Ein Team geht auf Distanz

Wie ein Präsenzmanagement über Wohl & Wehe im Homeoffice entscheidet

Im Prinzip liegt es auf der Hand. Der einzig relevante Unterschied zwischen Office, Homeoffice, Workation und Co. ist die Präsenz.
Hält man sich diese „Binsenweisheit“ vor Augen, wird klar, warum viele Herausforderungen rund um Hybrid Work
von einem altbekannten, verblüffend schlagkräftigen Feature gelöst werden können: dem Präsenzmanagement.

Hybrid arbeiten. Im Büro, zu Hause, oder irgendwo im Nirgendwo.

„Ein Präsenzmanagement, das diesen Namen auch verdient, sollte ein Team-Player sein.“

Marketing-Team ǀ C4B

Teamwork – so heißt es – leide darunter, wenn das Team sich kein Büro mehr teilt. Die spontanen Abstimmungen, der direkte Austausch, der schnelle gemeinsame Blick auf den Monitor: All das sei kaum möglich, wenn das Gros des Teams seinen Laptop lieber im heimischen Wohnzimmer aufschlage statt im Büro.

Aber stimmt das überhaupt? Um die Gretchenfrage zu beantworten, ob Teamwork tatsächlich Präsenz benötigt, starten wir einen Selbstversuch. Wir, das ist in diesem Fall das Marketing-Team von C4B. Zwei Kollegen arbeiten zu 100 % remote, das restliche Team ist an ein bis vier Tagen im Büro. Und so gerne man im Marketing ja besonders kreativ oder individuell sein mag, kann man sagen, dass wir damit guter bundesdeutscher Durchschnitt sind. Die perfekte Referenzgruppe also.

Mit Kaffee & Chat in den Tag starten

Alpay (links) mit seinem Chef auf Gran Canaria

Um unseren Tag zu starten, sind zwei Dinge essenziell: der obligatorische Kaffee und unser Team-Chat. Letzteren nutzen wir für kurze Rücksprachen („Kannst du das bitte Korrektur lesen?“), schnelle Abstimmungen („Passt das Druckmuster für euch?“), erschrockene Zwischenrufe („Ist die Webseite bei euch auch down??“) und – last, aber ganz sicher nicht least – den netten Plausch zwischendurch.

Aber natürlich reicht ein Chat schwerlich aus, um komplexere Themen zu besprechen. Wenn ich also mit meiner Kollegin Judith das neue Design einer Landingpage besprechen möchte, fällt mein erster Blick automatisch auf ihren Präsenzstatus. Denn warum einen Anruf starten, von dem ich weiß, dass er auf der Voicemail landen wird? Durch die Anbindung an den Outlook-Kalender sind alle Termine immer gepflegt. Judith braucht also buchstäblich keinen Finger krumm zu machen, um mich wissen zu lassen, wann ich sie erreichen kann.

Die Präsenzanzeige steht auf Rot, Judith ist also im Meeting. Dass das dauern kann, weiß ich nicht nur, weil ich Judith nicht erst seit gestern kenne, sondern auch, weil wir uns gegenseitig maximale Zugriffsrechte eingeräumt haben. So sehe ich nicht nur, dass sie in einem Termin steckt, sondern auch, um was für einen Termin es sich handelt und wie lange er angesetzt ist.

Lieblings-Feature „Info wenn erreichbar“

Ich persönlich bin eher so der ungeduldige Typ. Das Meeting dauert noch 45 Minuten und ich will mein Feedback sofort. Ich versuche mein Glück bei meiner Kollegin Eileen. Die telefoniert allerdings just in diesem Augenblick (unsere Präsenzanzeigen belegen deutlich, dass Marketing-Menschen nicht nur gerüchtehalber sehr kommunikativ sind). Aber das wird ja unter Umständen schneller gehen. Also nutze ich die Funktion „Info wenn erreichbar“.

Et voilà: Keine 5 Minuten später zeigt mir ein Pop-up an, dass Eileen den Hörer auf- bzw. das Headset abgelegt hat. Über das Pop-up könnte ich direkt meinen Anruf starten. Tatsächlich gebe ich Eileen (trotz meiner Ungeduld) lieber zwei Minuten Zeit. Denn die Erfahrung mit einem unserer liebsten Präsenz-Features hat uns gelehrt, dass es niemand mag, wenn das Telefon in derselben Sekunde klingelt, in der man aufgelegt hat.

