Das Verständnis vom typischen Arbeitsalltag hat sich in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung stark gewandelt.
9-to-5-Job war einmal. Jetzt kommt New Work! Doch wie funktioniert flexibles Arbeiten, ohne dass das Miteinander
und die Erreichbarkeit leiden? Mit der Kommunikations-Lösung XPhone Connect spielt der Arbeitsort keine Rolle mehr.
Effiziente Arbeit und Teamwork funktionieren auch im Homeoffice, bei der Workation oder von unterwegs.
Was sind die Voraussetzungen für Teamwork und eine funktionierende Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern? Lassen sich Kunden-Hotline und Helpdesk auch so organisieren, dass Mitarbeiter statt im Customer-Care-Center zuhause sitzen? Ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit stehen bei New Work im Fokus. Mit XPhone Connect können Sie den hybriden Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter schnell & einfach einrichten und so eine effiziente Arbeit unabhängig vom Standort sichern. Weil XPhone mit zahlreichen Telefonanlagen kompatibel ist, können Sie einfach auf Ihre bestehende Infrastruktur aufsetzen. Hier die wichtigsten Funktionen von XPhone für eine reibungslose Kommunikation – intern wie extern.
Mit dem Softphone brauchen Sie nur noch PC, Headset & Internet, um überall sämtliche UC-Funktionen zu nutzen – ganz ohne Hardware-Telefon.
Mit dem Hotline-Management TeamDesk werden eingehende Anrufe optimal auf ein Team verteilt. Ihr Gewinn: maximale Effizienz & optimaler Service.
Ob im Homeoffice oder im Hotel: Dank AnyDevice können Sie sämtliche CTI-Funktionen mit jedem beliebigen Festnetz- oder Mobiltelefon nutzen.
Mit der nativen Mobile App für iOS & Android kommunizieren Sie mobil genauso komfortabel wie im Büro – und haben immer alle Kontaktdaten zur Hand.
Ob man eine Datei sucht, der Rechner nicht so recht will oder man die Handhabung eines Programms nicht versteht – oft genügt eine kurze Frage in die Runde, um kleine Probleme im Büroalltag zu lösen. Wenn die Kollegen allerdings verteilt sitzen – sei es an einem anderen Standort, im Homeoffice oder auf Workation – wird es schwieriger. Um die Teamarbeit zu stärken und gegenseitige Hilfe zu ermöglichen, gibt es aber auch für die virtuelle Zusammenarbeit nützliche Features.
Business Chat
Schneller als telefonieren, kürzer als Mail schreiben: Der Business Chat ersetzt den Zuruf über den Schreibtisch. Da der Chat über die XPhone Mobile App verfügbar ist, können Mitarbeiter auch unterwegs mit den Kollegen kommunizieren. Tipp: Jeden Morgen den Team-Chat öffnen, einen guten Morgen wünschen und tagsüber gemeinsame Projekte diskutieren oder kurz Feedback einholen. Die anderen Teilnehmer sehen im Chat die Anwesenheit der anderen, was die Transparenz erhöht und die Zusammenarbeit erleichtert.
Screen-Sharing
Ein Blick über die Schulter, egal wo die Schreibtische der Kollegen stehen: Die Bildschirmübertragung zählt zu den wichtigsten Werkzeugen für effizientes Teamwork in hybriden Arbeitsumgebungen. So schaut man von unterschiedlichen Standorten auf gemeinsame Projekte, hält Präsentationen oder löst Probleme, ohne diese ausführlich erklären zu müssen. Denn ein Blick sagt mehr als tausend Worte. Mit Screen-Sharing geht das ganz unkompliziert von überall – und bei Bedarf inklusive Telefon-Konferenz oder Chat.
