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Erste Schritte
Sie arbeiten zum ersten Mal mit XPhone Connect? Kein Problem! Denn hier finden Sie alles rund um Themen wie Ersteinrichtung und Bedienung. So können Sie Ihren XPhone Connect Client im Nu an Ihre Bedürfnisse anpassen und das Maximum aus Ihrer Kommunikationszentrale herausholen.
Client
Aufbau des Clients
Der XPhone Connect Client ist im Messenger-Stil aufgebaut und besteht aus vier Bereichen:
- Im Kopfbereich finden Sie alles zu Ihrer
Person. Hier können Sie Ihren eigenen Präsenzstatus einstellen, und diesen ggf.
mit einer Statusnachricht im Notizfeld ergänzen. Zudem finden Sie hier die
Client-Einstellungen (Zahnrad) und Extras (Dropdown-Pfeil).
- Links finden Sie die Navigationsleiste. Hier
können Sie zwischen unterschiedlichen Ansichten (Kontakte, Journal und
Konversationen) wechseln. Je, nach Präferenz lässt sich die Navigation breit
oder schmal anzeigen.
- Rechts neben dem Navigationsbereich befindet
sich der hellgraue Inhaltsbereich. In diesem Bereich wird Ihnen je nach
Ansicht der entsprechende Inhalt angezeigt.
- Im Fußbereich bestimmen Sie Ihre
Arbeitsumgebung. Hier können Sie Anrufumleitungen setzen und Ihr präferiertes
Endgerät definieren. Im rechten, unteren Eck können Sie zudem die Fenstergröße
des Clients verändern.
Client Kontaktansicht schmal
Client Kontaktansicht breit
Präsenz
Präsenz-Management
Über Ihren Präsenzstatus signalisieren Sie Ihren Kollegen, ob Sie gerade Verfügbar sind oder nicht. Ähnlich dem Ampel-System bedeutet:
- Grün – Sie sind verfügbar,
- Gelb – Sie sind kurze Zeit nicht Verfügbar und
- Rot – Sie sind Beschäftigt bzw. in einem Termin.
Sind Sie nicht angemeldet so wird Ihr Präsenzstatus ausgegraut.
Wenn Sie den automatischen Kalenderabgleich mit Outlook oder Notes aktiviert haben, wird Ihr Präsenzstatus automatisch durch Kalendereinträge in Outlook oder Notes gesetzt. Unabhängig von Terminen ändert sich Ihr Telefonie-Status automatisch, wenn Sie telefonieren.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Status manuell anzupassen. Hierzu klicken Sie im Client unter Ihrem Namen auf die Präsenzanzeige und wählen den entsprechenden Status und die entsprechende Gültigkeitsdauer aus.
Statusmeldungen, die Sie in das Notizfeld schreiben, werden Ihren Kollegen zusätzlich zu Ihrem Präsenzstatus angezeigt.
Hinweis: Für alle Präsenzprofile (mit Ausnahme von
Anwesend und Abwesend) gilt: läuft die Gültigkeitsdauer des Präsenzstatus ab
(nach 1 Stunde, 2 Stunde 4 Stunde, Heute,
etc.) und Ihr XPhone Connect Client ist geöffnet, so wird anschließend der
Präsenzstatus wieder automatisch auf Anwesend
gesetzt. Läuft hingegen die Gültigkeitsdauer Ihres Status Anwesend ab, wird Ihr Präsenzstatus anschließend automatisch auf Abwesend gesetzt, selbst wenn der XPhone
Connect Client noch geöffnet ist. Somit können Sie Ihren Kollegen bspw. signalisieren,
wie lange Sie heute noch erreichbar sind.
