„Das Softphone ist billiger, flexibler und grüner“

Tom, auf deinem Schreibtisch steht kein Telefon. Wo ist das gute Stück?

Es ist da, du kannst es nur nicht sehen. Und das ist auch schon der zentrale Vorteil gegenüber einem „echten“ Telefon: Das Softphone ist auf der Hardware, die ich ohnehin zum Arbeiten brauche. Entweder auf meinem Laptop oder auf meinem Handy. Ich muss es nicht extra einpacken und durch die Gegend schleppen, wenn ich im Homeoffice oder woanders arbeiten möchte.

Ohne Softphone ist also kein Homeoffice möglich?

Möglich schon, aber komfortabel? Sicher nicht. Wenn du tatsächlich ein Hardware-Telefon mit nach Hause tragen würdest, müsste das in deinem Homeoffice wiederum eigens konfiguriert werden. Eine Aufgabe, die die wenigsten User aus dem Effeff beherrschen. Alternativ kannst du natürlich im Büro eine Rufumleitung auf dein privates Telefon setzen. 

Allerdings ist in dem Fall deine private Nummer für jeden sichtbar, wenn du ausgehend telefonierst. Das alles sparst du dir mit dem Softphone: Du telefonierst immer unter deiner Büronummer und es läuft ganz automatisch, sobald dein VPN funktioniert, welches für einen externen Zugriff aufs Firmennetzwerk in aller Regel ohnehin Grundvoraussetzung ist.

Klingt so, als sei das Softphone ein wahrer Alleskönner.

In der Tat. Kaum ein Tool vereint die aktuellen Anforderungen an einen Arbeitsplatz besser: Das Softphone macht zum einen den Arbeitsort komplett flexibel. Im Büro kannst du dich an jeden Schreibtisch setzen, du kannst spontan im Homeoffice, im Café oder auf Hawaii arbeiten. Dazu kommen die deutlich niedrigeren Kosten und die Energieersparnis. Ein Hardware-Telefon zieht an 365 Tagen im Jahr Strom. Bei ein paar Geräten macht das nichts aus, aber viele Unternehmen müssen mehrere Tausend Mitarbeiter mit Geräten ausstatten. Kurz gesagt: Das Softphone ist billiger, flexibler und grüner.

Gerade in großen Unternehmen kommen oft Terminalserver bzw. virtualisierte Umgebungen zum Einsatz. Funktioniert das Softphone auch in solchen Szenarien?

Softphone ist nicht gleich Softphone. Aber grundsätzlich: Ja, das funktioniert. Einige unserer Kunden lassen ihre Mitarbeiter im Homeoffice am privaten Laptop arbeiten. Von dort greift der Mitarbeiter dann über einen Remote Desktop bzw. eine Remote App auf das Firmennetzwerk zu. Wenn ein solcher Betrieb geplant ist, muss der Admin vorher prüfen, ob das gewünschte Softphone in der Lage ist, den Audiokanal durchzutunneln. Auch bei den Headsets lohnt sich ein Test vorab. Nicht alle Geräte lassen sich remote anbinden.

Wenn man nicht gerade im Büro sitzt, kämpft man ja gerne mal mit der Bandbreite. Aber die braucht man für eine anständige Audio-Qualität, oder?

Jein. Natürlich brauchst du Bandbreite, aber je nachdem deutlich weniger als du denkst. Bei schlechter Sprachqualität ist vor allem oft gar nicht die mangelnde Bandbreite Schuld, sondern das VPN. Damit das nicht zum Flaschenhals wird, setzen wir auf eine so genannte Payload Separation. Das bedeutet, dass das Softphone zwar im sicheren Firmennetzwerk läuft, der Audiokanal aber am VPN vorbei geroutet wird.

Darüber hinaus ist entscheidend, auf was für einem Codec das gewählte Softphone basiert. Natürlich wollen wir alle in HD-Audio telefonieren. Aber die Frage ist, wie diese Qualität generiert wird. Wir setzen auf den OPUS-Codec: Der ist mit wenig Bandbreite zufrieden, um HD-Audio zu liefern und passt sich nach unten hin an die Bandbreite an. Statt dicht zu machen, wenn die Bandbreite nicht reicht, wird die Qualität runtergerechnet und die Datenpakete werden verkleinert.

In vielen Unternehmen spielen DECT-Geräte – also mobile Schnurlostelefone – eine große Rolle. Kann ein Softphone auf dem Handy diese Geräte ersetzen?

In vielen Fällen ja. Gerade für Mitarbeiter, die sich größtenteils auf dem Werksgelände bewegen, ist DECT Standard. Aber die Infrastruktur und die Geräte sind teuer. Mit dem Softphone kann der Mitarbeiter das Gespräch entweder am Platz oder am Handy entgegennehmen. 

Und ihm stehen mobil zentrale Telefonie-Features – die so genannten Call-Control-Funktionen – wie Rückfrage, Weiterleiten oder Makeln zur Verfügung. Damit das reibungslos funktioniert, muss das Unternehmen allerdings für eine lückenlose WLAN-Ausleuchtung sorgen.

Du hast eingangs gesagt, dass man das Softphone auch auf dem Handy betreiben könne. Wozu brauche ich das? Könnte ich da nicht genauso gut gleich mit dem Smartphone telefonieren?

Klar kannst du das. Aber das bedeutet, dass jeder deine Handynummer sieht und speichern kann. Wenn du dein privates Telefon nutzt oder deine Mobilnummer nicht preisgeben möchtest, ist das schon mal ungünstig. Dazu kommt, dass du mit dem Softphone auch via WLAN telefonieren kannst. Gerade im Ausland ist das perfekt, weil deine Kosten dann gleich Null sind. Und es ist auch extrem nützlich, wenn du irgendwo telefonieren möchtest, wo es kein oder nur schlechtes Netz gibt. Ein klassisches Szenario ist zum Beispiel der Vertriebsmitarbeiter, der im Auto telefoniert und dann im Büro in die Tiefgarage fährt. In unserem Fall würde das Softphone dann automatisch vom Datennetz – also zum Beispiel LTE – auf WLAN wechseln. Und weil wir hier in Deutschland sind, das europaweit immer noch einen beschämenden fünftletzten Platz in puncto Netzabdeckung belegt, hält der Server das Gespräch bis zu einer Minute, wenn weder WLAN noch Mobilfunk zur Verfügung stehen und stellt die Verbindung wieder her, wenn das Netz zurück ist.

Aber ist mein privates Handy nicht ohnehin ein No-Go in der Firma? Allein schon in Sachen Datenschutz?

Du hast recht. Der Datenschutz auf dem Smartphone ist ein sehr heikles Thema. Diverse Apps – allen voran Messenger wie WhatsApp – lesen das komplette Adressbuch aus. Unsere XPhone App arbeitet so, dass keinerlei Daten auf dem Telefon abgelegt werden. Jeder Kontakt, Chat etc. liegt sicher auf dem eigenen Unternehmensserver. Wenn das Handy geklaut wird oder verloren geht, kann der Admin einfach den Zugriff des entsprechenden Users kappen.