Präsenzmanagement
Wie sieht man, ob die Kollegen am Platz sind? Gerade im Homeoffice ist es wichtig, An- und Abwesenheiten zu kommunizieren. Dazu dient das Präsenzmanagement von XPhone Connect. Ob man einen Kunden weiterverbinden möchte oder eine kurze Rückmeldung benötigt: Mit dem übersichtlichen Präsenzmanagement ist auf einen Blick ersichtlich, welche Kollegen erreichbar sind, wer sich im Termin befindet, telefoniert oder die Anrufumleitung aktiviert hat. Der automatische Kalender-Abgleich hält den Status aktuell.
Die Rede ist vom „Great Return“ – der Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro. Während sich die Mehrheit der Arbeitnehmer ein hybrides Arbeitsumfeld wünscht, schmieden Unternehmen Pläne, wie sie die Belegschaft wieder aus dem Homeoffice rausbekommen. Aber warum eigentlich? Laut einer Studie von Ricoh sind Mitarbeiter, die hybrid arbeiten, durchschnittlich vier Prozent produktiver. Dies würde der deutschen Wirtschaft zusätzlich 21,5 Milliarden Euro im Vergleich zu anderen Arbeitsmodellen einbringen.
Klar ist, dass das Homeoffice zwei große Probleme birgt: zum einen fehlt durch die Distanz das Miteinander im Team, zum anderen mangelt es an Kontrolle. Die Lösung ist ein funktionierendes Präsenzmanagement. Wir haben mit dem XPhone-Feature einen Selbstversuch im Marketing gestartet.
„Die Kolleginnen und Kollegen rennen uns gerade praktisch die Bude ein.“ Wer da überrannt wird, ist Stephan Siebert, Leiter IT-Kommunikation der Bundesstadt Bonn. Was die Kollegen so dringend von ihm wollen, ist das XPhone Connect Softphone. Dank XPhone konnte Bonn knapp 2.000 Mitarbeiter ins Homeoffice schicken: „Durch das Softphone haben wir ein komplettes One-Number-Konzept. Egal, wo gearbeitet wird: Man ist immer unter der Büro-Durchwahl erreichbar und telefoniert ausschließlich unter dieser nach außen.“
Um möglichst vielen Mitarbeitenden das Softphone zur Verfügung stellen zu können, wird aktuell die nötige Infrastruktur ausgebaut. „Stand heute haben wir 10.000 Telefone“, so Siebert. „Von denen werden wir künftig nur noch einen Bruchteil brauchen." Die besten Voraussetzungen für das nächste Projekt der Stadt Bonn: das Arbeitsplatzmodell Shared Desktop.
„Das Konzept von XPhone Connect hat uns direkt überzeugt. Ebenso die einfache Anbindung an unsere TK-Anlagen und das flexible Lizenzmodell.“
Stephan Siebert
Bundesstadt Bonn
„Unsere Kommunikation ist heute deutlich effizienter und unsere Mitarbeiter können buchstäblich von überall arbeiten. Vor allem aber ist es gelungen, für unsere Händler noch besser erreichbar zu sein.“
Helmut Sperl
KTM Fahrrad GmbH
Die ortsunabhängige Erreichbarkeit war eine der zentralen Anforderungen als die KTM Fahrrad GmbH eine neue Telefonanlage suchte. Der Hersteller entschied sich für eine Kombination aus einer Unify-Anlage und der Unified Communications-Software XPhone Connect.
„Wir waren anfangs regelrecht bescheiden und dachten, einfache Rufumleitungen würden ihren Dienst schon tun“, schmunzelt IT-Leiter Helmut Sperl. Aber als die UC-Software präsentiert wurde, erkannten Sperl und sein Team schnell das Potenzial. Eine der Funktionen, die ihre Neugierde besonders weckte, war die Mobile App. „Unser Vertrieb ist permanent unterwegs. Dank der App sind die Kollegen heute auch in Brasilien, Finnland oder Taiwan unter ihrer Büro-Durchwahl erreichbar.“ Zusätzlich haben die Mitarbeiter in der App Zugriff auf alle Kontaktdaten, während diese datenschutzkonform auf dem heimischen Server liegen.