Beziehungen
Beziehungs-Typen
Über Beziehungen legen Sie fest, welche Informationen (z.B. Präsenzsymbol, Termindauer, Terminbetreff, Anruferinformationen, etc.) Sie mit anderen Personen aus Ihrem Unternehmen teilen, bzw. was für Rechte (z.B. Anrufe picken, Präsenzstatus oder Umleitung setzen, etc.) Sie anderen Personen einräumen. Zwischen folgenden Beziehungen ist zu unterscheiden:
- Assistent
- Teamkollege
- Mitarbeiter
- Externe Person
- Unbekannte Person
In der Regel wird von Ihrem Administrator eine Standardbeziehung zwischen Ihnen und Ihren Kollegen voreingestellt. Unterschiedliche Personenkreise, bspw. Kollegen aus Ihrer Abteilung, können dabei eine andere Beziehung zu Ihnen haben, als bspw. alle restlichen Mitarbeiter Ihrer Organisation.
Hinweis: Je nach Server-Einstellung können Beziehungen ggf. nicht durch Anwender geändert werden. In diesem Fall werden Beziehungen zentral durch Ihren Administrator gepflegt.
Beziehungen zuweisen
Sie können Standardbeziehungen jederzeit für einzelne Personen, bzw. für ganze Abteilungen oder Personenkreise ändern. Um zu sehen, welche Beziehung ein bestimmter Kontakt zu Ihnen hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt und gehen Sie auf „ Beziehung zum Kontakt ändern “. Hier sehen Sie, in welcher Beziehung dieser Kontakt zu Ihnen steht und welche Rechte Sie diesem Kontakt einräumen. Durch Klicken auf eine bestimmte Beziehung können Sie diese ändern.
Durch ändern der Beziehung räumen Sie dieser Person bestimmte Rechte ein oder beschränken diese. Hierbei ist zu beachten, dass Beziehungen unidirektional sind. Im Klartext bedeutet dies: Sie können anderen Personen Rechte einräumen oder entziehen. Jedoch hat dies keinerlei Auswirkungen darauf, welche Informationen Sie von dieser Person sehen oder was Sie für Rechte für diesen Kontakt haben.
Beispiel: Sie machen jemanden zu Ihrem Assistenten. Diese Person sieht nun Ihre detaillierten Präsenzinformationen, detaillierte Anrufinformationen und Umleitungen. Zudem darf diese Person Ihre Anrufe übernehmen sowie Präsenz und Umleitungen für Sie setzen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie automatisch auch der Assistent dieser Person sind. Diese Beziehung müsste Ihnen die entsprechende Person zuweisen.
Tipp: In der Hilfe finden Sie unter < Extras / Hilfe / XPhone Connect – Kurzanleitung / Kontaktliste / Kontaktliste – Beziehungen > eine übersichtliche Matrix in der die einzelnen Beziehungen nochmals im Detail beschrieben sind.
Hinweis: Je nach Server-Einstellung können Beziehungen ggf. nicht durch Anwender geändert werden. In diesem Fall werden Beziehungen zentral durch Ihren Administrator gepflegt.
Merhfachauswahl nutzen
Um für mehrere Personen Beziehungen zu ändern, nutzen Sie die Kontaktsuche in Ihrem XPhone Client. Ändern Sie die zu durchsuchende Datenbank auf XPhone Benutzer und suchen Sie im Suchfeld nach den gewünschten Kontakten. Sie können bspw. nach Abteilung, Standort, Durchwahlen, etc. suchen bzw. mit einem Minuszeichen bestimmte Suchparameter ausschließen. Selektieren Sie die gewünschten Kontakte (bei gedrückter Shift-Taste um eine ganze Liste auszuwählen, bzw. bei gedrückter Strg-Taste um einzelne Kontakte aus einer Liste auszuwählen) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der selektierten Kontakte. Unter Beziehung zu Kontakten ändern, können Sie nun die Beziehung für alle ausgewählten Kontakte festlegen.
