren Präsenzstatus und damit Ihre telefonische Erreichbarkeit.
CTI für Tobit David
Mit XPhone Unified Communications erweitern Sie Tobit David.fx Pro und Tobit David.zehn! um umfangreiche Kommunikationsfunktionen. Per Mausklick wählen Sie direkt aus Ihrer David-Benutzeroberfläche und steuern so Ihr Bürotelefon. Bei eingehenden Anrufen können Sie sich die David-Kontaktmaske anzeigen lassen und haben alle Informationen zum Anrufer direkt auf dem Bildschirm. Eingehende Faxe und Sprachnachrichten werden Ihnen auch bei Tobit David per E-Mail zugestellt.
CTI für Novell GroupWise
Wählen war gestern: Mit XPhone starten Sie Anrufe direkt aus Ihren GroupWise-Kontakten - und das mit nur einem Mausklick. Mehr Komfort und Überblick gewinnen Sie auch auf allen anderen Kommunikationskanälen: Dank Unified Messaging empfangen Sie Faxe und Voicemails einfach via Mail. Und nicht zuletzt: Anrufer, die in Ihren GroupWise-Kontakten hinterlegt sind, werden schon beim ersten Klingeln identifiziert - und mit allen Informationen im XPhone-Client angezeigt.
XPhone Unified Communications erweitert Ihre Anwendungen und branchenspezifischen IT-Lösungen um Telefoniefunktionen. Das heißt: Sie telefonieren künftig direkt aus Ihrer Kundendatenbank (z.B. Microsoft Dynamics CRM), Ihrem Warenwirtschaftssystem (z.B. Microsoft Dynamics NAV), dem Helpdesk-System oder anderen Anwendungen.
CTI für CRM-Systeme
Ihr Kunde ruft an. XPhone Unified Communications sorgt dafür, dass sich automatisch das CRM-System (z.B. Microsoft Dynamics CRM) öffnet und Ihnen alle wichtigen Informationen zum Anrufer anzeigt. So können Sie direkt auf das Anliegen Ihres Kunden eingehen zu können. Mit XPhone UC klicken Sie einfach in Ihrem CRM-System die Telefonnummer Ihres Kunden oder Geschäftspartner an und schon wählt Ihr Telefon die Rufnummer.
CTI für ERP-Systeme
Auch ERP-Systeme lassen sich mit XPhone Unified Communications um Telefoniefunktionen erweitern, um die Kommunikation effektiv in die Arbeitsabläufe einzubinden. Sie können so z.B. direkt aus der Benutzeroberfläche Ihrer ERP-Software telefonieren. Anrufer werden auf Basis Ihrer ERP-Daten identifiziert. Direkt bei Anrufeingang lassen sich Eingabemasken öffnen, die bereits alle Daten des Anrufers enthalten.
Für Ihren Web-Browser
Ein XPhone Browser-Plugin integriert CTI-Funktionen in nahezu alle Webseiten und webbasierten Anwendungen - ganz von selbst. Telefonate können Sie so einfach per Mausklick (Click 2 Dial bzw. Click 2 Call) aus Ihrem Browser heraus starten.
Hotkey-Steuerung
Per Hotkey-Wahl telefonieren Sie aus praktisch jeder Anwendung. Markieren Sie die Rufnummer und drücken Sie dann die entsprechende Tastenkombination (z.B. ALT+F12), um einen Anruf zu starten. Damit lässt sich XPhone UC in praktisch alle Fremdsysteme integrieren. Alle gängigen Rufnummern-Formate werden unterstützt, so dass Sie sich über die Schreibweise der Telefonnummer keine Gedanken machen müssen.
Mobile Kommunikation
Mit XPhone Unified Communications stehen Ihnen zwei Lösungen zur Integration mobiler Mitarbeiter zur Verfügung. Zum einen kann jeder XPhone-User kostenfrei den XPhone UC Web-Client nutzen. Darüber hinaus bietet C4B mit XPhone Mobile Control eine lizenzpflichtige Version an, die Ihren mobilen Mitarbeitern eine erweiterte CTI-Integration und einen noch größeren Funktionsumfang bietet.