Bei der CARBO Kohlensäurewerke GmbH ging jeder vierte Anruf verloren. Denn während die Kundenzahl über die Jahre deutlich stieg, war die telefonische Bestellannahme in der bestehenden Organisationsform nicht mehr zu bewältigen.
Callcenter-Lösungen wurden evaluiert, waren aber zu teuer, überdimensioniert und nicht integrierbar. Dann entschied sich CARBO für das Hotline-Management TeamDesk, das Teil der UC-Lösung XPhone Connect ist. Für Telefonie, Chat, Screen-Sharing und Hotline wurde so nur ein einziger Client benötigt.
Ein besonderer Vorteil ist, dass die Hotlines standortübergreifend funktionieren. XPhone integriert die Telekom Cloud-PBX und Unify-Anlage und ermöglicht so, dass Hotlines über alle 14 Standorte hinweg eingerichtet werden können. Zusätzlich nutzt CARBO das Softphone in der XPhone Mobile App, um alle DECT-Telefone abzuschaffen. Heute telefonieren die Mitarbeiter auf dem Werksgelände flexibel im WLAN oder via Mobilfunk.
„In puncto Erreichbarkeit ist TeamDesk für uns ein Quantensprung. Kein Anruf geht mehr verloren. Die Hotlines und die interne Kommunikation funktionieren auch im Homeoffice zu 100 % reibungslos.“
Christian Dreeser
CARBO Kohlensäurewerke GmbH
„Don't call it ‘work from home’. We work from anywhere now!“ Nach den Erfahrungen der vergangenen Monate fordern Beschäftigte (noch) mehr Flexibilität und Mobilität bei der Arbeit.
Doch was ist für Unternehmen auf der einen Seite und für Mitarbeiter auf der anderen Seite einfach umsetzbar? Wo gibt es Einschränkungen oder Hürden?
Alpay Yilmaz arbeitet als Marketing Manager bei der deutschen Firma Helden Consulting GmbH. Remote Work lebt er tagtäglich. Hier gibt er Einblicke in seinen Arbeitsalltag, spricht über die wichtigsten Fragen und über die Freiheiten als Digital Nomad.
Hui und gleichzeitig ganz schön pfui: Remote Work wird für seine Flexibilität gefeiert, für sein Sicherheitsrisiko gefürchtet. Denn das steigt, wenn das Firmennetz für den Zugriff von außerhalb der Büros gelockert werden muss.
Nicht umsonst richteten sich Hackerangriffe in den vergangenen Jahren gezielt auf das Homeoffice. Die eigenen vier Wände sind halt leider keine Firewall. Diese sicher zu machen, bedeutet allein schon eine große Herausforderung für Unternehmen.
Die neu eingeführten, meist nicht-europäischen Kollaborations-Tools, die es mit dem Datenschutz oft nicht ganz so genau nehmen, kommen dann noch on top.
Was also tun, damit die notwendigerweise gelockerte Infrastruktur nicht zum Einfallstor in die sensible Firmenumgebung wird? Ein paar Tipps:
Alle Features & Funktionen im Überblick finden Sie
in unserer XPhone Connect-Broschüre.
In unserem Live-Webcast präsentieren wir
einen 360°-Überblick über XPhone Connect.
Lernen Sie die XPhone Features in kurzen Video-Tutorials kennen. So verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über die UC-Lösung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie XPhone in Ihrem Betrieb einsetzen und Ihre Mitarbeiter auf einfachem Wege fürs Homeoffice ausstatten können.
