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Mit XPhone ins Homeoffice 4.0

Kommunikationslösung für mobile Arbeitsplätze

Die Homeoffice-Pflicht ruft! Mit der vierten Corona-Welle spült es erneut zahlreiche Arbeitnehmer an den Heimarbeitsplatz.
Viele gerade mittelständische Unternehmen tun sich nach wie vor schwer damit, das Arbeiten von zuhause zu ermöglichen.
Die passende Kommunikations-Technik macht Telearbeit jedoch leichter umsetzbar als gedacht – selbst für die Hotline.

 
 
Den Arbeitsplatz einrichten im Homeoffice mit der Software XPhone Connect
 
 

An nur einem Wochenende haben wir mit XPhone Connect für 600 Mitarbeiter Softphones eingerichtet.
Der Vorteil ist klar: Jeder Mitarbeiter ist unabhängig von seinem Arbeitsort immer unter seiner Durchwahl erreichbar.

Peter Frimmel ǀ Landratsamt Traunstein

 
 

Crashkurs: Arbeitsplatz einrichten fürs Homeoffice

Was sind die Voraussetzungen für Teamwork und eine funktionierende Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern, wenn das Büro zur Sperrzone wird?

Lassen sich Kunden-Hotline und Helpdesk auch so organisieren, dass die Mitarbeiter statt im Call-Center zuhause sitzen?

Wenn das Homeoffice zur Pflicht wird, rückt die Frage nach ortsunabhängiger Kommunikation und Zusammenarbeit in den Fokus. Aktuell ist entscheidend, dass Sie das Homeoffice für Ihre Mitarbeiter schnell einrichten können. Mit XPhone Connect können Sie auf Ihre bestehende Infrastruktur aufsetzen, da es mit zahlreichen Telefonanlagen kompatibel ist – auch im Mischbetrieb.

Einen Crashkurs zum Thema „Arbeitsplatz einrichten fürs Homeoffice“ bekommen Sie in unserem Webcast. Darin klären wir:

  • Welche Infrastruktur benötigen Mitarbeiter für mobiles Arbeiten?
  • Wie richtet man seinen Arbeitsplatz im Homeoffice ein?
  • Welche Funktionen ermöglichen eine reibungslose Teamarbeit?

Im Webcast erfahren Sie, wie Sie Arbeitsplätze fit machen fürs Homeoffice. Ein Hinweis: Der Webcast wurde vor unserem letzten Release aufgezeichnet. Das Hotline-Management "TeamDesk", das hier angekündigt wird, steht inwzischen in vollem Funktionsumfang für Sie bereit.

 
 
 


Sie suchen eine intuitive und effektive Kommunikations-Lösung für das Arbeiten im Homeoffice? 
Wir stehen gerne für einen unverbindlichen Beratungstermin zur Verfügung.

Mit XPhone im Homeoffice arbeiten
 
 
 
 
 
 

Checkliste für die Kommunikation im Homeoffice

Erneut sind Unternehmen gefordert, mobile Arbeitsplätze zu schaffen und stehen damit vor großen Herausforderungen. Dazu zählen Datenschutz- und Serverthemen ebenso wie die technische Ausstattung der Beschäftigten. Unified Communications-Lösungen spielen eine tragende Rolle, um Mitarbeiter arbeitsfähig zu machen und das Teamgefüge – wenn auch virtuell – zu erhalten. Die UC-Lösung XPhone Connect von C4B vereint Computer-Telefonie, Softphone, Business-Chat, Meetings, Bildschirmübertragung, Präsenzmanagement und Hotline-Betrieb. Vielen Behörden und Betrieben ist es dank XPhone gelungen, ihre Mitarbeiter gleich zu Beginn der Corona-Krise innerhalb weniger Tage ins sichere Homeoffice zu schicken. Damit auch Ihr Umzug an den Telearbeitsplatz gelingt, geben wir Ihnen eine Checkliste fürs Homeoffice an die Hand.

 
 

Welchen Internetanschluss brauche ich?

Je nach Aufgabengebiet der Mitarbeiter empfiehlt sich eine Downloadrate von 50 Mbit/s sowie eine Uploadrate von 10 Mbit/s. Damit wird gewährleistet, dass sowohl Internet-Telefonie als auch Voice-Mails und Bildschirmübertragung reibungslos funktionieren. Gerade für letztere darf die Uploadrate nicht zu gering sein, 1 Mbit/s reicht dafür nicht mehr aus.

Wie kann ich auch zu Hause datenschutzkonform auf alle Geschäftskontakte zugreifen?