XPhone UC Web ist eine plattformunabhängig Lösung zur Einbindung mobiler Mitarbeiter. Sie funktioniert mit allen Handy-Betriebssystemen (u.a. Android, iOS, BlackBerry und Windows Phone). Über eine webbasierte Benutzeroberfläche, die speziell für mobile Endgeräte optimiert ist, ermöglicht XPhonedie Integration von praktisch jedem beliebigen Handy in die Kommunikationsumgebung von Unternehmen. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein Mobiltelefon mit Internetzugang und Webbrowser. Auf dem Mobiltelefon wird keine zusätzliche Software installiert. Die Lösung ist von einer nativen App praktisch nicht zu unterscheiden und steht jedem CTI-User kostenfrei zu Verfügung.
Mit XPhone UC Web haben Sie Zugriff auf unternehmensweite oder persönliche Adressen und Kundeninformationen. Mit der One Number-Funktion können Sie mit dem Handy über die Telefonanlage des Unternehmens telefonieren, so dass nur die Büronummer übermittelt wird. Sie sehen den Gesprächs- und Präsenzstatus Ihrer Kollegen und können die eigene Erreichbarkeit steuern.
- One Number-Funktion
- Wahl von Nebenstellen/Durchwahlen
- Callback: Mit der Callback Funktion werden Sie mit dem gewünschten Gesprächspartner verbunden, indem Sie einen Rückruf von Ihrer Unternehmenstelefonanlage erhalten. Dabei fallen keine Gesprächskosten am Handy an. Perfekt für Handygespräche im Ausland oder zur Einbindung privater Mobiltelefone.
- Präsenzmanagement & Erreichbarkeit steuern
- Rufumleitungen ein- und ausschalten
- Zugriff auf Unternehmensadressbuch
- Anrufjournal
XPhone Mobile Control ist eine Lösung zur Computer Telefonie Integration (CTI) für Android und BlackBerry. Sie ermöglicht die nahtlose Einbindung von mobilen Mitarbeitern in die Kommunikation. Mobile Mitarbeiter haben so auch unterwegs Zugriff auf alle unternehmensweiten oder persönlichen Adressdaten, ohne dass die Daten lokal auf dem Handy gespeichert sind. Mit dem One-Number-Service können Sie mit dem Handy über die Telefonanlage des Unternehmens telefonieren, so dass nur die Büronummer übermittelt wird. Sie sehen den Gesprächs- und Präsenzstatus von Kollegen, können Ihre eigene Erreichbarkeit steuern und auf ein lückenloses Anrufjournal zugreifen.
Bitte beachten Sie: Die XPhone Mobile Control Apps funktionieren nur in Verbindung mit dem XPhone Unified Communications Server bzw. dem Octopus Desk UC Server der Deutschen Telekom. Mobile Control ist separat zu lizenzieren.
- CTI Steuerung für Android & BlackBerry
- One-Number-Service
- Wahl von Nebenstellen/Durchwahlen
- Anrufer-Identifizierung
- Präsenzmanagement und Erreichbarkeit steuern
- Rumumleitungen ein- und ausschalten
- Integriertes Batteriemanagement
- Synchrones Anrufjournal
- Integriertes Mobile Device Management
Integrierter Fax-Server
XPhone Unified Communications enthält eine leistungsstarke und leicht zu bedienende Faxserver-Lösung: So können Sie Faxe direkt am Computer (PC oder Mac) ebenso wie mit Ihrem Smartphone empfangen und versenden.
Microsoft Outlook & IBM Notes
XPhone Unified Communications integriert sich nahtlos in die Microsoft Outlook oder IBM Notes Oberfläche. Mit nur einem Klick können Sie auch hier Faxe senden (Mail2Fax). Eingehende Faxe werden Ihnen per E-Mail (Fax2Mail) zugestellt.
XPhone UC Client
Sie können Faxnachrichten auch direkt aus dem XPhone UC Client einfach und unkompliziert verschicken und empfangen. Dank dem XPhone Faxeditor mit Live-Vorschau sind Faxe ganz schnell und einfach erstellt und verschickt.
Sonstige Windows-Anwendungen
Sie können praktisch aus jeder Windows-Anwendung Faxe verschicken. Egal,
ob aus Ihrer Kundendatenbank (CRM), dem Warenwirtschaftssystem (ERP)
oder Ihrer Buchhaltungssoftware: Sie können den Faxversand in nahezu
alle Geschäftsabläufe einbinden.