Mobile Arbeitsplätze einzurichten ist leichter gesagt als getan. IT-Administratoren müssen dabei so einige Herausforderungen gewältigen. Dazu zählen Datenschutz- und Serverthemen ebenso wie die technische Ausstattung der Beschäftigten. Unified Communications-Lösungen spielen eine tragende Rolle, um Mitarbeiter ortsunabhängig arbeitsfähig zu machen und das Teamgefüge – wenn auch virtuell – zu erhalten. Die UC-Lösung XPhone Connect von C4B vereint Computer-Telefonie, Softphone, Business-Chat, Meetings, Bildschirmübertragung, Präsenzmanagement und Hotline-Betrieb. Vielen Behörden und Unternehmen ist es dank XPhone gelungen, die Arbeitsplätze der Mitarbeiter unkompliziert für mobiles Arbeiten und Homeoffice einzurichten. Damit auch bei Ihnen die Umstellung von festen auf mobile Arbeitsplätze problemlos funktioniert, geben wir Ihnen eine Checkliste mit Tipps für die hybride Arbeit an die Hand.
Je nach Aufgabengebiet der Mitarbeiter empfiehlt sich eine Downloadrate von 50 Mbit/s sowie eine Uploadrate von 10 Mbit/s. Damit wird gewährleistet, dass sowohl Internet-Telefonie als auch Voice-Mails und Bildschirmübertragung reibungslos funktionieren. Gerade für letztere darf die Uploadrate nicht zu gering sein, 1 Mbit/s reicht dafür nicht mehr aus.
Kontaktdaten sind das Herzstück jeglicher Kommunikation. Ein unkomplizierter Zugriff spart jeden Tag Zeit und Nerven. XPhone bietet einen Directory-Dienst, der die Kontakte aus verschiedenen Datenquellen wie z.B. Outlook, ERP- und CRM-System bündelt und via Freitextsuche bereitstellt.
Im Gegensatz zu gängigen Cloud-Produkten liegen die Daten dabei ausschließlich auf Ihrem eigenen Server ab. So können die Mitarbeiter von überall – auch z.B. via App – auf die Kontakte zugreifen, während diese sicher vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.
PC, Headset und Internet reichen aus, damit Sie im Homeoffice sämtliche Telefonate abwickeln können – und das in HD-Audio. Mit der Telefonie-Software XPhone Connect steht Ihnen Softphone und damit sämtliche Telefonie-Funktionen ohne Hardware-Telefon zur Verfügung.
Egal wo Sie sich befinden, ob im Büro, Homeoffice oder Hotel: Sie sind immer unter Ihrer Büro-Durchwahl erreichbar. Und auch Ihrem Gesprächspartner wird ausschließlich Ihre Büro-Nummer angezeigt. Sollten sich Ihre Mitarbeiter in Zukunft einen Arbeitsplatz teilen, weil sie beispielsweise abwechselnd ins Büro kommen, sind sie mit dem Softphone immer unter ihrer festen Durchwahl erreichbar – ganz unabhängig vom Schreibtisch.
Das XPhone Connect Softphone kann mit nahezu allen Endgeräten eingesetzt werden. Einen Überblick über unsere unterstützten Headsets finden Sie hier: Unterstützte Headsets
Lieferengpässe bei Headsets waren in der Corona-Krise keine Seltenheit. Mit XPhone Connect sind Sie auch ohne Headset arbeitsfähig. Denn mit AnyDevice nutzen Sie Ihr privates Festnetz- oder Mobiltelefon, also Ihr bevorzugtes Endgerät. Das funktioniert, ohne dass Sie Ihre private Nummer senden müssen oder Ihnen Kosten entstehen.
Denn Ihrem Gesprächspartner wird immer Ihre Büro-Nummer angezeigt (One-Number-Funktion). Die Telefonkosten werden automatisch über die Firma abgerechnet.
So lässt
sich das Homeoffice mit AnyDevice schnell und günstig einrichten – ganz ohne
zusätzliche Investitionen in teure Infrastruktur.