Präsenzmanagement
Mit dem übersichtlichen Präsenz-Management von XPhone Connect ist auf einen Blick ersichtlich, welche Kollegen erreichbar sind, wer sich im Termin befindet, telefoniert oder die Anrufumleitung aktiviert hat.
Alle Facts zum Präsenzmanagement

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Präsenzabgleich mit Microsoft Teams

Was aber wäre gewesen, wenn Eileen gar nicht telefoniert, sondern via Microsoft Teams ein Video-Telefonat geführt hätte? Da hätte ich sie nur höchst ungern mit meinem Anruf gestört. Muss ich auch nicht. Denn ein Präsenzmanagement, das diesen Namen auch verdient, sollte (ebenso wie wir) ein Team-Player sein. Der XPhone-Präsenzstatus gleicht sich deshalb mit der Präsenzanzeige von Microsoft Teams ab. So ist der Status in beiden Systemen immer automatisch gepflegt.

Apropos automatisch: Wir empfehlen, alle Automatismen hemmungslos auszunutzen! Heißt in unserem Fall: Der Präsenzstatus steuert gleichzeitig die Erreichbarkeit. Wenn ich im Meeting bin, werden externe Anrufe auf unsere Hotline umgeleitet und interne Anrufe auf die Voicemail. Wobei man sagen muss: Ich für meinen Teil kann mich an keine einzige Voicemail eines Kollegen erinnern. Denn meine Kollegen rufen mich ja ohnehin nur an, wenn ich „grün“ bin.

Zurück zu den Automatismen. Die sind vor allem deswegen so praktisch, weil sie furchtbar oft Recht haben. Ich kann ja nur für mich sprechen, aber mein Kalender weiß tatsächlich in 9 von 10 Fällen besser als ich, was ich gerade zu tun habe. In dem einen Fall, in dem ein Termin spontan abgesagt wird oder ich auf dem Weg ins Büro im Stau stecken sollte (in München Grund Nummer eins, um im Homeoffice zu bleiben), kann ich meinen Präsenzstatus manuell ändern: direkt im Client oder unterwegs via App.

Komplett-Überblick via Team-Panel

Wenn der Präsenzstatus so wichtig ist, sollte man ihn natürlich nie lange suchen müssen. Hierfür nutzen wir unser Team-Panel. Versteckt hinter einer kleinen Lasche klappe ich es fix aus, wenn ich einen Kunden an den Vertrieb weiterleiten möchte und einen schnellen Überblick über das ganze Team brauche. Im Team-Panel finde ich nicht nur meine Favoriten, mit denen ich quasi täglich chatte/maile/telefoniere, sondern zusätzlich externe Kontakte wie unsere PR-Agentur. Hier muss ich – Federation sei Dank – ebenfalls nie ins Leere telefonieren. Denn auch die Präsenzinformationen externer Kontakte lassen sich anzeigen, wenn diese z. B. auch XPhone Connect oder Microsoft Teams nutzen.

So gut Remote Work auch funktionieren mag, muss ich mich am Ende doch outen: Eigentlich gehöre ich zu den Leuten, die lieber im Büro als im Homeoffice arbeiten. Nicht zuletzt, weil ich ein sehr großer Fan von gemeinsamen Kaffeepausen bin. Um zu erfahren, wann meine Kollegen das nächste Mal im Büro sind, will ich nicht jedes Mal eine Rundmail schreiben. Stattdessen schaue ich in unsere Team-Info, die das Präsenzmanagement ergänzt. Hier stehen so hilfreiche Sachen wie „Mittwoch im Büro“, „Heute ab 14 Uhr off“ oder „Workation in Thailand“. Alle Infos zufrieden im Blick, plane ich am Ende meines Arbeitstages für Mittwoch einen Bürotag ein und freu mich auf den Kaffeeplausch.

Kommen wir am Ende des Arbeitstages zurück zur Frage: Braucht Teamwork Präsenz? Unsere klare Antwort lautet: ja! Aber eine virtuelle Präsenz funktioniert – ein gutes Präsenzmanagement vorausgesetzt – genauso gut wie die „echte“ Anwesenheit.