Kontaktdaten sind das Herzstück jeglicher Kommunikation. Ein unkomplizierter Zugriff spart jeden Tag Zeit und Nerven. XPhone bietet einen Directory-Dienst, der die Kontakte aus verschiedenen Datenquellen wie z.B. Outlook, ERP- und CRM-System bündelt und via Freitextsuche bereitstellt.

Im Gegensatz zu gängigen Cloud-Produkten liegen die Daten dabei ausschließlich auf Ihrem eigenen Server ab. So können die Mitarbeiter von überall – auch z.B. via App – auf die Kontakte zugreifen, während diese sicher vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.

Wie telefoniere ich im Homeoffice?

PC, Headset und Internet reichen aus, damit Sie im Homeoffice sämtliche Telefonate abwickeln können – und das in HD-Audio. Mit der Telefonie-Software XPhone Connect steht Ihnen Softphone und damit sämtliche Telefonie-Funktionen ohne Hardware-Telefon zur Verfügung.

Egal wo Sie sich befinden, ob im Büro, Homeoffice oder Hotel: Sie sind immer unter Ihrer Büro-Durchwahl erreichbar. Und auch Ihrem Gesprächspartner wird ausschließlich Ihre Büro-Nummer angezeigt. Sollten sich Ihre Mitarbeiter in Zukunft einen Arbeitsplatz teilen, weil sie beispielsweise abwechselnd ins Büro kommen, sind sie mit dem Softphone immer unter ihrer festen Durchwahl erreichbar – ganz unabhängig vom Schreibtisch.

Das XPhone Connect Softphone kann mit nahezu allen Endgeräten eingesetzt werden. Einen Überblick über unsere unterstützten Headsets finden Sie hier: Unterstützte Headsets

Brauche ich für mobiles Arbeiten ein Headset?

Lieferengpässe bei Headsets waren in der Corona-Krise keine Seltenheit. Mit XPhone Connect sind Sie auch ohne Headset arbeitsfähig. Denn mit AnyDevice nutzen Sie Ihr privates Festnetz- oder Mobiltelefon, also Ihr bevorzugtes Endgerät. Das funktioniert, ohne dass Sie Ihre private Nummer senden müssen oder Ihnen Kosten entstehen.

Denn Ihrem Gesprächspartner wird immer Ihre Büro-Nummer angezeigt (One-Number-Funktion). Die Telefonkosten werden automatisch über die Firma abgerechnet.

So lässt sich das Homeoffice mit AnyDevice schnell und günstig einrichten – ganz ohne zusätzliche Investitionen in teure Infrastruktur.

Wie funktioniert der Hotline-Betrieb?

Dass einzelne Mitarbeiter von zuhause aus telefonieren und ihren Arbeitstag bewerkstelligen, gehört fast schon zur Pflicht. Kür ist allerdings, wenn es möglich wird, komplexe Hotlines und Sammelanschlüsse dezentral zu steuern. Das geht mit dem XPhone-Tool TeamDesk. Mit diesem XPhone-Feature können Sie Teams Standort-übergreifend und PBX-unabhängig zusammenstellen: Richten Sie beliebig viele Hotlines ein und definieren Sie je Hotline Verteilstrategien, Geschäftszeiten, Schwellwerte & Nachbearbeitungszeiten.

Mitarbeiter, die eine Hotline betreuen, können ebenso wie alle anderen XPhone-User Softphone oder AnyDevice nutzen und können damit komplett ortsungebunden arbeiten. Der Stadt Deggendorf ist es dank TeamDesk gelungen, alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, obwohl 90% der Anrufe, die die Behörde täglich erreichen, auf Sammelanschlüssen eingehen. Lesen Sie hier die komplette Case Study: "Mit XPhone gegen Corona"

Wie sehe ich, ob die Kollegen am Platz sind?

Gerade im Homeoffice ist es wichtig, An- und Abwesenheiten zu kommunizieren. Dazu dient das Präsenzmanagement von XPhone Connect. Ob Sie einen Kunden weiterverbinden möchten oder eine kurze Rückmeldung benötigen: Mit dem übersichtlichen Präsenzmanagement sehen Sie auf einen Blick, welche Kollegen erreichbar sind, wer sich im Termin befindet, wer telefoniert oder eine Anrufumleitung aktiviert hat. Der automatische Kalender-Abgleich hält den Status aktuell. Diesen können Sie auch manuell anpassen – auch unterwegs via Mobile App.