Aus Outlook & Notes faxen |
Mit XPhone UC steht Ihnen eine komfortable Live-Vorschaufunktion zur Verfügung: auch für Microsoft Outlook und IBM Notes. Sie sehen das Fax im Vorschaufenster genau so, wie der Empfänger es erhalten wird. |
Aus Microsoft Word faxen |
Auch aus Microsoft Word verschicken Sie ganz einfach Faxe. Über das XPhone-Plugin wählen Sie den Empfänger aus, tragen einen Betreff ein und versenden das Word-Dokument per Fax. |
Personalisierte Serienfaxe |
Auch personalisierte Serienfaxe, z. B. für Werbeaussendungen, lassen sich über die Serienbrief-Funktion direkt aus Microsoft Word verschicken. Neben der Personalisierung geben Sie an, zu welchem Zeitpunkt und ob der Versand mit oder ohne Deckblatt erfolgen soll. Ein entsprechendes Serienfax-Makro für Word ist standardmäßig enthalten. |
Mobiler Fax-Empfang |
XPhone UC ermöglicht Ihnen sogar den Faxversand und -empfang an Ihrem Mobiltelefon. Wenn Sie ein Fax von Ihrem Mobiltelefon senden wollen, öffnen Sie einfach Ihr E-Mail Programm und geben Sie die gewünschte Faxnummer (z.B. 089840798100@fax.meine-firma.de), die Betreffzeile sowie Ihre Nachricht ein und schicken diese ab. Eingehende Faxe erhalten Sie ganz einfach per E-Mail. |
Zeitgesteuerter Fax-Versand |
Für jedes Fax können Sie auswählen, wann der Versand erfolgen soll. Entweder startet der Versand sofort oder zum festgelegten Zeitpunkt. Auch ein priorisierter Faxversand ist möglich. Damit haben eilige Auftragsbestätigungen immer Vorfahrt vor den Werbeaussendungen. Mit der Definition von festen Zeitfenstern kann der Faxversand auch zu günstigen Zeiten (Spartarife, niedrigere Auslastung) gestartet werden. |
Sendebestätigung |
Nach der Zustellung jeder Faxnachricht bekommen Sie eine Bestätigung per E-Mail. Je nach Einstellung auch mit angehängtem Faxdokument. |
Individuelle Fax-Vorlagen |
XPhone Unified Communications wird bereits mit fertigen und sofort einsetzbaren Faxv-V0rlagen - mit oder ohne Deckblatt - ausgeliefert. Diese können Sie jederzeit individuell an Ihr Unternehmensdesign und Ihre Anforderungen anpassen. Die Vorlagen sind im RTF Format und können mit dem XPhone Deckblatt Editor ganz leicht erstellt werden. |
Fax2Print |
Wenn Faxe doch einmal ausgedruckt werden müssen, können Sie diese direkt an einen Drucker schicken, der alle eingehenden Faxnachrichten sofort ausdruckt. |
Fax Annotations |
Der XPhone Fax-Editor erlaubt es Ihnen, Faxe zu kommentieren, mit Stempeln zu versehen und Textpassagen zu markieren. Die Stempel und Kommentare lassen sich individuell durch den Anwender erstellen und verändern. |
Faxdruckertreiber |
XPhone UC erkennt spezielle Steuerzeichen im Faxdokument und liest automatisch Empfängername und Faxnummer aus. |
Wahlwiederholung |
Kann eine Faxnachricht einmal nicht versendet werden (Empfänger z.B. besetzt), wird der Verbindungsaufbau in regelmäßigen Zeitabständen so oft automatisch wiederholt, wie Sie es festgelegt haben. |
Faxabruf |
Diese Funktion stellt Dokumente rund um die Uhr zum Abruf per Fax bereit. Der Empfänger wählt dazu eine dafür definierte Faxnummer Ihres Unternehmens und erhält daraufhin die Dokumente zugefaxt. So können Sie Ihren Kunden oder Partnern regelmäßig neue Angebote unterbreiten oder Informationen bereitstellen, ohne unerwünschte Fax-Werbesendungen verschicken zu müssen. |
Absender-Identifizierung |