Beispiel: Ihre Firma heißt Ventureprise Ltd. und Sie möchten für alle Mitarbeiter, bis auf Mitarbeiter der Vertriebsabteilung, die Beziehung auf Teamkollege setzen. Daher suchen Sie in dem Suchfenster nach: Ventureprise –Vertrieb. Sie wählen den obersten Kontakt in der Suchergebnisliste aus, scrollen bis zum letzten Kontakt und klicken bei gedrückter Shift-Taste auf diesen. Nun haben Sie alle Kontakte ausgewählt, die auf diese Suchabfrage zutrifft. Drücken Sie nun die Strg-Taste, können Sie einzelne Kontakte wieder von der Auswahl ausschließen. Sind Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der selektierten Kontakte. Unter Beziehung zu Kontakten ändern können Sie nun die Beziehung für alle ausgewählten Kontakte festlegen.
Kontakte
Kontakte finden
Ein zentraler Bestandteil von XPhone Connect ist die Kontaktsuche. Hier finden Sie alle Kontakte aus allen angeschlossenen Adressbüchern, Datenbanken und Anwendungen.
Durch Auswahl einer bestimmten Datenquelle, lassen sich Suchergebnisse gezielt eingrenzen. Suchen Sie hingegen in Eigene und Firmenkontakte, werden alle angebundene Datenquellen durchsucht. Dank der flexiblen Freitextsuche können Sie z.B. nach Name, Vorname, Firma, Abteilung, Standort, Titel, Telefonnummer u.v.m. suchen. Durch ein Minuszeichen vor einem Suchbegriff lassen sich zudem bestimmte Suchwörter ausschließen. Möchten Sie beispielsweise alle Kontakte einer Firma sehen, die nicht im Vertrieb arbeiten, können Sie somit nach Beispielfirma -Vertrieb suchen.
Kontaktinformationen
Um erweiterte Informationen zu einem XPhone User zu erhalten, bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das entsprechende Profilbild. In einem Tooltip erfahren Sie – abhängig davon, in welcher Beziehung Sie zu dem Kontakt stehen – weitere Informationen wie bspw. erweiterte Präsenzinformationen, Umleitungen oder anstehende Termine.
Fahren Sie mit der Maus über einen Kontakt (außerhalb des Profilbildes), erscheint nach kurzer Zeit das Kontextmenü. Die wichtigsten Aktionen wie Anrufen, Chat öffnen oder Kontaktkarte anzeigen, können Sie mit einem Klick ausführen. Über die Ellipse (drei Punkte) können Sie alle weiteren Menüpunkte einblenden. Alternativ können Sie sich über einen Rechtsklick auf einen Kontakt das Kontextmenü mit allen Menüpunkten einblenden.
In der Kontaktkarte finden Sie alle Kontaktinformationen, sowie das Dashboard.
Kontakte organisieren
Damit Sie nicht den Überblick über Ihre Kontakte verlieren, empfiehlt es sich diese in Gruppen zu organisieren. Hierzu können Sie beliebig viele Gruppen anlegen, diese frei benennen und so sortieren, wie es für Sie am sinnvollsten ist. Um eine neue Kontaktgruppe anzulegen, klicken Sie in der Kontaktansicht neben einer bestehenden Kontaktgruppe auf die Aktionen-Schaltfläche und anschließend auf neue Gruppe anlegen. Über die Aktionen-Schaltfläche können Sie bereits angelegte Gruppen umbenennen, verschieben oder löschen.
Über das Kontextmenü eines Kontaktes, können Sie diesen einer oder mehreren Kontaktgruppen zuordnen. Um mehrere Kontakte einer Gruppe zuzuweisen, suchen Sie nach Kontakten und wählen Sie die gewünschten Kontakte via Mehrfachauswahl (mithilfe der Shift- oder Strg-Taste) aus. Mit einem Rechtsklick auf einen der ausgewählten Kontakte, können Sie mehrere Kontakte einer Gruppe zuordnen.
Haben Sie zahlreiche Gruppen mit vielen Kontakten, kann es von Vorteil sein einzelne oder alle Gruppen zuzuklappen.