Dass einzelne Mitarbeiter von zuhause aus telefonieren und ihren
Arbeitstag bewerkstelligen, gehört fast schon zur Pflicht. Kür ist allerdings,
wenn es möglich wird, komplexe Hotlines und Sammelanschlüsse dezentral zu steuern. Das geht mit
dem XPhone-Tool TeamDesk. Mit diesem XPhone-Feature können Sie Teams
Standort-übergreifend und PBX-unabhängig zusammenstellen: Richten Sie beliebig
viele Hotlines ein und definieren Sie je Hotline Verteilstrategien,
Geschäftszeiten, Schwellwerte & Nachbearbeitungszeiten.
Mitarbeiter, die eine Hotline betreuen, können ebenso wie alle anderen XPhone-User Softphone oder AnyDevice nutzen und damit komplett ortsungebunden arbeiten. Der Stadt Deggendorf ist es dank TeamDesk gelungen, alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, obwohl 90% der Anrufe, die die Behörde täglich erreichen, auf Sammelanschlüssen eingehen. Lesen Sie hier die komplette Case Study: "Mit XPhone gegen Corona"
Gerade im Homeoffice ist es wichtig, An- und Abwesenheiten zu
kommunizieren. Dazu dient das Präsenzmanagement von XPhone Connect. Ob Sie
einen Kunden weiterverbinden möchten oder eine kurze Rückmeldung benötigen: Mit
dem übersichtlichen Präsenzmanagement sehen Sie auf einen Blick, welche Kollegen
erreichbar sind, wer sich im Termin befindet, wer telefoniert oder eine
Anrufumleitung aktiviert hat. Der automatische Kalender-Abgleich hält den
Status aktuell. Diesen können Sie auch manuell anpassen – auch unterwegs via
Mobile App.
In einem eigenen Team-Panel können Sie sich die Kollegen, mit denen Sie besonders intensiv zusammenarbeiten, flexibel zusammenstellen. So reicht ein kurzer Blick, um zu wissen, ob sich ein Anruf lohnt oder ob Chat oder E-Mail der bessere Weg sind. Falls Sie eine Rückmeldung von einem Kollegen benötigen, der gerade nicht am Platz ist, können Sie die Funktion "Info wenn erreichbar" aktivieren. So wissen Sie direkt, wann Ihr Kollege Zeit für Sie hat.
Ob man eine Datei sucht, der Rechner nicht so recht will oder man die
Handhabung eines Programms nicht versteht – oft genügt eine kurze Frage in die
Runde, um kleine Probleme im Büroalltag zu lösen. Wenn die Kollegen allerdings
quer durch die Republik verteilt sitzen, wird es schwieriger. Um die Teamarbeit
zu stärken und gegenseitige Hilfe zu ermöglichen, gibt es aber auch für die virtuelle
Zusammenarbeit nützliche Tools. Eine große Bedeutung hat der Business-Chat, den
jedes Team bereits am Morgen aufmachen sollte, um Allgemeines zu diskutieren
oder sich nur einen Guten Morgen zu wünschen. Features wie die Bildschirmübertragung ersetzen den Blick über die Schulter, um dem Kollegen schnell zu helfen. Mit Meeting-Funktionen
kann das Team konferieren und sich wie üblich zu einer Präsentation
austauschen.
Wenn Microsoft Teams und die Telefonie sich nicht kennen, klingelt es im Video-Meeting. XPhone schafft hier Abhilfe: Dank eines bidirektionalen Telefonie- und Präsenzabgleichs mit Microsoft Teams erkennen beide Clients, wenn im jeweils anderen telefoniert wird. Eingehende Telefonate können während eines Teams-Meetings automatisch auf die Voicemail oder einen Kollegen umgeleitet werden. Umgekehrt gehen keine Teams-Anrufe ein, während ein Mitarbeiter via XPhone telefoniert.
Gerne unterbreiten wir Ihnen ein persönliches
Angebot für eine UC-Lösung mit XPhone Connect.