Mit XPhone ins Homeoffice 4.0

Je nach Aufgabengebiet der Mitarbeiter empfiehlt sich eine Downloadrate von 50 Mbit/s sowie eine Uploadrate von 10 Mbit/s. Damit wird gewährleistet, dass sowohl Internet-Telefonie als auch Voice-Mails und Bildschirmübertragung reibungslos funktionieren. Gerade für letztere darf die Uploadrate nicht zu gering sein, 1 Mbit/s reicht dafür nicht mehr aus.

Kontaktdaten sind das Herzstück jeglicher Kommunikation. Ein unkomplizierter Zugriff spart jeden Tag Zeit und Nerven. XPhone bietet einen Directory-Dienst, der die Kontakte aus verschiedenen Datenquellen wie z.B. Outlook, ERP- und CRM-System bündelt und via Freitextsuche bereitstellt.

Im Gegensatz zu gängigen Cloud-Produkten liegen die Daten dabei ausschließlich auf Ihrem eigenen Server ab. So können die Mitarbeiter von überall – auch z.B. via App – auf die Kontakte zugreifen, während diese sicher vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.

PC, Headset und Internet reichen aus, damit Sie im Homeoffice sämtliche Telefonate abwickeln können – und das in HD-Audio. Mit der Telefonie-Software XPhone Connect steht Ihnen Softphone und damit sämtliche Telefonie-Funktionen ohne Hardware-Telefon zur Verfügung.

Egal wo Sie sich befinden, ob im Büro, Homeoffice oder Hotel: Sie sind immer unter Ihrer Büro-Durchwahl erreichbar. Und auch Ihrem Gesprächspartner wird ausschließlich Ihre Büro-Nummer angezeigt. Sollten sich Ihre Mitarbeiter in Zukunft einen Arbeitsplatz teilen, weil sie beispielsweise abwechselnd ins Büro kommen, sind sie mit dem Softphone immer unter ihrer festen Durchwahl erreichbar – ganz unabhängig vom Schreibtisch.

Das XPhone Connect Softphone kann mit nahezu allen Endgeräten eingesetzt werden. Einen Überblick über unsere unterstützten Headsets finden Sie hier: Unterstützte Headsets

Lieferengpässe bei Headsets waren in der Corona-Krise keine Seltenheit. Mit XPhone Connect sind Sie auch ohne Headset arbeitsfähig. Denn mit AnyDevice nutzen Sie Ihr privates Festnetz- oder Mobiltelefon, also Ihr bevorzugtes Endgerät. Das funktioniert, ohne dass Sie Ihre private Nummer senden müssen oder Ihnen Kosten entstehen.

Denn Ihrem Gesprächspartner wird immer Ihre Büro-Nummer angezeigt (One-Number-Funktion). Die Telefonkosten werden automatisch über die Firma abgerechnet.

So lässt sich das Homeoffice mit AnyDevice schnell und günstig einrichten – ganz ohne zusätzliche Investitionen in teure Infrastruktur.

Dass einzelne Mitarbeiter von zuhause aus telefonieren und ihren Arbeitstag bewerkstelligen, gehört fast schon zur Pflicht. Kür ist allerdings, wenn es möglich wird, komplexe Hotlines und Sammelanschlüsse dezentral zu steuern. Das geht mit dem XPhone-Tool TeamDesk. Mit diesem XPhone-Feature können Sie Teams Standort-übergreifend und PBX-unabhängig zusammenstellen: Richten Sie beliebig viele Hotlines ein und definieren Sie je Hotline Verteilstrategien, Geschäftszeiten, Schwellwerte & Nachbearbeitungszeiten.

Mitarbeiter, die eine Hotline betreuen, können ebenso wie alle anderen XPhone-User Softphone oder AnyDevice nutzen und können damit komplett ortsungebunden arbeiten. Der Stadt Deggendorf ist es dank TeamDesk gelungen, alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, obwohl 90% der Anrufe, die die Behörde täglich erreichen, auf Sammelanschlüssen eingehen. Lesen Sie hier die komplette Case Study: "Mit XPhone gegen Corona"

Gerade im Homeoffice ist es wichtig, An- und Abwesenheiten zu kommunizieren. Dazu dient das Präsenzmanagement von XPhone Connect. Ob Sie einen Kunden weiterverbinden möchten oder eine kurze Rückmeldung benötigen: Mit dem übersichtlichen Präsenzmanagement sehen Sie auf einen Blick, welche Kollegen erreichbar sind, wer sich im Termin befindet, wer telefoniert oder eine Anrufumleitung aktiviert hat. Der automatische Kalender-Abgleich hält den Status aktuell. Diesen können Sie auch manuell anpassen – auch unterwegs via Mobile App.

In einem eigenen Team-Panel können Sie sich die Kollegen, mit denen Sie besonders intensiv zusammenarbeiten, flexibel zusammenstellen. So reicht ein kurzer Blick, um zu wissen, ob sich ein Anruf lohnt oder ob Chat oder E-Mail der bessere Weg sind. Falls Sie eine Rückmeldung von einem Kollegen benötigen, der gerade nicht am Platz ist, können Sie die Funktion "Info wenn erreichbar" aktivieren. So wissen Sie direkt, wann Ihr Kollege Zeit für Sie hat.  

Ob man eine Datei sucht, der Rechner nicht so recht will oder man die Handhabung eines Programms nicht versteht – oft genügt eine kurze Frage in die Runde, um kleine Probleme im Büroalltag zu lösen. Wenn die Kollegen allerdings quer durch die Republik verteilt sitzen, wird es schwieriger. Um die Teamarbeit zu stärken und gegenseitige Hilfe zu ermöglichen, gibt es aber auch für die virtuelle Zusammenarbeit nützliche Tools. Eine große Bedeutung hat der Business-Chat, den jedes Team bereits am Morgen aufmachen sollte, um Allgemeines zu diskutieren oder sich nur einen Guten Morgen zu wünschen. Features wie die Bildschirmübertragung ersetzen den Blick über die Schulter, um dem Kollegen schnell zu helfen. Mit Meeting-Funktionen kann das Team konferieren und sich wie üblich zu einer Präsentation austauschen.

Microsoft Teams wurde im Rahmen der Corona-Pandemie von vielen Unternehmen eingeführt, um den Mitarbeitern Video-Telefonie zu ermöglichen. Das Problem: Während Teams für den internen Austausch und Video-Sessions genutzt wird, bleibt die Telefonie ins öffentliche Telefonnetz aus Kostengründen in aller Regel außen vor. Und so kommt es immer wieder vor, dass das Telefon während eines wichtigen Video-Meetings zu klingeln beginnt.

XPhone schafft hier Abhilfe: Dank eines bidirektionalen Telefonie- und Präsenzabgleichs mit Microsoft Teams erkennen beide Clients, wenn im jeweils anderen telefoniert wird. Eingehende Telefonate werden während eines Teams-Meetings automatisch auf die Voicemail oder einen Kollegen umgeleitet. Umgekehrt gehen keine Teams-Anrufe ein, während ein Mitarbeiter via XPhone telefoniert.