Effiziente Kommunikation für Immobilienprofis

Problem | In der Speditions- und Frachtlogistikbranche ist es entscheidend, Kundenanfragen zu Lieferzeiten, Frachtstatus und Kosten zeitnah und präzise zu beantworten. Verzögerungen oder Unklarheiten in der Kommunikation können zu Unzufriedenheit und potenziellen Geschäftsverlusten führen.

Lösung | XPhone kann alle Datenquellen eines Unternehmens anbinden und auf dieser Basis Anrufe zuverlässig identifizieren. Egal ob die Datensätze im CRM, ERP oder im Outlook abliegen. Zusätzlich können direkt im Client die wichtigsten Daten zum Anrufer angezeigt werden: z. B. Kundennummer, Auftragsstatus, Zahlungsziel etc. Möchte ein Mitarbeiter den Anruf an einen Kollegen weitergeben, sieht er im Team-Panel direkt, ob dieser erreichbar, in einem Termin oder offline ist. Das Ende unnötiger Weiterleitungen.

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Problem | Internationale Lieferungen erfordern eine präzise Abstimmung zwischen verschiedenen Akteuren wie Frachtführern, Zollagenten und lokalen Logistikpartnern. Unterschiedliche Zeitzonen, Sprachen und Kommunikationsmittel können die Koordination erschweren und zu Verzögerungen führen.

Lösung | XPhone Connect ermöglicht eine nahtlose Kommunikation über Zeitzonen und Sprachbarrieren hinweg. Die Software bietet Funktionen wie Voicemail, die Sprachunterstützung in mehreren Sprachen und die Integration von Microsoft Teams, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Die integrierte Voicemail-Funktion passt sich automatisch an die Zeitzone und den Standort des Mitarbeiters an, sodass Anrufe immer professionell bearbeitet werden. Durch die Möglichkeit, Anrufe, Chats und Konferenzen über ein zentrales System zu verwalten, wird die Kommunikation zwischen internationalen Partnern optimiert, was zu einer schnelleren Abwicklung von Lieferungen führt.

Mehr zur Microsoft-Teams-Integration und Voicemail

Problem | Die Routenplanung in der Transport-Logistik ist oft komplex und muss regelmäßig angepasst werden, um Verzögerungen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Ohne einheitliche Kommunikationswege kann die Weitergabe von Echtzeit-Daten an die Fahrer behindert werden, was zu suboptimalen Routen und erhöhten Betriebskosten führt.

Lösung | Mit XPhone Connect können Disponenten aktuelle Verkehrsdaten und Routenänderungen in Echtzeit an die Fahrer weitergeben, unabhängig davon, ob diese sich gerade im Büro oder unterwegs befinden. Die Software unterstützt verschiedene Kommunikationskanäle, einschließlich Telefonie und Chat, sodass die Fahrer sofort über Änderungen informiert werden und ihre Routen entsprechend anpassen können. Dies ermöglicht nicht nur eine effizientere Routenplanung, sondern reduziert auch den Kraftstoffverbrauch und minimiert Lieferzeiten.

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Problem | Die Eröffnung neuer Standorte, Filialen oder Lager ist oftmals verbunden mit großen Anschaffungen in der IT-Infrastruktur. So ist der Anschluss der Telefone oder DECT-Telefone an die TK-Anlage des Hauptstandorts meist sehr umständlich. Hat ein neuer Standort obendrein nur wenige Mitarbeiter, lohnt sich der Aufwand unter Umständen nicht.

Lösung | Mit XPhone können Mitarbeiter sich von überall via WLAN und VPN in die Infrastruktur des Hauptstandorts einloggen. Über Softphone telefonieren sie wie gewohnt unter ihrer Büro-Durchwahl. Wenn am neuen Standort z. B. kein WLAN-Anschluss eingerichtet werden soll, können die Mitarbeiter dennoch unter ihrer Geschäftsnummer telefonieren. Mit Softphone Mobile stehen die kompletten Kontaktdaten DSGVO-konform in der XPhone App zur Verfügung.

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Problem | Technische Störungen, Schienenersatzverkehr, unvorhergesehene Fahrplanänderungen: Im öffentlichen Personenverkehr müssen Informationen oft schnell und präzise einer Vielzahl an Personen bereitgestellt werden. Gerade wenn akute Störungen oder Ausfälle auftreten, führt dies zu einem hohen Anrufaufkommen. Und auch intern sind schnelle Absprachen auf dem kurzen Dienstweg nötig, um Probleme effizient zu lösen.