XPhone Unified Communications greift auf alle angebundenen Datenbanken (z.B. CRM- oder ERP System, Microsoft Outlook, IBM Notes usw.) zu, ermittelt anhand der übertragenen Faxnummer automatisch den Absender und stellt die Informationen bereit. |
Fax-Empfang & Archivierung |
Empfangene Faxnachrichten werden als TIF- oder PDF-Datei in Ihrem XPhone UC Commander bereitgestellt oder per E-Mail-Anhang versandt. So wie es für Sie am bequemsten ist. Faxnachrichten können getrennt nach Eingang bzw. Ausgang in den Formaten TIF oder PDF archiviert werden. Eine strukturierte Archivierung im Filesystem ermöglicht z. B. die Übernahme in Dokumentenmanagement-Systeme. |
Anwendungsintegration |
XPhone UC ermöglicht eine Server-Server-Kommunikation - z.B. um zentral Faxe aus Host-System anzunehmen und zu versenden (via SMTP/Filesystem). |
Spam-Filter |
Ein Spam-Filter schützt Sie vor unerwünschten Faxsendungen (z.B. Werbung). Unerwünschte Faxe können an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet (z.B. Spam-Box) oder ganz abgewiesen werden. Eine Filterung ist nach Stationskennung (CSID) und Senderrufnummern möglich. |
Intelligente Voicemail
Das intelligente Voicemail-System sorgt dafür, dass sich Ihre Kunden auch in Ihrer Abwesenheit optimal betreut fühlen. Ob Sie im Urlaub sind, ob ein Feiertag ist oder der Anrufer aus dem Ausland anruft: Das System bietet für jeden Anlass die passende Ansage. Ihre Mitarbeiter müssen sich um nichts kümmern - die Ansagen werden automatisch nach Präsenz, Zeit oder Rufnummer gesteuert.
Zeit-gesteuert
Für Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen können Sie zentrale Begrüßungen hinterlegen. Aber auch Ansagen für bestimmte Wochentage oder Tageszeiten können festgelegt werden. Selbst Betriebsferien lassen sich mit einer besonderen Begrüßung versehen, die zum gewünschten Zeitpunkt automatisch auf allen Arbeitsplätzen aktiv wird.
Präsenz-gesteuert
Der Anrufbeantworter erkennt nicht nur Ihren aktuellen Präsenzstatus - er gleicht sich auch automatisch mit Ihren Microsoft Outlook oder Notes-Kalender ab. So werden Anrufer automatisch mit der passenden Ansage begrüßt, wenn Sie gerade im Meeting oder unterwegs sind, und erfahren wenn gewünscht sogar, wann Sie wieder erreichbar sind.
Rufnummern-gesteuert
Anrufer werden anhand ihrer Rufnummer erkannt. Bei Anrufen aus dem Ausland wird die Begrüßung automatisch auf die richtige Sprache umgestellt. Auch VIP-Ansagen für Kunden mit bestimmten Rufnummern können so umgesetzt werden.
Automatische Weiterleitung
Leiten Sie Anrufer automatisch an Ihre Vertretung weiter: So stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden auch optimal betreut werden, wenn Sie im Meeting sind.
Stellen Sie Ihren Präsenzstatus auf "Nicht Stören" - und schon werden alle Anrufe zu Ihrer Voicemail oder Ihrem Vertreter weitergeleitet bzw. komplett abgewiesen.
Empfang via E-Mail
Sprachnachrichten können Sie sich als Audiodatei per E-Mail zuschicken lassen. Alle wichtigen Informationen zum Anrufer (Name, Firma, Telefonnummer) werden gleich mitgeliefert.
Die Nachrichten können Sie direkt am PC oder über ein beliebiges Telefon anhören. Bei Bedarf können Voicemails weitergeleitet oder gespeichert werden.
Benachrichtigung
Auf Wunsch können Sie sich per SMS oder auch per E-Mail über den Eingang neuer Sprachnachrichten informieren lassen. Sofern Ihr Telefon die Funktion MWI (Message Waiting Indicator) unterstützt, wird der Eingang neuer Sprachnachrichten zusätzlich an Ihrem Bürotelefon angezeigt.