In einem eigenen Team-Panel können Sie sich die Kollegen, mit denen Sie besonders intensiv zusammenarbeiten, flexibel zusammenstellen. So reicht ein kurzer Blick, um zu wissen, ob sich ein Anruf lohnt oder ob Chat oder E-Mail der bessere Weg sind. Falls Sie eine Rückmeldung von einem Kollegen benötigen, der gerade nicht am Platz ist, können Sie die Funktion "Info wenn erreichbar" aktivieren. So wissen Sie direkt, wann Ihr Kollege Zeit für Sie hat.  

Wie fördert man Teamwork im Homeoffice?

Ob man eine Datei sucht, der Rechner nicht so recht will oder man die Handhabung eines Programms nicht versteht – oft genügt eine kurze Frage in die Runde, um kleine Probleme im Büroalltag zu lösen. Wenn die Kollegen allerdings quer durch die Republik verteilt sitzen, wird es schwieriger. Um die Teamarbeit zu stärken und gegenseitige Hilfe zu ermöglichen, gibt es aber auch für die virtuelle Zusammenarbeit nützliche Tools. Eine große Bedeutung hat der Business-Chat, den jedes Team bereits am Morgen aufmachen sollte, um Allgemeines zu diskutieren oder sich nur einen Guten Morgen zu wünschen. Features wie die Bildschirmübertragung ersetzen den Blick über die Schulter, um dem Kollegen schnell zu helfen. Mit Meeting-Funktionen kann das Team konferieren und sich wie üblich zu einer Präsentation austauschen.

Wir nutzen Microsoft Teams für Video-Meetings. Lässt sich dies sinnvoll mit XPhone kombinieren?

Microsoft Teams wurde im Rahmen der Corona-Pandemie von vielen Unternehmen eingeführt, um den Mitarbeitern Video-Telefonie zu ermöglichen. Das Problem: Während Teams für den internen Austausch und Video-Sessions genutzt wird, bleibt die Telefonie ins öffentliche Telefonnetz aus Kostengründen in aller Regel außen vor. Und so kommt es immer wieder vor, dass das Telefon während eines wichtigen Video-Meetings zu klingeln beginnt.

XPhone schafft hier Abhilfe: Dank eines bidirektionalen Telefonie- und Präsenzabgleichs mit Microsoft Teams erkennen beide Clients, wenn im jeweils anderen telefoniert wird. Eingehende Telefonate werden während eines Teams-Meetings automatisch auf die Voicemail oder einen Kollegen umgeleitet. Umgekehrt gehen keine Teams-Anrufe ein, während ein Mitarbeiter via XPhone telefoniert.

 
 

XPhone Connect kennenlernen

Alle Features & Funktionen im Überblick finden Sie
in unserer XPhone Connect-Broschüre.

Kostenlose Live-Demo

In unserem Live-Webcast präsentieren wir
einen 360°-Überblick über XPhone Connect.

 
 
 
Absolut zuverlässig

Das Landratsamt Traunstein nutzt TeamDesk für die Terminreservierungen
des Impfzentrums. „Die Hotline läuft absolut stabil und zuverlässig.
Dank Analytics wissen wir genau, wann die Anruflast besonders hoch ist.“

PETER FRIMMEL | LANDRATSAMT TRAUNSTEIN

Mit XPhone gegen Corona

„Die Pandemie bedeutete für uns deutlich mehr
Arbeit. Ohne die Möglichkeit, die Sammelanschlüsse
von daheim zu betreuen, hätte das nicht funktioniert.“

THOMAS SEIDL | STADT DEGGENDORF

 
 
Absolut zuverlässig

Das Landratsamt Traunstein nutzt TeamDesk für die Terminreservierungen
des Impfzentrums. „Die Hotline läuft absolut stabil und zuverlässig.
Dank Analytics wissen wir genau, wann die Anruflast besonders hoch ist.“

PETER FRIMMEL | LANDRATSAMT TRAUNSTEIN

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Mit XPhone gegen Corona

„Die Pandemie bedeutete für uns deutlich mehr
Arbeit. Ohne die Möglichkeit, die Sammelanschlüsse
von daheim zu betreuen, hätte das nicht funktioniert.“

THOMAS SEIDL | STADT DEGGENDORF

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Unsere Tools für Ihr Homeoffice

Telefonie
 
 

Computer Telefonie

 
 

XPhone Connect macht Telefonieren einfacher denn je: Egal, ob Sie Telefonate starten, annehmen, weiterleiten oder makeln möchten – ein Klick genügt.

Mehr zu CTI

Softphone
 
 

Softphone

 
 

Mit dem Softphone brauchen Sie nur noch PC, Headset & Internet, um überall sämtliche UC-Funktionen zu nutzen – ganz ohne Hardware-Telefon.