Lösung | Um den Mehraufwand in der Kommunikation zu bewältigen und Fahrgäste bestmöglich zufriedenzustellen, sind Hotlines ein wichtiges Tool. Dabei kommt es darauf an, dass diese ohne großen Aufwand eingerichtet und gezielt mit dem notwendigen Personal besetzt werden können. Das Hotline-Management-System TeamDesk von XPhone kann mit sehr geringem administrativem Aufwand auch spontan hochgefahren werden. Mitarbeiter können sich sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder sogar von unterwegs in die Hotline einwählen. Gerade bei spontanen Ereignissen bietet TeamDesk hier höchste Flexibilität. Zudem können über das Auto Attendant-System automatisierte Ansagen an Passagiere weitergegeben werden. Für die interne schnelle Absprache bietet XPhone zudem hilfreiche Features wie den Business-Chat oder das Präsenz-Management, aus dem die Anwesenheiten der Kollegen direkt ersichtlich sind.

Mehr zum Hotline-Management und und zum Auto-Attendant

Problem | Viele Unternehmen im öffentlichen Verkehr arbeiten mit externen Partnern und Dienstleistern zusammen, z. B. für Wartungsarbeiten, externe Shuttle-Dienste oder Verkehrsmanagement. Die Abstimmung und Kommunikation mit ihnen ist jedoch umständlich, wenn sich Kommunikations-Software und Geschäftsanwendungen nicht kennen und Daten erst mühsam gesucht oder Telefonnummer abgetippt werden müssen.

Lösung | Mit XPhone Connect können Mitarbeiter direkt im XPhone-Client nach Kontaktdaten suchen. Dabei werden die Daten aus allen angebundenen Quellen herangezogen: Outlook, CRM oder auch aus dem öffentlichen Telefonbuch. Der gefundene Kontakt kann direkt ausgewählt und angerufen werden. Sämtliche Datenquellen stehen über die XPhone App auch mobil zur Verfügung – und das komplett datenschutzkonform. So können Mitarbeiter selbst von unterwegs oder im Homeoffice spontan und ohne Zeitverlust agieren. Angezeigt wird bei der Telefonie immer die Büronummer, selbst wenn ein Mitarbeiter über AnyDevice sein privates Festnetztelefon oder Smartphone nutzt.

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Problem | In Unternehmen des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs ist die ständige Erreichbarkeit des Personals eine zentrale Herausforderung. Fahrer, Zugbegleiter und Techniker sind häufig unterwegs oder an wechselnden Standorten tätig. Es ist schwierig, alle Mitarbeiter zu erreichen, da sie oft über mehrere Kommunikationsmittel verfügen und die Nutzung variiert. Insbesondere bei Notfällen oder kurzfristigen Änderungen im Fahrplan kann es zu Verzögerungen kommen, weil das Personal nicht sofort erreichbar ist. Dies führt zu einer ineffizienten Koordination und verlängerten Reaktionszeiten, die den Betrieb und den Service für Fahrgäste beeinträchtigen.

Lösung | Mit der XPhone App bleiben Mitarbeiter, unabhängig vom Standort, unter ihrer Bürodurchwahl erreichbar. Zusätzlich bietet die App die Möglichkeit, sich in Hotlines einzuloggen, was eine schnelle Bearbeitung von Notfällen oder kurzfristigen Änderungen ermöglicht. Unabhängig davon, ob das Personal sich im Zug, Bus oder an einem Bahnhof befindet, bleibt die Erreichbarkeit stets gewährleistet. Die zentrale Erreichbarkeit optimiert sowohl die interne als auch externe Kommunikation und reduziert Ausfallzeiten durch verzögerte Kontaktaufnahmen, was die Effizienz und den Service erheblich steigert.

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Problem | Im öffentlichen Nahverkehr müssen regelmäßig Infrastrukturprojekte geplant und mit Behörden und externen Unternehmen koordiniert werden. Beispielsweise, wenn im Zuge der Stadtentwicklung neue Straßen gebaut und dabei Schienen verlegt werden müssen. Häufig werden zur Abstimmung zwischen den Partnern unterschiedliche Kommunikationskanäle und Systeme parallel genutzt, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann.

Lösung | Mit XPhone Connect funktioniert die Abstimmung aus einer Hand und ohne Überschneidungen. Die integrierte Meeting-Funktion ermöglicht es, Web-Meetings ohne zusätzliche Tools wie Outlook oder Notes zu organisieren. Mit einem Klick können Sie direkt aus dem XPhone-Client ein neues Meeting starten. Ein automatisch generierter Link kann schnell und unkompliziert mit den Teilnehmern geteilt werden, was eine nahtlose Zusammenarbeit sicherstellt.

Für Microsoft Teams bietet XPhone einen bidirektionalen Präsenzabgleich. Das bedeutet, dass der Präsenzstatus in Teams und XPhone synchronisiert wird, sodass keine Anrufe während eines laufenden Teams-Meetings eingehen. Darüber hinaus ermöglicht XPhone durch die Federation-Funktion den Chat und Präsenzabgleich über Unternehmensgrenzen hinweg. Dies spart Zeit und verbessert die Koordination bei komplexen Infrastrukturprojekten.

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