Fernabfrage
Die Fernabfrage Ihrer persönlichen Voicemailbox ist mit jedem beliebigen Telefon möglich. Egal, ob Sie gerade im Büro, im Home Office oder unterwegs sind. Bei Fernabfrage können Sie sich sogar direkt mit dem Anrufer verbinden lassen.
Visual Voicemail
Über den UC Commander, Microsoft Outlook oder Lotus Notes haben Sie eine Übersicht über alle eingegangenen Sprachnachrichten. Sie sehen alle wichtigen Informationen zu den Anrufern und können selbst entscheiden, welche Nachrichten wichtig sind und welche Sie zuerst abhören.
Professionelle Ansagen - intelligent gesteuert
Die Firma stellt unternehmens- oder abteilungsweit professionelle Ansagen zur Verfügung, die den Benutzern automatisch zugeordnet werden. In Verbindung mit XPhone UC Office ist nicht einmal eine manuelle Aktivierung der Voicemail nötig - die Umleitung wird automatisch gesetzt.
Für Ihre perfekte Ansage bietet XPhone UC einen fertigen Baukasten mit Ansagen, die professionell im Tonstudio aufgezeichnet wurden. Eigene Ansagen können Sie als WAV-Dateien hochladen.
Zusätzlich können Mitarbeiter bis zu 9 persönliche Ansagetexte definieren: Diese lassen sich komfortabel über das integrierte Webfrontend aufnehmen und aktivieren.
Desktop Sharing
XPhone Unified Communications bietet Ihnen die Möglichkeit, aus der Ferne auf den Computer von Kollegen zuzugreifen und Bildschirminhalte zu teilen. Das eröffnet Ihren Mitarbeitern ganz neue Möglichkeiten der schnellen Zusammenarbeit. Reisekosten lassen sich spürbar reduzieren und schnelle Entscheidungen herbeiführen.
XPhone Unified Communications bietet jedem Windows-Anwender die Möglichkeit, auf den Computer von Kollegen zuzugreifen und Bildschirminhalte zu teilen. Die Zusammenarbeit mit Kollegen, schneller Support oder die Arbeit im Homeoffice werden so spürbar erleichtert.
Sie profitieren von:
- keine zusätzliche Softwareinstallation am Arbeitsplatz
- keine Sitzungsnummerneingabe
- keine zusätzlichen Lizenzkosten
Bildschirmfreigabe & Fernzugriff |
Mit XPhone UC können Sie Kollegen einfach per Chat einladen, auf den eigenen Monitor zu schauen bzw. via Chat die Bildschirmfreigabe anfragen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt und kann jederzeit unterbrochen werden. |
Blickrichtung wechseln & Steuerung übergeben |
Mit XPhone kann während der Bildschirmübertragung einfach per Mausklick die Blickrichtung gewechselt werden. Darüber hinaus ist es möglich, die komplette Maus- und Tastatursteuerung zu übergeben und damit einem anderen Anwender zeitweise die Bedienung des eigenen Computers zu ermöglichen. So kann z. B. die IT-Abteilung schnellen Support leisten. |
Unterstützung mehrerer Monitore |
Anwender, die mit zwei Monitoren arbeiten, können festlegen, welcher Monitor angezeigt werden soll. Der Wechsel der Monitor-Anzeige ist dabei jederzeit möglich. Damit kann die Bildschirmübertragung interaktiv gestaltet und genau festgelegt werden, welche Applikationen und Anwendungen zu sehen sind. |
Wechsel zwischen Vollbild- und Fenstermodus |
Der Empfänger der Bildschirmübertragung kann entscheiden, ob die Darstellung im Vollbild- oder im Fenstermodus erfolgt. Dies kann ebenfalls während der Übertragung jederzeit geändert werden. |
Ob Online-Meetings, interaktive Webkonferenzen oder Online-Schulungen – Instant Meeting ist die Lösung für jede Art der Online-Zusammenarbeit mit bis zu 100 externen Teilnehmern. Instant Meeting von fastviewer lässt sich ganz einfach in XPhone integrieren.
Die fastviewer-Lizenzen müssen hierzu separat erworben werden. Sind bereits Lizenzen vorhanden, können diese in XPhone integriert werden.