Hinweis: Über Gruppen verwalten im Gruppen-Menü können Sie die Reihenfolge der Gruppen ändern und einzelne Gruppen ein- oder ausblenden. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn zentrale Kontaktgruppen durch Ihren Administrator gepflegt werden und Sie eine oder mehrere Gruppen ausblenden möchten.
Tipp: Über das Gruppen-Menü lassen sich im Nu neue Gruppen-Konversationen starten. Hierzu klicken Sie auf Neue Konferenz. Nachdem sich die Konversation geöffnet hat, können Sie nun das Medium (Spontane Telefonkonferenz, Chat oder Screen-Sharing) wählen um mit den Gruppenmitgliedern zu kommunizieren.
Arbeitsumgebung
Weiterleitungen setzen
Im unteren Bereich des Clients können Sie Ihre Arbeitsumgebung definieren. Solange Ihr Präsenzstatus Anwesend ist, ist standardmäßig Ihr Bürotelefon aktiv. Unabhängig von Ihrem Präsenzstatus können Sie jederzeit eingehende Telefonate weiterleiten, indem Sie auf Anrufumleitung aus / Anrufumleitung anpassen klicken. Im folgenden Dialog können Sie festlegen ob interne, externe oder alle Anrufe weitergeleitet werden sollen, und an welche Nummer. Bei Auswahl der Option Anrufschutz wird dem Anrufer ein Besetztzeichen signalisiert.
AnyDevice
Eine sehr komfortable Alternative zur einfachen Weiterleitung bietet AnyDevice und Follow-Me. Um diese Funktionen zu nutzen, klicken Sie auf Office / Geräte verwalten und legen Sie im folgenden Dialog ein Endgerät an, das Sie für Ihre Arbeit nutzen möchten. Sie können für jedes Endgerät in dieser Übersicht definieren, ob Follow-Me standardmäßig aktiviert ist.
Wie der Name AnyDevice bereits suggeriert, können Sie mit dieser Funktion jedes x-beliebige Telefon mit Ihrem XPhone Connect Client nutzen. Aktivieren Sie AnyDevice, können Sie ausgehende Telefonate über Ihren XPhone Connect Client aufbauen und steuern – unabhängig davon, mit welchem Endgerät Sie telefonieren. Starten Sie einen Anruf über Ihren XPhone Client, wird das in AnyDevice definierte Gerät angerufen. Nehmen Sie den Anruf dort entgegen, wird die Verbindung zum gewünschten Gesprächspartner aufgebaut. Die Verbindung bleibt über das eigene Unternehmen bestehen und ermöglicht Ihnen die komplette CTI-Steuerung (Makeln, Rückfragen, Halten, etc.) über Ihren Connect Client. Zusätzlicher Vorteil ist die One-Numer-Signalisierung: unabhängig davon mit welchem Endgerät Sie tatsächlich telefonieren, wird Ihrem Gesprächspartner immer Ihre Büronummer angezeigt.
Follow-Me
Der große Vorteil von FollowMe gegenüber einer normalen Weiterleitung besteht darin, dass eingehende Telefonate nicht einfach nur an ein anderes Telefon weitergeleitet werden. Vielmehr können Sie bei eingehenden Telefonaten die vollen CTI-Funktionalitäten des XPhone Connect Clients nutzen, Ihr Telefonie-Status wird automatisch angepasst und alle Telefonate werden in Ihrem Unified Journal dokumentiert.
Einstellungen
Profilbild einstellen
Geben Sie Ihrem Namen ein Gesicht und zeigen Sie Ihren Kollegen, mit wem sie es zu tun haben. Über < Einstellungen / Allgemein / Persönliche Einstellungen / Mein Bild / Ändern… > können Sie den Profilbild-Dialog öffnen. Im nächsten Schritt können Sie entweder ein Foto mit Ihrer Webcam aufnehmen, ein Foto von Ihrem Laufwerk auswählen oder Ihr aktuelles Profilbild löschen. Nachdem Sie sich für ein Foto entschlossen haben, können Sie den Zoom mit dem Schiebergeler verändern. Mit der Maus wählen Sie den passenden Ausschnitt. Optimaler Weise sollte Ihr Foto über die gesamte Breite und Höhe gehen, damit keine weißen Ränder entstehen.
