Im Homeoffice für den Bürger da sein
Mit großem Bedacht hatte man im Landratsamt Traunstein eine neue Kommunikations-Lösung ausgewählt.
Für die Zukunft wollte man gerüstet sein und die Basis für moderne Arbeitsplatz-Konzepte schaffen.
Dann kam Corona: Und die Investition in die Zukunft entpuppt sich als wertvolles Rüstzeug für die Pandemie.
Als sich der Lockdown abzeichnet, war die erste Frage an die IT: „Können wir die Kollegen ins Homeoffice schicken?“ Eine Frage, die Peter Frimmel und seine Kollegen aus der IT-Abteilung schnell beantworten konnten: „Ja, wir bekommen das hin.“
Das IT-Team aus dem Landratsamt Traunstein hatte in der Vergangenheit bereits viele Erfahrungen mit Heimarbeitsplätzen gesammelt. Aber durch die Corona-Krise nahm das Thema „Homeoffice“ schlagartig ganz neue Dimensionen an: Innerhalb von kürzester Zeit mussten viele Prozesse umgestellt werden.
An nur einem Wochenende ins Homeoffice
Hintergrund: Aufgrund der Abstandsregelungen durfte in jedem Büro nur noch ein Mitarbeiter sitzen. Dies war nur möglich, wenn ein Drittel der Belegschaft ins Homeoffice zieht. Für die IT bedeutete das nicht nur, dass jeden Tag rund 200 Mitarbeiter am heimischen Schreibtisch arbeiten. Da die Mitarbeiter sich abwechseln, mussten auf einen Schlag rund 600 Arbeitsplätze „Homeoffice-fit“ gemacht werden.
Das drängendste Thema war die Sicherstellung der Kommunikation: „Als Landratsamt ist unsere Telefonlast zu jeder Zeit überdurchschnittlich hoch“, berichtet Frimmel. „Aber in Krisenzeiten ist die Verwaltung ganz besonders gefordert, ein offenes Ohr für die Bürger zu haben.“ An nur einem Wochenende stellte die IT Abteilung die gesamte Kommunikation der Verwaltung auf Softphone um.
Terminreservierung im Impfzentrum via TeamDesk
Inzwischen nutzt das Landratsamt XPhone auch für die Terminreservierungen des Corona-Impfzentrums. Als langjähriger XPhone-Kunde hatte Traunstein das Hotline-Management TeamDesk, das XPhone von Haus mitbringt, bereits 2020 evaluiert und vom Datenschutzbeauftragten prüfen und freigeben lassen.
Peter Frimmel: „Die Hotline läuft absolut stabil und zuverlässig. Dank der Analytics-Funktion wissen wir dabei genau, wann die Anruflast besonders hoch ist und wie lang die Wartezeiten sind. So kann das Team bei Bedarf direkt aufgestockt werden.”