Mehr zum Softphone

AnyDevice
 
 

Any Device

 
 

Ob im Homeoffice oder im Hotel: Dank AnyDevice können Sie sämtliche CTI-Funktionen mit jedem beliebigen Festnetz- oder Mobiltelefon nutzen.

Mehr zu AnyDevice

Mobile App
 
 

Mobile App

 
 

Mit der nativen Mobile App für iOS & Android kommunizieren Sie mobil genauso komfortabel wie im Büro – und haben immer alle Kontaktdaten zur Hand.

Mehr zur Mobile App

 
 
 
 
 
Konferenzen
 
 

Konferenz

 
 

Planen Sie Konferenzen mit einem Klick in Ihrem Outlook- oder Notes-Kalender. Die Steuerung der Konferenz erfolgt direkt über den XPhone Connect Client.

Mehr zu Konferenzen

Screen-Sharing
 
 

Bildschirmübertragung

 
 

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Dank Screen-Sharing stimmen Sie sich einfacher denn je mit Kollegen ab – bei Bedarf inklusive Telefonkonferenz oder Chat.

Mehr zu Screen-Sharing

Web-Meeting
 
 

Web Meeting

 
 

Via Web-Meeting können Sie auch mit externen Kontakten Ihren Bildschirm teilen. Ihre Gäste öffnen das Meeting einfach im Browser – ganz ohne Plugin.

Mehr zum Web-Meeting

Chat
 
 

Business Chat

 
 

Stimmen Sie sich im Gruppen-Chat auch im Team schnell & einfach ab – und setzen Sie Ihren Chat auch unterwegs via Mobile App nahtlos fort.

Mehr zum Business Chat

 
 
 
Contacts
 
 

KontaktAbgleich

 
 

Ob ERP, CRM, Outlook oder Telefonbuch: Mit XPhone stehen Ihnen alle Kontaktdaten via Freitextsuche zur Verfügung – natürlich auch mobil. 

Mehr zur Kontaktdaten-Integration

TeamDesk
 
 

Hotline Management

 
 

Mit TeamDesk stellen Sie sicher, dass eingehende Anrufe optimal auf ein Team verteilt werden. Ihr Gewinn: maximale Effizienz & optimaler Service.

Mehr zu TeamDesk

Präsenzmanagement
 
 

Präsenzmanagement

 
 

Ob im Client, in Outlook & Notes oder in der Mobile App: Dank des automatischen Kalender-Abgleichs sehen Sie immer, welcher Kollege erreichbar ist.

Mehr zum Präsenzmanagement

Team-Panel
 
 

Team Panel

 
 

Maximaler Überblick: Mit dem Team-Panel haben Sie die Präsenz & Erreichbarkeit aller Kollegen im Blick – und verbinden Anrufer noch schneller & gezielter weiter.

Mehr zum Team-Panel

 
 
 

Die XPhone Tools im Tutorial

Lernen Sie die XPhone Features in kurzen Video-Tutorials kennen. So verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über die UC-Lösung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie XPhone in Ihrem Betrieb einsetzen und Ihre Mitarbeiter auf einfachem Wege fürs Homeoffice ausstatten können.

Softphone

Dauer: 1:48 Min.

  • Softphone aktivieren
  • Endgerät wechseln (z.B. auf einen Lautsprecher oder das Smartphone)
  • Gespräche mit einem Klick annehmen, weiterleiten oder abweisen
  • Softphone anpassen (z.B. Laustärke)
  • Funktion "Testanruf" nutzen
  • zusätzlichen Klingelton aktivieren

Mehr zu Softphone

AnyDevice

Dauer: 2:07 Min.

  • Neue Geräte als AnyDevice hinzufügen
  • Wunschgerät auswählen
  • Follow-Me aktivieren
  • Rufaufbau über die Firma (Callback)
  • CTI-Funktionen
  • Journal

Mehr zu AnyDevice

Hotline

Dauer: 3:52 Min.

  • TeamDesk-Status manuell setzen
  • TeamDesk-Status mit Präsenz koppeln
  • Hotline-Informationen auf einen Blick
  • Erweiterte Informationen in der Detailansicht
  • Zuweisen von Mitgliedern
  • Hotline-Informationen im Anrufer-Toast

Mehr zu TeamDesk

Präsenzmanagement

Dauer: 4:44 Min.

  • Präsenzstatus manuell ändern
  • Beziehungen anpassen
  • Präsenz-Profile einrichten
  • Automatischer Kalenderabgleich
  • Team-Panel: Anrufmanagement
  • Team-Panel platzieren & pinnen
  • Team-Panel: Neue Gruppen einrichten & Kontakte hinzufügen

Mehr zu Präsenzmanagement

Meetings

Dauer: 4:35 Min.