- Einladungen per XPhone-Chat oder E-Mail verschicken, um spontane Sitzungen zu starten
- Konferenzplaner direkt aus dem XPhone Client starten
- Sprachverbindung über Telefon oder VoIP
- Video & Chat
- Applikationsauswahl: Sie bestimmen, welche Inhalte Ihres Bildschirms übertragen werden
- Moderatorenwechsel jederzeit möglich
- Interaktives Whiteboard
- geeignet für Smartphone, Tablet, PC und Mac
- Sitzungsaufzeichnungen
Leistungsfähiges Präsenzmanagement
Welcher Ihrer Kollegen anwesend, unterwegs, im Urlaub oder einfach nur kurz nicht am Platz ist – Sie haben den Überblick. Auch dann, wenn Ihr Arbeitsplatz sich nicht am selben Standort befindet. Auch der aktuelle Gesprächsstatus Ihrer Kollegen wird Ihnen angezeigt, egal ob diese ihr Handy oder das Bürotelefon nutzen.
Das erspart Ihnen zeitraubende Anrufversuche und Ihren Kollegen unerwünschte Störungen. Alle Informationen zu Präsenz- und Erreichbarkeit stehen Ihnen auch mobil zur Verfügung.
Dabei müssen Sie sich um nichts kümmern: XPhone UC synchronisiert sich mit Ihrem Outlook- oder Notes-Kalender und aktualisiert Ihren Präsenzstatus automatisch. Das Präsenzsystem reagiert außerdem auf das Ein- und Ausschalten Ihres Rechners und erkennt, wenn Sie den PC gerade nicht nutzen. So ist Ihr Status immer aktuell und steuert gleichzeitig Ihre Anrufumleitung und die passende Voicemail-Ansage.
Welche Präsenzstatus angeboten werden, kann unternehmens- aber auch abteilungsweit entschieden werden. Ein Betriebsrat möchte zum Beispiel die Status "Krank" oder "Urlaub" nicht? In einem Autohaus sollen Stati wie "In Lackiererei" oder "In Werkstatt" genutzt werden? Mit XPhone Unified Communications können Sie Ihre Präsenzstatus frei definieren.
Instant Messaging
Sie wollen sich mit Ihrem Kollegen während einer Telefonkonferenz unbemerkt absprechen? Oder ist der Geschäftsbesuch bereits da, der Chef telefoniert aber noch? Mit Instant Messaging stimmen Sie sich unbürokratisch mit Kollegen ab, ohne sie in ihrer Tätigkeit zu unterbrechen.
Instant Messaging heißt Echtzeit-Kommunikation mit Anzeige des Präsenzstatus von Kollegen. Daher ist es besonders interessant für Firmen mit mehreren lokalen oder internationalen Standorten, wenn sich Projektteams über verschiedene Zeitzonen hinweg abstimmen müssen.
Die Gesprächspartner können immer sicher sein, dass ihre Nachricht sofort gelesen wird und dass auch praktisch in Echtzeit eine Antwort eingeht – eine schnelle Reaktion, auf die es im Geschäftsalltag ankommt. Instant Messaging ist daher die perfekte Ergänzung vorhandener Kommunikationsmittel.
Welche Mitarbeiter im Unternehmen die Chat-Funktionen nutzen dürfen, haben Sie dabei selbst in der Hand: Mit XPhone Unified Communications entscheiden Sie, welche Arbeitsmittel Sie in der Praxis unterstützten.
Automatische Anrufannahme & Vermittlung
Der erste Eindruck am Telefon ist entscheidend. XPhone UC Auto Attendant ist ein automatisches Ansage- und Vermittlungssystem, das Ihr Unternehmen nach außen mit professionellen Ansagen in hoher Audioqualität präsentiert, Ihre Telefonzentrale spürbar entlastet und gleichzeitig den Service für Ihre Anrufer verbessert.
Mit termingesteuerten Ansagen können Sie Ihre Anrufer - z.B. an regionalen Feiertagen - mit speziellen Ansagen begrüßt werden. Mit der integrierten Vermittlungsfunktion leiten Sie so beispielsweise Anrufer einer Hotline an diesen Tagen auf eine spezielle Bereitschaftsnummer um. Die Ansagen werden automatisch aktiviert - nach Zeitprofilen, die sie frei konfigurieren können.