Darstellung & Adressbücher
Wählen Sie die Option Konversation in eigenen Fenstern
anzeigen um jede Konversation in einem separaten Fenster, losgelöst von Ihrem
XPhone Client, anzuzeigen. In diesem Modus tauchen Konversationen zudem nicht
mehr in der Navigationsleiste des Clients auf.
Damit XPhone beim Hochfahren Ihres Computers automatisch gestartet wird und Sie das Programm nicht manuell öffnen müssen, aktivieren Sie die Option XPhone Connect beim Systemstart automatisch starten. Alternativ können Sie einstellen, dass Ihr XPhone Connect Client automatisch mit Ihrem Outlook-Client gestartet und beendet wird.
Wenn Sie die Option
Lokale Adressbücher höher priorisieren als Datenquellen aus dem XPhone Connect
Directory aktivieren, werden bei einer Kontaktsuche in Ihrem Client die
Suchergebnisse so priorisiert, dass Kontakte aus Ihren persönlichen Adressbüchern
(wie bspw. private Outlook Kontakte) zuerst angezeigt werden.
Präsenzprofile
Unter < Einstellungen / Allgemein / Persönliche Einstellungen / Präsenzprofile > können Sie neue Profile erstellen sowie bestehende Profile editieren oder löschen.
Über Präsenzprofile können Sie definieren, was mit eingehenden Anrufen passieren soll, wenn Sie beispielsweise in der Pause oder in einem Termin sind.
Hierzu legen Sie unter Meine Profile ein neues Profil an oder wählen ein Profil aus, das Sie bearbeiten möchten. Im nächsten Schritt definieren Sie im Dialog Profil ‘XXX‘ ändern darunter:
- den
Präsenzstatus
- den
Namen des Präsenzprofils
- ob
und welche Anrufe umgeleitet werden sollen
- die
Telefonnummer, an die weitergeleitet werden soll
Profile, die zentral von Ihrem Systemadministrator gepflegt werden, können Sie u.U. nur bedingt editieren. Solche Profile erkennen Sie an dem Zusatz Änderungen eingeschränkt, da zentrales Profil.
Die Reihenfolge der Präsenzprofile lässt sich über die Pfeiltasten im Dialog Meine Profile ändern.
Präsenz-Einstellungen
Unter < Profile automatisch aktivieren / Bei Programmstart und Programmende / Optionen… > definieren Sie, welche Präsenzprofile automatisch aktiviert werden sollen:
- bei Programmstart
- bei Programmende
- bei Benutzer-Inaktivität
Zusätzlich können Sie hier festlegen, nach wie vielen Minuten Sie auf Inaktiv gesetzt werden und/oder ob ein sperren des Bildschirms bewirken soll, dass Sie automatisch auf Inaktiv gesetzt werden.
Unter < Profile automatisch aktivieren / Zeitgesteuert über Outlook Kalender / Kalenderoptionen… > finden Sie Einstellungen mit denen Sie den automatischen Terminabgleich mit Ihrem Outlook oder Notes-Kalender festlegen können. So können Sie hier bspw. einstellen, ob Ihr Präsenzstatus automatisch geändert wird, wenn Sie einen Termin in Ihrem Outlook oder Notes-Kalender eingetragen haben.
Sofern Sie den automatischen Kalenderabgleich aktiviert haben, finden Sie in der Terminliste unter < Profile automatisch aktivieren / Zeitgesteuert über Outlook Kalender / Terminliste…> eine Liste aller Termine, die aus Outlook oder Notes in Ihren Connect Client übertragen wurden. In diesem Dialog haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit den Kalenderabgleich manuell anzustoßen.