  • Neue Meetings in Outlook anlegen
  • Sprache für Einladungstext & Ansagen anpassen
  • Kollegen zu Moderatoren ernennen
  • Web-Meeting: Anmeldung, Chat & Vollbildmodus
  • Konferenz erweitern & steuern: Teilnehmer stumm schalten, Konferenzraum sperren
  • Ad-hoc-Meetings starten

Mehr zu Meetings

 
 
 

Best Practice: So gelingt mobiles Arbeiten


Bürgernähe im Homeoffice im Landratsamt Traunstein

Mit großem Bedacht hatte man im Landratsamt Traunstein eine neue Kommunikations-Lösung ausgewählt. Für die Zukunft wollte man gerüstet sein und die Basis für moderne Arbeitsplatz-Konzepte schaffen. Dann kam Corona: Und die Investition in die Zukunft entpuppt sich als wertvolles Rüstzeug für die Pandemie.

Als sich der Lockdown abzeichnet, war die erste Frage an die IT: „Können wir die Kollegen ins Homeoffice schicken?“ Eine Frage, die Peter Frimmel und seine Kollegen aus der IT-Abteilung schnell beantworten konnten: „Ja, wir bekommen das hin.“

Das drängendste Thema war die Sicherstellung der Kommunikation: „Als Landratsamt ist unsere Telefonlast zu jeder Zeit überdurchschnittlich hoch“, berichtet Frimmel. „Aber in Krisenzeiten ist die Verwaltung ganz besonders gefordert, ein offenes Ohr für die Bürger zu haben.“ An nur einem Wochenende stellte die IT Abteilung die gesamte Kommunikation der Verwaltung auf Softphone um.

Zum vollständigen Anwenderbericht

 
 
Bürgernähe trotz Homeoffice mit XPhone in Traunstein
„Unsere Telefonlast ist zu jeder Zeit überdurchschnittlich hoch. Aber in Krisenzeiten ist die Verwaltung ganz besonders gefordert, ein offenes Ohr für die Bürger zu haben.“

Peter Frimmel
Landratsamt Traunstein

 
 
 


Tirolia: Ein Logistik-Spezialist zieht ins Homeoffice

Als Dienstleister für europaweite LKW-Transporte steht die Tirolia Spedition für Schnelligkeit und Zuverlässigkeit. Um den Service zu liefern, den ihre Kunden erwarten, setzt die Spedition auf eine moderne Kommunikations-Lösung und eine hochflexible IT-Infrastruktur.

Dank dieser Infrastruktur und dank des XPhone Connect Softphones konnte Tirolia alle Mitarbeiter direkt zu Beginn der Corona-Krise in Rekordzeit ins Homeoffice schicken. Tirolia-Geschäftsführer Michael Lukasser berichtet, wie sich die Unternehmenszentrale in wenigen Stunden leerte – und wie heute die gesamte Logistik im Homeoffice gestemmt wird.

 
 
 


Hotline-Betrieb mit XPhone in der Stadt Deggendorf

Die Stadt Deggendorf hat sich mit XPhone Connect gegen die Corona-Krise gestemmt: Die Kommunikations-Lösung ermöglichte nicht nur die zentrale Organisation & Koordination eines einheitlichen Click-and-Collect-Konzepts für den städtischen Einzelhandel, sondern brachte auch einen Großteil der Mitarbeiter ins Homeoffice.

Zwar hatte die Stadt seit der ersten Corona-Welle fast die gesamte Behörde mit Softphone & Headsets ausgerüstet, dennoch konnten nie mehr als 30 Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Denn: Rund 90 % der Anrufe gehen über Sammelanschlüsse ein, die die Mitarbeiter bis dato an ihren Büro-Arbeitsplatz banden.

Die Lösung hierfür bietet das Hotline-Management TeamDesk: Mitarbeiter können sich unabhängig von ihrem Standort in Hotlines einloggen und Anrufe entgegennehmen. Die IT-Abteilung konnte dadurch die komplette Verwaltung sowie alle anderen Bereiche ohne Publikumsverkehr Homeoffice-tauglich machen.

Zum vollständigen Anwenderbericht

 
 
Hotline-Management mit XPhone in Deggendorf
„Das Beste ist, dass die Bürger nicht merken, ob ihr Ansprechpartner im Büro ist oder im Homeoffice.“

Thomas Seidl
Stadt Deggendorf

 
 
 

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Gerne unterbreiten wir Ihnen ein persönliches
Angebot für eine UC-Lösung mit XPhone Connect. 

 
 

C4B @Home

 
 
C4B Mitarbeiter im Homeoffice
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