Dank einer automatischen Auswertung der Landesrufnummer können Sie individuelle Ansagen in der gewünschten Landessprache hinterlegen. Auf Wunsch wird der Anrufer an eine von Ihnen hinterlegte Nebenstelle weitergeleitet.
- Zeit- und Rufnummerngesteuerte Ansagen
- mehrstufige, verkettete Sprachmenüs
- Interaktion mit Anrufern (z.B. "Drücken Sie die 1 für Vertrieb, 2 für Service...")
- Skalierbar: Bis zu 20 Auto Attendants nehmen Anrufe parallel entgegen.
- fertige Ansagebausteine in Studioqualität im Lieferumfang enthalten
- individuelle Ansagen als WAV-Datei hochladen oder komfortabel über einen Rekorder im Webbrowser bzw. über Telefon einspielen
- einsetzbar mit nahezu jeder ISDN- oder IP-basierten Telefonanlage
- auch als Standalone-Lösung einsetzbar
Vermittlungs- und Teamarbeitsplatz
Mit dem XPhone Team Panel steht Ihrem Unternehmen ein leistungsstarker Vermittlungsarbeitsplatz für Ihre Telefonzentrale, einzelne Abteilungen (z.B. Vertriebs- oder Service Hotline) oder für ausgewählte Mitarbeiter zur Verfügung. Das Team Panel lässt sich individuell (nach Abteilungen, Projektteams etc.) gruppieren: Jeder Mitarbeiter kann seine Kontakte so anordnen, wie es den individuellen Anforderungen entspricht.
Telefonzentrale
Das XPhone Team Panel ist das perfekte Hilfsmittel für Ihre Telefonzentrale. Schon bei der Anrufannahme sehen Ihre Mitarbeiter, ob der gewünschte Gesprächspartner verfügbar ist oder einen Termin hat. Gespräche werden einfach per Mausklick an den gewünschten Teilnehmer oder eine Vertretung weitergeleitet. Kunden und Partner werden so schon an Ihrer telefonischen Eingangstür freundlich empfangen und bedient.
Call Center
Mitarbeiter in Inbound und Outbound Call Centern profitieren neben den umfangreichen Telefoniefunktionen und der Anzeige des Präsenz- und Gesprächsstatus der Kollegen von den Möglichkeiten der ACD-Steuerung. Mit dem XPhone Team Panel sind sie so bestens gerüstet, um Ihre Arbeitsabläufe individuell organisieren zu können.
Rechtemanagement
Das XPhone Rechtemanagement erlaubt es Ihnen, für Teams und einzelne Personen verschiedene Rechte zu vergeben. Sie definieren, ob und wer Anrufdetails sehen darf, Gespräche heranholen oder weiterleiten kann, den Präsenzstatus von Kollegen oder auch Rufumleitungen für Kollegen aktivieren darf. Verschiedene Rollenprofile (z.B. Teamleiter, Teamassistenz oder Teammitglied) können an Ihre Anforderungen angepasst werden, ohne die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter oder Datenschutzregeln zu verletzen.
Präsenz- & Gesprächsstatus |
Sie sehen auf einen Blick den aktuellen Präsenz- und Gesprächsstatus Ihrer Kollegen und wissen wer anwesend, unterwegs oder kurz nicht am Platz ist. So können Sie Gespräche gezielt mit einem Mausklick übergeben - ohne, dass Anrufversuche ins Leere laufen. |
Umfangreiche Telefoniefunktionen |
Das XPhone Team Panel bietet umfangreiche Telefoniefunktionen: Anrufe können einfach per Mausklick angenommen werden. Gespräche lassen sich mit oder ohne vorherige Rückfrage weiterleiten. Sollte ein Kollege nicht am Platz sein, können Sie Gespräche mit einem Klick heranholen. |
Anrufer-Identifizierung |
Alle Anrufer werden automatisch identifiziert. In Verbindung mit dem XPhone Auto Attendant können Sie Anrufer zeit- und rufnummerngesteuert mit automatischen Ansagen in mehreren Sprachen begrüßen und mit Hilfe von Sprachdialogen (z.B. "...für Service drücken Sie bitte die 1") direkt zu den richtigen Mitarbeitern weiterleiten. |
ACD-Steuerung |
Mit Hilfe der ACD-Steuerung können sich Call Center-Mitarbeiter automatisch oder manuell in der jeweiligen Anrufgruppe (Telefon-Hotline) an- und abmelden, ihren Status auf verfügbar, nicht verfügbar bzw. auf Nachbearbeitung setzen. Der Verfügbarkeitsstatus in der Anrufgruppe ist an den Präsenzstatus und den Outlook-Kalender verknüpft: So werden Sie bei einem Termin automatisch von Ihrer Anrufgruppe abgemeldet. |
Flexible Gruppierung |
Mit XPhone haben Sie die Möglichkeit, alle Mitarbeiter über das Team Panel abzubilden - auch wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sitzen und unterschiedliche Telefonanlagen eingesetzt werden. Sie können die Gruppierungen frei gestalten - z. B. nach Standorten, Abteilungen, Projektteams oder ganz individuell. |
Individuelle Anzeige |
Das XPhone Team Panel bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, die Anzeige der Kollegen frei zu gruppieren, zu sortieren und die Anzeige ein- oder zweizeilig zu gestalten. |
Team Panel beliebig positionieren |
Das XPhone Team Panel kann beliebig am Bildschirm positioniert werden. Es lässt sich frei auf dem Monitor platzieren oder am oberen oder rechten bzw. linken Bildschirmrand verankern sowie ein- und ausblenden. |
Instant Messages, SMS, E-Mail & mehr |
Sie können direkt aus dem XPhone Team Panel Instant Messages (Chat), SMS und E-Mails verschicken, um beispielsweise einen Kollegen darüber zu informieren, dass ein Kunde einen Rückruf wünscht. |
SMS-Versand
XPhone Unified Communications integriert SMS in die Kommunikation und Arbeitsabläufe von Unternehmen und ermöglicht Ihnen, SMS direkt von ihrem Computer zu versenden. Sie können SMS an einen oder mehrere Empfänger schicken, den Versandzeitpunkt selbst bestimmen und SMS-Vorlagen nutzen.
SMS-Versand
XPhone Unified Communications integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook oder IBM Notes: Sie können direkt aus Ihrem E-Mail Programm SMS verschicken.
Auch mit dem XPhone UC Commander erstellen Sie neue SMS im Handumdrehen. Klicken Sie einfach auf den gewünschten Kontakt und tragen Sie die SMS-Nachricht ein.
Prozesse optimieren
XPhone UC gestattet Ihnen, SMS-Nachrichten aktiv in Ihre Geschäftsabläufe einzubinden. Hierzu können Sie SMS-Vorlagen nutzen - z.B. eine Vorlage für eine Rückrufbitte, Terminbestätigungen oder Anrufnotizen. Alle notwendigen Informationen werden per Mausklick in den SMS-Nachrichtentext eingefügt. Ganz einfach per Mausklick.
SMS Serviceprovider
Für den SMS-Versand und -Empfang nutzt XPhone entweder Ihr vorhandenes Mobilfunkt-Gateway oder einen oder mehrere Serviceprovider bzw. Mobilfunkbetreiber Ihrer Wahl.
Wir empfehlen den Versand über einen webbasierten SMS-Provider: Auf diesem Weg werden auch individuelle Absenderrufnummern gesetzt und es können unterschiedliche Tarifmodelle gewählt werden.
Ihre Vorteile
Individuelle Absenderkennung |
Beim SMS-Versand kann providerabhängig eine geänderte Absendernummer signalisiert werden. Geben Sie einfach Ihre Handynummer als Absender ein, wenn Sie SMS von Ihrem PC schicken, und schon bekommen Sie alle Antworten direkt auf Ihr Mobiltelefon. |
SMS-Benachrichtigungen |
Sie habe die Möglichkeit, sich automatisch per SMS über eingegangene Faxe oder Sprachnachrichten in Ihrer Voice-Mailbox informieren zu lassen. |
Sendezeitpunkt festlegen |
Bei jedem Versand können Sie festlegen, ob der Versand sofort oder zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen soll. |
SMS-Rundsendung |
Wenn Sie mehrere Kollegen oder Kunden gleichzeitig informieren möchten, können Sie einfach und schnell eine Serien-SMS verschicken. |
Versandbenachrichtigung |
XPhone UC informiert Sie per E-Mail sobald die SMS vom SMS Provider entgegengenommen wurde. |